ОРГАНИЗАЦИОННО-ТЕХНИЧЕСКИЙ АСПЕКТ

Согласно п. 1.4 части 1 Правил, ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении банковских операций несет руководитель кредитной организации. Ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности несет главный бухгалтер кредитной организации.

Согласно действующим правилам банк самостоятельно устанавливает организационную структуру бухгалтерского аппарата. Это, как правило, единое бухгалтерское подразделение, состоящее из ряда отделов (секторов), таких, как: отдел учета операций в национальной валюте, отдел учета валютных операций, операций с ценными бумагами, хозяйственных операций и др. Независимо от организационной структуры все бухгалтерские работники должны подчиняться главному бухгалтеру.

Выше были перечислены составные части учетной политики. Остановимся коротко на тех из них, которые определяют организационно-технические аспекты учетной политики.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета. В нем рекомендуется представить перечень счетов второго порядка, применяемых в данной кредитной организации: балансовые счета, внебалансовые счета, счета по учету срочных операций, счета депо, счета доверительного управления (если кредитная организация осуществляет трастовые операции). Многие банки, наряду со счетами второго порядка, используют по некоторым балансовым и внебалансовым счетам (там, где это необходимо) субсчета третьего порядка, выделяя для них два разряда. Лицевые счета, в том числе и парные, открываются в этом случае на счетах третьего порядка. В Рабочем плане счетов следует указать, на каких счетах второго порядка открываются субсчета, и привести перечень всех субсчетов по соответствующим счетам второго порядка.

Если кредитная организация выполняет операции, не нашедшие отражения в типовом Плане счетов, то ей дано право открывать в соответствующих главах и разделах отдельные счета второго порядка для учета этих операций. При этом следует соблюдать общие методологические принципы ведения учета по этим счетам, а в баланс банка эти счета должны быть включены исходя из их экономического содержания в действующие счета того же раздела типового Плана счетов. В учетной политике, на наш взгляд, следует дать обоснование необходимости введения дополнительных счетов в состав Рабочего плана счетов.

Наряду с Рабочим планом счетов должны быть утверждены и структура построения лицевых счетов банка, и порядок их открытия и закрытия. При этом следует отметить, что для некоторых лицевых счетов существует особый порядок закрытия: они могут обнуляться, но при этом не закрываться, например лицевые счета, открываемые на балансовых счетах второго порядка: 31301, 31401, 32001,32101,44201 -45401 (кредиты, предоставленные по "овердрафту").

Формы учетных первичных документов. Совместным постановлением Минфина РФ от 18 июня 1998 г. № 27-н и Госкомстата РФ от 29 мая 1998 г. № 57-а установлено, что с 1 января 1999 г. первичные учетные документы будут приниматься к учету только в том случае, если они составлены по унифицированным формам.

Первичные документы, по которым в альбомах Госкомстата РФ не предусмотрены.типовые формы, утверждаются руководителем кредитной организации. Такие документы согласно Закону "О бухгалтерском учете11 должны включать следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации; от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерение хозяйственной операции в натуральном и стоимостном выражении, наименование должностных лиц, ответственных, за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц (перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером).

Методы оценки видов имущества и обязательств. При приобретении основных средств за плату их следует приходовать по фактическим затратам на их приобретение, сооружение и изготовление, включая суммы, уплаченные поставщику, организациям за работы по договорам строительного подряда, таможенные пошлины, невозмещаемые налоги, регистрационные сборы, государственные пошлины и иные платежи, возникающие в связи с приобретением права собственности на объект основных средств, вознаграждения, уплаченные посреднической организации, биржевые сборы, затраты на транспортировку, монтаж, установку и прочие затраты, непосредственно связанные с приобретением объекта. От этой первоначальной стоимости объекта, включающей для банков, как правило, и налог на добавленную стоимость (см. п. 3.2), начисляется износ согласно единым нормам амортизационных отчислений, утвержденным постановлением СМ СССР от 22 октября 1990 г. №1072.

В случае поступления основных средств в счет вклада в уставный капитал банка они принимаются на учет

в договорной оценке, согласованной акционерами (участниками). Расходы по доставке и установке этих объектов несет принимающая сторона, они относятся на первоначальную стоимость объектов в общеустановленном порядке.

При получении материальных ценностей безвозмездно они могут приниматься на учет по рыночной стоимости на дату оприходования или в экспертной оценке. Расходы по доставке и установке основных средств, полученных безвозмездно, не увеличивают их первоначальную стоимость, а осуществляются за счет чистой прибыли или относятся на уменьшение фондов банка.

При этом следует помнить, что налогооблагаемая прибыль у принимающей стороны должна быть увеличена на стоимость принятых материальных ценностей, но не ниже их балансовой (остаточной - по основным средствам) стоимости, числящейся у передающей стороны.

Нематериальные активы отражаются в учете в сумме затрат на приобретение, включая расходы по их доведению до состояния, в котором они пригодны к использованию. Следует также учесть, что все эти затраты относятся на первоначальную стоимость объекта и не могут быть включены в текущие затраты банка. Это стало особенно важно теперь, когда вложения в нематериальные активы должны финансироваться за счет источников капитальных вложений, учитываемых за балансом кредитной организации. Хозяйственные материалы и малоценные предметы отражаются в учете, как правило, по фактической себестоимости. Она определяется исходя из затрат на их приобретение, включая наценки, комиссионные вознаграждения, уплаченные снабженческим, внешнеэкономическим и иным организациям, таможенные пошлины, расходы на транспортировку, хранение и доставку, осуществляемые силами сторонних организаций. Существуют и другие методы оценки в учете материальных ценностей, например по учетным ценам, но их использование в кредитных организациях, как нам кажется, нецелесообразно.

Для оценки вложений банка в ценные бумаги могут применяться следующие методы оценок: 1) фактические затратыпо приобретению, 2) покупная стоимость, 3) рыночная цена, 4) номинальная стоимость. Некредитные организации применяют первый метод оценки, при котором финансовые вложения в ценные бумаги оцениваются в размере фактических затрат, связанных с их приобретением: их стоимости, гонораров инвестиционным консультантам, комиссионных финансовым брокерам, других расходов, сопутствующих покупке ценных бумаг.

Кредитные организации применяют второй метод при отражении на балансовых счетах стоимости всех приобретаемых банком ценных бумаг сторонних эмитентов, в том числе и векселей (кроме просроченных). Дальнейший учет всех этих ценных бумаг (кроме государственных) ведется также по покупной стоимости, они не подлежат переоценке, по ним создается резерв под обесценение вложений в ценные бумаги. Государственные ценные бумаги подлежат переоценке в соответствии с порядком, установленным для банков-дилеров и банков-инвесторов, резерв на возможные потери по этим ценным бумагам не создается. Таким образом, государственные ценные бумаги учитываются на балансе банка по рыночной стоимости (третий метод оценки).

И наконец, четвертый метод ~ учет по номинальной стоимости - применяется только в отношении собственных акций, выкупленных у акционеров. Используется этот метод и для отражения на внебалансовых счетах собственных ценных бумаг, выкупленных до срока погашения с целью дальнейшей перепродажи.

Финансовые обязательства банка могут возникать как в денежной форме (в валюте России и иностранных валютах), так и в форме обязательств по поставке ценных бумаг, драгоценных металлов.

Обязательства в денежной форме принимаются к учету в сумме фактически возникших обязательств: в рублях -для обязательств в валюте России или рублевом эквиваленте обязательств в иностранной валюте по официальному курсу ЦБ РФ, действующему на дату постановки этих

обязательств на учет (с последующей переоценкой в установленном порядке),

Обязательства по поставке ценных бумаг, имеющих рыночные котировки, отражаются на балансе по рыночным ценам, а для ценных бумаг, не имеющих рыночных котировок, - по цене приобретения.

Обязательства по поставке драгоценных металлов отражаются на балансе по учетным ценам на драгоценные металлы.

Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств. Согласно Правилам порядок и сроки проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств банка определяется и утверждается руководителем. Это является составной частью учетной политики. Порядок проведения инвентаризации, оформление ее результатов определены Методическими указаниями Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49. Результаты инвентаризации влияют на формирование доходов банка: излишки ценностей, выявленные при инвентаризации, должны оприходоваться на доходы банка, если же выявлена недостача и она взыскивается с материально" ответственных лиц по рыночной цене, превышающей балансовую стоимость объекта, то сумма превышения так же относится на доходы банка.

Оптимальным представляется проведение инвентаризации перед составлением годовой отчетности: имущества - по состоянию на I октября отчетного года, финансовых обязательств, денежных средств, дебиторской и кредиторской задолженности - по состоянию на 31 декабря отчетного года. Кроме того, необходимо предусмотреть проведение частичной инвентаризации при передаче имущества в аренду, его выкупе или продаже, при обнаружении факта хищения или порчи имущества, при смене материально ответственных лиц, при реорганизации и ликвидации банка и в других необходимых случаях.

Правила документооборота и технология обработки учетной информации. В Законе "О бухгалтерском учете" сказано, что своевременное и достоверное создание первичных 18

 документов, передача их в установленном порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Согласно п.37 ГОСТ 16.487-83 "Делопроизводство и архивное дело", под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Согласно п. 1.5 части III Правил, при разработке правил документооборота должно обеспечиваться следующее:

все документы, поступающие в операционное время в бухгалтерские службы, в том числе из филиалов, подлежат оформлению и отражению по счетам кредитной организации в этот же день. Бухгалтерскими проводками также оформляются операции по счетам аналитического учета внутри одного счета второго порядка;

документы, поступившие во внеоперационное время, отражаются по счетам на следующий рабочий день. Порядок приема документов после операционного времени определяется кредитной организацией и оговаривается в договорах по обслуживанию клиентов.

Правила документооборота должны быть оформлены в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым структурным подразделением. Эти правила утверждаются руководителем кредитной организации.

Технология обработки учетной информации в большой степени зависит от выбранной банком системы автоматизации банковских технологий. Банки исходя, как правило, из соотношения цена-надежность-производительность выбирают те или иные системы автоматизации банковских технологий.

В настоящее время на рынке программных средств бан

ковских технологий наибольшей популярностью пользу

ются разработки фирм: "Инверсия", "Diasoft", "Программ-

банк", "Асофт" и др. Как правило, концепции, используе

мые в автоматизированных системах, основаны на по

строении фундамента в виде программного продукта

"Операционный день банка" (ОДБ) в национальной валюте и мультивалютном режиме и достаточно широкого набора программ.

Так, программный комплекс фирмы "Инверсия" включает следующие программы: "Клиент-банк", "Касса", "Платежные поручения", "Ведение банковских договоров", "Ведение неторговых операций", "Ведение переводных операций" и др.

Система автоматизации банковской деятельности "Diasoft", ориентированная на применение в крупных и средних коммерческих банках с развитой сетью филиалов и отделений, состоит из трех подсистем: непосредственная автоматизация деятельности банка - "Diasoft Bank", автоматизация операций по частным вкладам - "Diasoft Card" и банковский депозитарный комплекс - "Diasoft Depo".

Программный комплекс фирмы "Программбанк", рассчитанный на мелкие и средние банки, включает следующие программы "Операционный день банка", "Касса", "Платежные поручения", "Учет основных средств и малоценного имущества банка", программы по автоматизации ведения операций с иностранной валютой и другие, позволяющие комплексно автоматизировать деятельность бухгалтерии.

Порядок внутрибанковского контроля за совершаемыми

операциями. Этот порядок определен разделом 3 "Внутрибанковский контроль" части III Правил. Согласно п.3.1. этого раздела все бухгалтерские операции, совершенные в предыдущем дне, в течение следующего рабочего дня должны быть полностью проверены на основании первичных документов, записей в лицевых счетах, в других регистрах бухгалтерского учета, О произведенной проверке делается запись в бухгалтерском журнале за подписью лиц, проводивших проверку.

Методы и технические средства, применяемые для осу

ществления внутреннего контроля, определяет сама кре

дитная организация исходя из конкретных условий рабо

ты, характера операций и их объема. Контроль может

осуществляться путем визуальной проверки документов, оформленных на бумажных носителях, может обеспечиваться программным путем, а также применением кодов, паролей и иных средств.

Обязательной и неотъемлемой частью внутреннего контроля является постоянный последующий контроль. Перечень операций, подлежащих дополнительному контролю, приведен в приложении № 9 Правил. Эти операции подлежат отражению в учете с дополнительной подписью контролирующего работника.

Согласно п. 3.3 части III Правил главные бухгалтеры, их заместители, начальники отделов и работники последующего контроля обязаны по должности систематически производить последующие проверки бухгалтерской и кассовой работы, цель которых состоит в выявлении нарушений правил совершения операций и ведения бухгалтерского учета. В учетной политике кредитной организации следует определить методы и приемы проведения последующих периодических проверок, порядок оформления результатов таких проверок. Следует сказать, что состав групп, осуществляющих такой контроль, утверждается главным бухгалтером. Состоят эти группы из работников бухгалтерии, т.е. они, по сути, осуществляют "самоконтроль". Внешний по отношению к бухгалтерской службе банка контроль за работой сотрудников этой службы должен осуществляться службой внутреннего контроля. Создание такой службы предусмотрено Положением ЦБ РФ "Об организации внутреннего контроля в банках" от 28 августа

1997 г. № 509.

Согласно этому Положению одной из основных задач службы внутреннего контроля является обеспечение соблюдения всеми сотрудниками банка (а значит, и сотрудниками аппарата бухгалтерии) при выполнении своих служебных обязанностей требований федерального законодательства и нормативных актов, включая постановления Правительства РФ, указания ЦБ РФ, иные регулятивные требования, а также стандартов деятельности и норм

профессиональной этики, внутренних документов, определяющих политику и регулирующих деятельность банка. Таким образом, служба внутреннего контроля, осуществляя в числе прочих функций контроль за состоянием бухгалтерского учета и отчетности в банке, выполняет функцию внутрибанковского аудита. Безусловно, положения, регламентирующие работу этой службы, выходят за рамки учетной политики банка, а являются составной частью политики банка в области внутреннего контроля.

Порядок и периодичность вывода на печать документов аналитического и синтетического учета. Этот элемент учетной политики банка был введен в ее состав Указанием ЦБ РФ от 25 сентября 1998 г. № 360-У. Здесь следует определить перечень документов, подлежащих обязательному распечатыванию, и периодичность их вывода, а также перечень документов, которые могут выдаваться на печать по мере необходимости. При этом следует исходить из требований п. 1.3 части I и раздела 2 части III Правил о необходимости ежедневного вывода на печать баланса, бухгалтерского журнала, лицевых счетов, по которым были проведены операции, а также выписок (вторых экземпляров лицевых счетов) по клиентским счетам.