|
Процесс управления относится к
созданию и функционированию формальной организации, т. е. организации,
созданной на основании действующего законодательства. Внутри всякой
формальной организации существуют группы и неформальные организации, которые
образовались без вмешательства руководства. Причем существует их сложное
переплетение. Неформальные объединения людей часто оказывают сильное влияние
на качество деятельности и организационную эффективность. Менеджер должен
знать неформальные организации и взаимодействовать с ними.
Необходимым условием эффективности управления в
современных условиях является умение работать в малых группах, созданных
самими руководителями, таких, как производственные группы, бригады, различные
комитеты и комиссии, и умение строить взаимоотношения со своими
непосредственными подчиненными.
Марвином Шоу предложено такое определение: «Группа - это
два лица или более, которые взаимодействуют друг с другом таким образом, что
каждое лицо оказывает влияние на других и одновременно находится под влиянием
других лиц».
Группы, созданные по воле руководства для организации
производственного процесса, называются формальными группами. Какой бы
численности они не были - это формальные организации. Их первейшей функцией
по отношению к организации в целом является выполнение конкретных задач и
достижение конкретных целей.
В организации существует три основных типа формальных
групп: группы руководителей, производственные группы и комитеты.
Как только формальная организация создана, она становится
также и социальной средой, где люди взаимодействуют отнюдь не по предписаниям
руководителей. Из социальных взаимоотношений рождается множество
дружественных групп, неформальных групп, которые вместе представляют
неформальную организацию.
Неформальной организацией называют спонтанно
образовавшуюся группу людей, вступивших в регулярные взаимоотношения для
достижения определенной цели. Эти цели являются причиной существования такой
неформальной организации.
Большинство неформальных организаций свободно объединены в
своего рода сеть неформальных организаций.
В неформальных организациях имеется иерархия, лидеры и
задачи, неписаные правила, называемые нормами. Нормы служат для членов
организации эталонами поведения. Нормы подкрепляются системой поощрений и
санкций. Неформальная организация является спонтанной реакцией на
неудовлетворенные индивидуальные потребности.
Основной причиной вступления в неформальную группу
является удовлетворение потребности в чувстве принадлежности - одной из самых
сильных эмоциональных потребностей человека. Большинство формальных
организаций сознательно лишают людей возможностей социальных контактов.
Поэтому работники часто вынуждены обращаться к неформальным организациям,
чтобы эти контакты обрести.
Другими причинами вступления в неформальные организации
являются помощь, защита, общение, тесное общение и симпатия.
В идеальном варианте подчиненные должны иметь возможность
без стеснения обращаться к своему руководителю за помощью, советом или для
обсуждения своих проблем. Если этого не происходит, то руководителю следует
внимательно разобраться в своих взаимоотношениях с подчиненными. Многие работники
считают, что их руководитель в формальной организации плохо о них подумает,
если они будут спрашивать о порученной им работе, или боятся критики.
В перечисленных и других случаях работники предпочитают
прибегать к помощи своих коллег. Помощь полезна тому, кто получил ее, и тому,
кто ее оказал. В результате оказания помощи дающий ее приобретает престиж и
самоуважение, а получающий - необходимое руководство к действию. Потребность
в помощи приводит к возникновению неформальной организации.
Осознанная потребность в защите продолжает оставаться
важной причиной вступления работников в те или иные группы, например для
объединения усилий в целях опротестования вредных условий труда. Защитная
функция приобретает более важное значение, когда начальству не доверяют.
Одной из важных причин принадлежности к неформальной
организации является общение, обеспечивающее доступ к неформальному каналу
поступления информации - слухам. Это может удовлетворить потребности
отдельной личности в психологической защите и принадлежности, обеспечить ей
более быстрый доступ к нужной для работы информации.
Работники часто присоединяются к неформальным группам
просто для того, чтобы быть ближе к тем, кому они симпатизируют.
Характеристики неформальных организаций:
- социальный контроль - чтобы быть принятой группой,
работник должен соблюдать нормы приемлемого и неприемлемого поведения;
- сопротивление переменам - перемены могут нести в себе
угрозу дальнейшему существованию неформальной организации;
- неформальные лидеры - они приобретают свое положение,
добиваясь власти и применяя ее по отношению к членам группы, аналогично тому,
как это делает лидер формальной организации.
Неформальной организацией всегда необходимо эффективно
управлять. Одна из самых больших трудностей, мешающая эффективному управлению
группами, - это изначально невысокое мнение о них руководителей формальных
организаций.
Группа сможет эффективно идти к достижению своих целей в
зависимости от влияния следующих факторов:
- размера - 3-9 человек;
- состава - степени сходства личностей и точек зрения,
подходов, которые они проявляют при решении проблем;
- групповых норм;
- сплоченности - меры тяготения членов группы друг к другу
и к группе;
- конфликтности;
- статуса и функциональной роли ее членов.
Рассмотрев вопросы, связанные с групповой динамикой,
остановимся на разрешении конфликтов и противоречий в коллективе.
Конфликт определяется как отсутствие согласия между двумя
(или более) сторонами, которые могут быть конкретными лицами или группами.
Каждая сторона делает все, чтобы была принята ее точка зрения или цель, и
мешает другой стороне делать то же.
Противоречие - высказывание или поступок, направленные
против кого-нибудь или чего-нибудь. Противоречие может стать начальным этапом
конфликта. Поэтому в дальнейшем категории «конфликт» и «противоречие»
обозначим одним термином «конфликт».
Современный менеджмент признает, что даже в организациях с
эффективным управлением некоторые конфликты не только возможны, но даже
желательны. В различных ситуациях конфликт помогает выявить разнообразные
точки зрения, дает дополнительную информацию, помогает установить большее
число альтернатив или проблем. Процесс принятия решений группой становится
более эффективным. Работники имеют возможность выразить свои мысли, удовлетворив
личные потребности в уважении и власти. Различные точки зрения могут привести
к более эффективному выполнению планов, стратегий и проектов, поскольку
обсуждение проходит до их фактического исполнения.
Таким образом, конфликт может быть функциональным и вести
к повышению эффективности деятельности организации или дисфункциональным,
приводя к снижению личной удовлетворенности, группового сотрудничества и
эффективности организации.
Роль конфликта в основном зависит от того, насколько
эффективно им управляют. Управление конфликтом предполагает необходимость
выявления причин возникновения конфликтной ситуации.
Существуют четыре основных типа конфликта: внутриличностный,
межличностный, между личностью и группой и межгрупповой.
Основными причинами конфликта признаются: ограниченность
ресурсов, которые можно делить; взаимозависимость заданий; различия в целях,
представлениях и ценностях, манере поведения, уровне образования; плохие
коммуникации.
Существует несколько эффективных способов управления
конфликтами. Их делят на две категории: структурные и межличностные.
Структурные методы разрешения конфликта включают:
разъяснение требований к работе, использование координационных и
интеграционных механизмов, установление общеорганизационных комплексных
целей, использование системы вознаграждений.
Одним из лучших методов управления, предотвращающих
дисфункциональный конфликт, признается разъяснение того, какие результаты
ожидаются от каждого сотрудника и подразделения.
Еще один метод разрешения конфликтной ситуации -
применение координационного механизма. Один из самых распространенных
механизмов - цепь команд. Если два или более подчиненных имеют разногласия по
вопросу, конфликта можно избежать, обратившись к их общему начальнику.
В управлении конфликтами очень полезны средства
интеграции, такие, как управленческая иерархия, использование служб,
осуществляющих связь между функциями, межфункциональные группы, целевые
группы, межотдельские совещания.
Вознаграждения можно использовать как метод управления
конфликтной ситуацией, оказывая влияние на поведение людей, чтобы избежать
дисфункциональных последствий. Внося вклад в достижение общеорганизационных
комплексных целей, помогая другим группам организации, работники должны
вознаграждаться благодарностью, премией, признанием или повышением по службе.
Имеется пять основных межличностных стилей разрешения
конфликтов: уклонение, сглаживание, принуждение, компромисс, решение проблем.
Человек старается уйти от конфликта: тогда не придется
приходить в возбужденное состояние, пусть даже занимаясь решением проблемы.
Сглаживание конфликтов характеризуется стилем поведения,
которое диктуется убеждением, что не стоит сердиться, потому что «мы все -
одна счастливая команда, и не следует раскачивать лодку». «Сглаживатель»
принимает меры, чтобы не выпустить наружу признаки конфликта и
ожесточенности, апеллируя к потребности и солидарности.
В рамках стиля принуждения при разрешении конфликтов
преобладают попытки заставить принять свою точку зрения любой ценой.
Использующий этот стиль не интересуется мнением других, ведет себя агрессивно
и для влияния на других использует власть путем принуждения.
Компромисс при разрешении конфликтов характеризуется
принятием точки зрения другой стороны, но лишь до некоторой степени.
Способность к компромиссу весьма ценится в менеджменте, сводя к минимуму
недоброжелательность, и часто дает возможность быстро разрешить конфликт к
удовлетворению обеих сторон.
Решение проблемы в рамках разрешения конфликтов
заключается в признании различий во мнениях и готовности ознакомиться с иными
точками зрения, чтобы понять причины конфликта и найти курс действий,
приемлемый для всех сторон. Руководитель или подчиненный, который пользуется
таким стилем, не старается добиться своей цели за счет других, а скорее ищет
наилучший вариант разрешения конфликтной ситуации.
В сложных ситуациях, где разнообразие подходов и точная
информация необходимы для принятия здравого решения, появление конфликтующих
мнений надо даже поощрять и управлять ситуацией, используя стиль разрешения
конфликтов - решение проблемы.
|