Аудиторская деятельность

Аудит

Раздел: Экономика

Органолептические методические приемы финансово-хозяйственного контроля используют при проверке фактического состояния объектов контроля. Важнейший из них — инвентаризация (от лат. inventarium — опись).

Главные задачи инвентаризации состоят в установлении фактического состояния и наличия основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств в кассах, на счетах в банках, расчетно-кредитных операций, а также объемов незавершенного производства предприятия. Инвентаризацией осуществляют контроль сохранности материальных ценностей, денежных средств, выявляют предметы, утратившие первоначальное качество, изделия устаревших фасонов и моделей, а также сверхнормативные и неиспользуемые материалы, инвентарь и оборудование, машины и другие объекты основных средств. Одновременно при инвентаризации проверяют соблюдение правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования, инструментов, спецодежды, инвентаря и др. Методический прием инвентаризации используется для контроля достоверности данных бухгалтерского учета, отчетности и баланса предприятия, в частности наличия и стоимости товарно-материальных ценностей, денежных средств в кассах, на расчетном и других счетах в учреждениях банков; реальности учета денежных и материальных ценностей в пути, дебиторов и кредиторов, незавершенного производства, затрат будущих периодов, резерва последующих расходов, фондов и других средств, отраженных в статьях баланса.

В процессе инвентаризации используются контрольно-аудиторские процедуры, дающие возможность проверять материальные ценности и денежные средства в натуре путем счета, взвешивания, перемеривания, а средства в расчетах — взаимной сверкой сумм с другими предприятиями и отдельными лицами, которые являются плательщиками предприятия или получателями средств от него. Результаты инвентаризации оформляют типовыми формами документов, утвержденными статистическими органами, или специализированной документацией, утвержденной министерствами и ведомствами в установленном порядке. К такой документации относят: инвентаризационную опись оборудования, транспортных средств и других объектов основных средств, товарно-материальных ценностей, незавершенного строительства, ценностей и документов строгой отчетности; инвентаризационный ярлык; акты инвентаризации товаров отгруженных, товаров и материалов, находящихся в пути, незаконченных ремонтов основных средств, денежной наличности, расчетов с покупателями, поставщиками и другими дебиторами и кредиторами; сравнительную ведомость и др. Документы, отражающие результаты инвентаризации, являются доказательством фактического состояния ценностей на определенную дату, подтвержденного подписями членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц, поэтому при проверке к этим документам предъявляются требования, аналогичные таковым к первичной документации, применяемой в учете хозяйственных операций, нормативных актов о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Следовательно, инвентаризация — органолептический методический прием контроля физического состояния контролируемых объектов, осуществляемый с целью обеспечения сохранности ценностей и рационального их использования в финансово-хозяйственной деятельности.

Инвентаризация во внутреннем аудите финансово-хозяйственной деятельности, осуществляемая бухгалтерией и другими подразделениями предприятия, является не только методическим приемом, но и формой оперативного контроля сохранности материальных ценностей и денежных средств. Организация и методика проведения ее осуществляются в соответствии с нормативными положениями по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов.

По времени проведения инвентаризации делят на плановые и внеплановые.

Плановые — предусматриваются планом текущего контроля сохранности ценностей.

Внеплановые — проводятся в сроки, не предусмотренные планом, в случае смены материально ответственных лиц, в связи со стихийным бедствием, в случае хищения ценностей, когда необходимо срочно и внезапно проверить наличие и состояние определенной группы ценностей.

Особым видом плановых инвентаризаций являются перманентные, проводимые на предприятии непрерывно по специальному графику с целью предупреждения недостатков и порчи ценностей, бесхозяйственности.

В зависимости от полноты охвата проверкой ценностей инвентаризации бывают полными и выборочными (частичными).

Полная — это проверка всех средств предприятия и источников их образования перед составлением годового отчета, в процессе комплексного аудита и в некоторых других случаях. Что касается товарно-материальных ценностей, то полная инвентаризация охватывает всю номенклатуру материалов, товаров, инвентаря.

Выборочная (частичная) инвентаризация — это проверка определенной части средств или отдельных групп и видов товаров, материалов. Выборочные инвентаризации проводят на базах и складах с количественно-сортовым учетом товарно-материальных ценностей в межинвентаризационный период. При этом проверяют наиболее ценные, пользующиеся повышенным спросом товары, а также сверхнормативные запасы и материалы, которые долгое время хранятся на складах без движения. В случае выявления нарушений в хранении ценностей или недостач проводят внеочередную полную инвентаризацию товарно-материальных ценностей. Одновременно с инвентаризацией проверяют данные бухгалтерского учета ценностей, уточняют остатки товарно-материальных ценностей на день инвентаризации путем встречной проверки документов с целью выявления тех материалов, которые поступили, но не оприходованы или отпущены и не списаны в расход. При проведении инвентаризации придерживаются принципа внезапности, планы и графики инвентаризации не подлежат разглашению.

Обязательным является проведение инвентаризации в сроки, установленные нормативными документами о бухгалтерских отчетах и  балансах, в случае смены материально ответственных лиц, установления фактов краж или злоупотреблений, порчи ценностей после пожара или стихийного бедствия (наводнение, землетрясение и др.), переоценки основных средств и товарно-материальных ценностей, продажи объектов основных средств частным, акционерным и другим предприятиям. При коллективной (бригадной) материальной ответственности проведение инвентаризации обязательно в случае смены бригадира, выбытия из коллектива более половины членов, а также по требованию одного или нескольких членов.

При подготовке очередной инвентаризации учитывают время и результаты проведения предыдущей, заполнение норматива запасов, а в торговых предприятиях — и полноту сдачи выручки в кассу или учреждение банка. Прежде всего проводят инвентаризации у материально ответственных лиц, вновь принятых, а также при увеличении сверхнормативных запасов ценностей, наличии сигналов о нарушении правил приемки, отпуска, отгрузки и реализации товаров и т. п.

Организация инвентаризации и контроль за ее проведением на предприятии возложены на руководителя и главного бухгалтера. Кроме того, главный бухгалтер обязан своевременно отражать результаты инвентаризации ценностей в бухгалтерском учете.

На предприятиях создают центральные постоянно действующие инвентаризационные комиссии в составе руководителя предприятия или его заместителя (председатель комиссии), главного бухгалтера, руководителей структурных подразделений (служб), представителей общественности.

Для проведения инвентаризации ценностей создают рабочие инвентаризационные комиссии, в которые включают представителей администрации предприятия (председатель), а также специалистов — товароведов, инженеров, технологов, механиков, производителей работ, экономистов, бухгалтеров и др. Запрещается назначать председателем рабочей инвентаризационной комиссии у одних и тех же материально ответственных лиц того же работника дважды подряд. В межинвентаризационный период выборочные и перманентные инвентаризации осуществляются по распоряжению руководителя предприятия инвентаризационными группами, сформированными из работников, хорошо знающих товарно-материальные ценности, учет и отчетность.

Инвентаризационная комиссия имеет право привлекать работников предприятия для перемеривания, перевзвешивания материалов, выявлять вместе с бухгалтерией результаты инвентаризации, вносить предложения по улучшению хранения, отпуска, учета ценностей. Комиссия ответственна за своевременное и качественное проведение инвентаризации, оформление документов.

Инвентаризационную комиссию назначает руководитель предприятия письменным распоряжением. Председателю инвентаризационной комиссии вручается контрольный пломбир. Исполнение распоряжений о проведении инвентаризации контролируют в специальном журнале.

При бригадной материальной ответственности инвентаризацию проводят при обязательном участии бригадира или его заместителя и членов бригады, работающих в момент инвентаризации.

Инвентаризацию осуществляют на местах нахождения ценностей, а также по материально ответственным лицам.

На предприятиях с большим объемом работ, связанных с инвентаризацией, создают несколько рабочих инвентаризационных комиссий, работающих под непосредственным руководством центральной инвентаризационной комиссии. В составе одной рабочей инвентаризационной комиссии можно создавать несколько подкомиссий. Они проверяют ценности, материальная ответственность за которые возложена на одно лицо или бригаду. Председатель рабочей комиссии организовывает работу подкомиссий, обеспечивает правильное проведение инвентаризации на всех объектах, закрепленных приказом руководителя за комиссией. По итогам инвентаризационных описей, составленных подкомиссиями, председатель рабочей комиссии с материально ответственными лицами (бригадирами) составляет сводный акт о наличии товарно-материальных ценностей.

В ряде случаев инвентаризацию ценностей проводят при отсутствии материально ответственного лица, а также после стихийного бедствия, краж и ограблений. При этом в состав комиссии включают представителя органа местного самоуправления или представителя посторонней организации, специально на это уполномоченного. Инвентаризацию ценностей проводят при условии обязательного участия всех членов инвентаризационной комиссии.

Инвентаризацию материалов, товаров и тары осуществляют путем пересчета, перемеривания, перевзвешивания в порядке расположения ценностей по местам хранения. На складах, базах и холодильниках можно вносить запасы в инвентаризационные описи ценностей по спецификациям, трафаретам, маркировке на таре. При этом проводят выборочную контрольную проверку не менее чем 10% нераспакованных мест. Если есть расхождения, полностью проверяют фактическое наличие ценностей.

Проведение инвентаризации зависит от организационных мероприятий на местах хранения ценностей. Материально ответственные лица на каждый вид ценностей составляют товарные ярлыки, партионные карты, где указывают наименование, обозначение единицы, показатели качественной характеристики товаров (артикул, размер, сорт, рост), цену, количество. Ярлыки, кипные карты размещают на видном месте (стеллажах, кипах, таре), где находятся материалы. Для проверки достоверности записей в кипных картах председатель инвентаризационной комиссии получает в товарном отделе базы картотеки кипных карт, которые сверяют с экземплярами склада. После проверки правильности составления ярлыков и кипных карт, а также фактического наличия материалов их данные записывают в инвентаризационные описи типовой формы.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, которой подтверждают, что комиссией проверены ценности в их присутствии, претензий к комиссии не имеется, а указанные в описи ценности ими приняты на ответственное хранение. На ценности, не принадлежащие предприятию, но находящиеся на его хранении, составляют отдельные описи.

Инвентаризацию материальных ценностей, денежных средств и бланков строгой отчетности проводят, как правило, внезапно, а основных средств, незавершенного капитального строительства, незаконченного производства продукции, расчетов и других объектов контроля — по состоянию на первое число месяца.

Качество инвентаризации проверяет центральная инвентаризационная комиссия при участии членов рабочей инвентаризационной комиссии и материально ответственного лица после окончания инвентаризации, но обязательно до открытия склада, кладовой, секции, где проверялись ценности. Проверке подлежат ценные и повышенного спроса товары, а также те, которые долгое время находятся без движения, превышают норму запаса. В случае выявления значительных расхождений между данными инвентаризационной описи и контрольной проверки проводят повторную инвентаризацию в новом составе рабочей инвентаризационной комиссии.

Результаты контрольных проверок качества инвентаризаций оформляют актом типовой формы и заносят в бухгалтерии в специальную книгу.

Работу инвентаризационной комиссии оформляют протоколом, где отражают результаты инвентаризации, состояние складского хозяйства, обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей. В случае наличия неиспользованных и испорченных товарно-материальных ценностей в протоколе указывают время их завоза, наименование поставщика, состояние ценностей, причину снижения качества. Такие ценности отражают отдельно в инвентаризационных описях. Аналогично отражают испорченные ценности, указывают причины порчи и виновных в этом лиц.

Выводы по инвентаризации ценностей и предложения по устранению выявленных недостатков, зачета недостач и излишков при пересортице, а также списания недостач в пределах норм естественной убыли (естественных потерь) комиссия формулирует и обосновывает в протоколе. После завершения инвентаризации рабочая комиссия всю документацию и протокол передает центральной постоянно действующей комиссии.

При инвентаризации товарно-материальных ценностей используют ЭВМ, которые дают возможность сократить сроки проведения ее, улучшить качество, снизить трудоемкость работ.

Для ускорения инвентаризации вычислительный центр составляет машинограмму — инвентаризационную опись, где указывают номер склада, код, обозначение единицы измерения и цену товара. Инвентаризационная комиссия записывает в ведомость фактическое наличие ценностей. После введения в ЭВМ фактических и учетных остатков товарно-материальных ценностей автоматизированно выдаются машинограммы — сличительные ведомости и ведомости результатов — недостач одних товаров и излишков других.

Положительно зарекомендовал себя также другой вариант автоматизации инвентаризации товарно-материальных ценностей на ЭВМ, который состоит в следующем. Материально ответственные лица подготавливают товарно-материальные ценности к инвентаризации — группируют их по однородности, приметам, их отличающим, и местам хранения, уточняют цены, коды и т. п. На каждом товарном ярлыке, кипной карте и других документах, хранимых вместе с товаром, материально ответственное лицо указывает (после подсчета, взвешивания) количество товара и тары, цену. Потом инвентаризационная комиссия при участии материально ответственного лица проверяет количество и качество товара и тары в натуре, сверяет с данными товарного ярлыка, кипными картами и другими документами, составленными материально ответственным лицом. Если расхождений записей в этих документах инвентаризационная комиссия не обнаружила, то члены комиссии подписывают товарные ярлыки, кипные карты и передают их в вычислительный центр для составления машинограмм «Инвентаризационная опись» и «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товаров». Последнюю составляют в случае обнаружения расхождений между фактическим наличием товаров и тары и данными бухгалтерского учета. Машинограммы, которые выдает ЭВМ, оформляют в установленном порядке в соответствии с нормативными актами о документах и документообороте в бухгалтерском учете и Методическими указаниями по внедрению и применению государственного стандарта «Предоставление юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».

Использование ЭВМ при инвентаризации материалов на складах, как показывает практика, сокращает ее сроки на 3—4 дня, устраняет вероятность ошибок в номенклатурных номерах, ценах и других реквизитах, а также предупреждает искажение результатов инвентаризации.

Применение в процессе инвентаризации дуаль-карт с графическими обозначениями освобождает инвентаризационную комиссию от составления инвентаризационных описей. При этом дуаль-карту заполняют на каждое наименование товара. В ней способом графических обозначений отображают фактическое наличие товара. По графическим обозначениям в вычислительном центре с помощью считывающих устройств количество товара по данным инвентаризации передают в информационный массив для составления машинограммы «Сличительная ведомость».

При использовании на предприятии клавишных вычислительных машин по данным инвентаризационных ярлыков на фактурных или бухгалтерских машинах составляют инвентаризационную ведомость. Клавишные вычислительные машины в процессе выполнения контрольно-ревизионных процедур используют для исчисления естественных потерь по отдельным наименованиям материалов и общей суммы потерь. При этом выявляют случаи предварительного списания материалов за счет естественных потерь по нормам без установления фактических потерь, т.е. без проведения инвентаризации, что запрещено.

Центральная постоянно действующая инвентаризационная комиссия предприятия рассматривает результаты инвентаризации, их оформление и регулирование, начиная с проверки правильности оформления сличительных ведомостей. Свои выводы (заключения) и предложения по результатам инвентаризации она излагает в протоколе. Здесь же указывают причины недостач, потерь и излишков, определяют ответственных лиц, излагают предложения по регулированию расхождений фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета.

Нормативными актами о бухгалтерских отчетах и балансах предусматривается, что выявленные при инвентаризациях расхождения ценностей против данных бухгалтерского учета регулируют списанием естественной убыли товарно-материальных ценностей в пределах установленных норм, по распоряжению руководства предприятия, — на расходы производства. Такое списание убытка возможно только при условии выявления недостачи при инвентаризации. При этом естественную убыль ценностей в пределах действующих норм определяют после зачета недостачи материалов излишками их при пересортице.

Если после зачета пересортицы все еще осталась недостача ценностей, то нормы естественной убыли применяют только к тому наименованию ценностей, по которому выявлена недостача. Потери и недостачи ценностей сверх нормы потерь относят на виновных лиц. Если недостачи и потери являются следствием злоупотреблений, то материалы на виновных лиц в пятидневный срок передают правоохранительным органам с предъявлением иска.

Излишки ценностей, включая и суммарные разницы при зачете недостач излишками при пересортице, оприходуют в бухгалтерском учете на счета товарно-материальных ценностей.

Взаимный зачет излишков и недостач вследствие пересортицы осуществляется только как исключение за тот же период, у того же подотчетного лица относительно товарно-материальных ценностей одного наименования и в одинаковых количествах. Предложения о возможности взаимного зачета пересортицы рабочей инвентаризационной комиссией представляют на рассмотрение постоянно действующей центральной комиссии. Суммарную разницу, которая образовалась при взаимном зачете пересортицы, т.е. недостачу, не перекрытую излишками по стоимости ценностей, относят на виновных лиц, а если таковые не установлены, — на чистую прибыль предприятия.

Протокол заседания постоянно действующей инвентаризационной комиссии утверждает руководитель предприятия не позднее чем через 10 дней после окончания инвентаризации. В этот же срок принимают меры по обеспечению сохранности ценностей.

Результаты инвентаризации отображают в учете в том периоде, в котором была завершена инвентаризация.

Следовательно, инвентаризация как методический прием и форма текущего контроля обеспечивает выявление и предупреждение недостач и потерь материальных ценностей и денежных средств, а также способствует их сохранности.