Вся электронная библиотека >>>

УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ >>

 

Выявление причин и виновников отклонений

 

ВЫЯВЛЕНИЕ ПРИЧИН И ВИНОВНИКОВ ОТКЛОНЕНИЙ. В орга­низации работы по выявлению виновников отклонений необходимо ру­ководствоваться определенными основными принципами:

1. Подразделение, ведущее контроль и учет затрат, является ви­новником неучтенных отклонений и, соответственно, возникших из-за этого потерь, т.е. вина за плохое качество учета и контроля лежит на тех подразделениях и работниках, которые этот учет организуют.

2. Факт отклонения подтверждается подразделением по закреп­ленной за ним функции ответственности за затраты.

3. Последствия отклонений обосновывают подразделения, за кото­рыми закреплены функции учета и контроля.

4. Определение виновника начинается с низших уровней. Выше­стоящие уровни вмешиваются только в том случае, когда вопрос не ре­шился внизу.

5. Системный подход при выявлении виновников. При наличии сис­темы она сама по себе требует четкости в выявлении виновников и мак­симальной достоверности в доказании вины.

6. Стимулирование поиска виновников происходит следующим об­разом: виновником неучтенных отклонений являются подразделения ре­гистрации или предполагаемый виновник отклонения устанавливается подразделением, оформляющим первичный документ. Часто здесь до­пускается принципиальная ошибка, поскольку на практике в первичном документе сразу фиксируется виновное лицо, но это может быть лишь предполагаемый виновник, определенный ориентировочно, без наличия доказательств и знания конкретной ситуации по отклонению. Винов­ность перед записью в первичный документ нужно доказать и учесть возражения предполагаемого виновника. Кроме того, виновников может быть несколько или виновником может оказаться другое лицо.

Кроме отнесения отклонений на виновников дополнительно, в це­лях стимулирования, применяются штрафные санкции, так как послед­ствия отклонений зачастую намного превышают размер самих отклоне­ний. Известно, чем ближе к финишной операции, например при изготов­лении машиностроительной продукции, тем ббльшие последствия вызывает даже малейшее отклонение, увеличивается негативная весо­мость.

7. Без наличия первичных документов виновником является под­разделение, оформившее операцию без документов. Если первичный документ, связанный с отклонением, оформлен без указания причин и виновника, то виновником считается подразделение, осуществляющее контроль за составлением документов. Подразделение, не полностью оформившее документ, также признается виновником отклонения. Это принцип вины оформителя документа.

8. Виновника не может определять подразделение или работник, которые сами могут быть виновниками. Виновность определяется выше­стоящей службой либо службой, не заинтересованной в результатах этой работы.

 

 

9. Своевременность предъявления претензий и их предъявления вообще. Для реализации этого принципа устанавливаются предельные сроки предъявления и рассмотрения претензий. Несвоевременное предъ­явление претензий является поводом для отказа от их рассмотрения.

10. Подтверждение виновником вины или отказ от подтверждения в случае разногласия, подтверждение виновности вышестоящим под­разделением. Коллегиальный поиск виновника и окончательное реше­ние принимает подразделение, ответственное за этот вид работы. Для установления виновников необходимы определенные процедуры взаи­моотношений, поскольку в ряде случаев процесс доказания достаточно сложен. Иногда в процедуре нет необходимости, так как виновность мо­жет определить и один человек, причем с достаточной степенью досто­верности. Так, контролер ОТК фиксирует брак после определенной опе­рации с четким указанием виновника. Но работники ОТК часто бывают перегружены работой по контролю качества и другими обязанностями, например регистрацией дефектов, ведением номерного учета автомо­билей на главном конвейере. Это необходимо учитывать при организа­ции их работы, связанной с первичным контролем.

Виновник может быть определен сразу и однозначно в случае при­знания им своей вины. Виды работ, по которым виновник может быть оп­ределен сразу, целесообразно при организации первичного контроля выделять в особую группу.

Виновность в некоторых случаях устанавливают однозначно исхо­дя из формы самого документа при заранее заданных правилах его со­ставления и применения.

Однако такой метод срабатывает не всегда, поскольку необходи­мы определенные условия.

Виновников отклонений можно определять различными способа­ми. Приведем некоторые из них.

1. На основании анализа выполнения контрольного задания. На­пример, в случае поломки инструмента виновником может быть рабочий, наладчик оборудования, работник смежного подразделения. В этом слу­чае для доказательства вины необходимо повторно выполнить опера­цию в присутствии специалистов.

Виновником может быть и не один работник, и не одно подразделе­ние. Тогда необходимо выяснить степень виновности каждого из участ­ников, вопрос может решаться и на арбитражной комиссии.

2. Виновность необходимо, по мере возможности, определять по­средством первичного контроля, по факту отклонения. Хотя виновников также может быть несколько.

3. Нельзя, чтобы подразделение, определяющее виновника, иска­ло его там, где само может быть виновато. При этом нарушается принцип контроля, поскольку виновник оказывается заинтересованным в том, чтобы не признать свою вину.

4. При определении виновника надо применять принципы контро­ля, иначе в качестве причины отклонения в первичном документе дела­ют запись «прочие причины». В итоге эти причины составляют на некото­рых предприятиях до 40% общего их числа. Так часто бывает, когда хотят скрыть причину и виновника.

5. При наличии приказов и распоряжений руководителей предпри­ятия внеплановые затраты относят на производство, при их отсут­ствии — на подразделения, формирующие затраты.

6. Дополнительные работы вызывают отклонения и рост затрат, однако их можно исключить, если включить в плановые работы. Напри­мер, чистка оборудования должна входить в циклы планово-предупреди­тельного обслуживания с увеличением расходов на трудовые затраты, т.е. перевод постоянно производимых дополнительных работ в основные без фиксирования отклонений и виновности необходим для снижения затрат на выполнение контрольных операций и информационной пере­грузки управления.

7. Виновность выявляется при разборе претензий, аварий, просто­ев, превышении затрат.

8. Распределение потерь по виновникам может осуществляться двумя методами:

• прямым, когда вина однозначно доказана и есть прямая связь между результатами действия или бездействия подразделения или работника и потерями;

• косвенным:

— пропорциональное распределение потерь по виновникам;

— косвенное доказательство вины с полным отнесением потерь на виновное лицо.

Иногда в литературе отмечают, что необходимо различать ответ­ственного за производственный сбой и виновного в сбое. Здесь деление, видимо, не совсем точное, так как нельзя определять ответственного за сбой. Ответственным можно быть за какой-то вид деятельности. Ответ­ственность ограничивается правами и обязанностями, должностными инструкциями, функциями и полномочиями работника. Необходимо учи­тывать, что ответственный за определенный вид деятельности (подраз­деление или работник) может быть виновным даже в том случае, когда причина сбоя (отклонения) от него не зависит,— в случае неправильного действия или бездействия по устранению возникшего отклонения (при­мер бездействия: непредъявленная вовремя претензия, непринятие сво­евременных мер по снижению потерь). Кроме того, он может быть при­знан виновным в несвоевременном действии. В этих случаях ответ­ственный становится виновником или соучастником. Таким образом, от­ветственность всегда предполагает и принятие мер по уменьшению потерь.

9. Для определения доказательства виновности или невиновности а различных отклонениях помимо стандартных первичных документов могут использоваться служебные записки произвольной формы.

В настоящее время в практике работы предприятий используются цве формы доказательства виновности и сбора данных о виновности: предварительный акцепт; последующий акцепт.

Форма предварительного акцепта в доказательстве виновности предполагает обязательное подтверждение виновником отклонения наличия его вины в первичном документе в момент возникновения откло­нения (первичный документ о потерях или простое).

Форма последующего акцепта не предполагает такой оперативно­сти, а первичный документ, который составляет бригадир производ­ственной бригады и подписывает мастер, является основой для предъявления претензий виновникам или непосредственно влияет на оценку труда виновников.

Важное значение имеет отработка процедуры взаимоотношений участников производства в ходе выявления причин и виновников отклонений для последующей оценки итогов хозяйственной деятельности работников и коллективов, а также своевременного принятия мер по устра­нению отклонений.

В месте возникновения отклонения (цех, участок) соответствую­щий линейный руководитель (мастер) заполняет первичный документ-извещение об отклонении с кратким изложением его сути. Это извеще­ние передается в соответствующий функциональный отдел, в котором проводится анализ отклонения, определяются его физический объем и предполагаемая причина, делается предположение о виновном подраз­делении. Таким отделом может быть либо специально созданный отдел, либо эта работа поручается одному из «стандартных» отделов, напри­мер производственно-диспетчерскому.

Затем информация и документ передаются в планово-экономичес­кий отдел для расчета суммы ущерба и снова возвращаются в функцио­нальный отдел для регистрации суммы ущерба и передачи виновному подразделению.

Подразделение — предполагаемый виновник отклонения — ана­лизирует причину отклонения, делает отметку о признании или непризна­нии суммы ущерба. При оценке причины как внешней по отношению к данному подразделению оформляют и передают хозрасчетную претен­зию другому подразделению (линейному или функциональному).

После этого информация вновь поступает в функциональный от­дел, первоначально определивший причину и виновника отклонения. Здесь регистрируется ответ виновного подразделения. При отказе от вины материалы передаются в арбитражную (претензионную) комиссию. В одном из функциональных отделов (планово-экономическом или отде­ле организации труда и заработной платы) ведется сводный учет сумм отклонений по виновникам (а также причинам) для передачи материалов на балансовую (хозрасчетную) комиссию для расчета величины премий работников и фонда премирования коллективов подразделений.

Таким образом, информация об отклонениях, их причинах и винов­никах, прежде чем найти отражение в первичных документах, проверя­ется и контролируется. Достоверность этой информации обеспечивает­ся сотрудничеством заинтересованных и ответственных лиц и подтверж­дается ими.

 

К содержанию книги: УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ

 

Смотрите также:

 

Экономика. Инновационные подходы    Анализ хозяйственной деятельности предприятия

 

УЧЕТ, УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ Управленческий учет может включать в себя ... Противоположным является - финансовый учет. Управленческий учет может быть разработан для конкретной компании и содержать множество расчетов и прогнозов. ... bibliotekar.ru bibliotekar.ru/kodex-11-22/181.htm

 

Сущность, цели и задачи бухгалтерского учета. Пользователи ... Управленческий учет — учет, который организация устанавливает для своих внутренних целей, для формирования учетной информации, требуемой ... bibliotekar.ru bibliotekar.ru/buhgalterskiy-uchet-1/2.htm

 

Производство. Понятия и виды хозяйственного учета ... Управленческий учет, являясь составной частью бухгалтерского учета, предназначен для сбора учетной информации, которая используется внутри ... www.bibliotekar.ru www.bibliotekar.ru/buhgalterskiy-uchet-2/2.htm

 

УЧЕТ Учет является составной частью управления экономическими ... Учет обеспечивает постоянную информацию о всех сферах хозяйственной деятельности и ... учет предприятий, учреждений, бюджетный учет, управленческий учет. ... bibliotekar.ru bibliotekar.ru/kodex-11-22/42.htm

 

Обучение персонала. Нужно ли компании обучать персонал ... узкоспециализированных знаний, коммерческих и управленческих навыков. ... к примеру, проблемы сбора долгов, управленческий учет, оптимизацию ... bibliotekar.ru bibliotekar.ru/media/72.htm

 

ШКОЛА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА, АНГЛО-АМЕРИКАНСКАЯ ... И управленческий, и бухгалтерский учет имеют свои самостоятельные ... В управленческом учете точность приносится в жертву оперативности. ... bibliotekar.ru bibliotekar.ru/kodex-11-23/125.htm

 

Основные функции управления. Цикл менеджмента ... и координирование; контроль и учет. Таким образом, основа управленческой деятельности — это выполнение менеджером четырех общих функций, ... bibliotekar.ru bibliotekar.ru/biznes-29/13.htm

 

КОНТРОЛЬ И ЕГО ВИДЫ Контроль — это управленческая деятельность, в задачи которой входит количественная и качественная оценка, учет результате!-, работы ... bibliotekar.ru bibliotekar.ru/biznes-29/44.htm

 

Управление персоналом. Психология личности работника как ... Знание и учет индивидуальных качеств людей необходимы .... опыт и мастерство руководителя, его авторитет, управленческий такт и др.; ...