Аудиторская деятельность

Аудит

Раздел: Экономика

Важной предпосылкой рациональной организации автоматизированного банка данных для обработки на ЭВМ учетно-экономической информации, которая используется в контроле и аудите, является классификация и кодирование системы учетных номенклатур. Не имея такой системы, невозможно правильно решить вопрос стандартизации информации, сокращения объемов начальных данных, рациональной организации массивов.

Система классификации — это совокупность правил и результат распределения заданного количества объектов по определенным группам в соответствии с установленными признаками сходства или различия этих объектов.

Классификация — процесс распределения заданного множества объектов учета в соответствии с принятой системой распределения на классификационные группы. Например, классификатор-ценник товарно-материальных ценностей содержит классификационные группы (класс, подкласс, группы, подгруппы, виды и разновидности).

Классификатор является систематизированной сводкой наименований классификационных групп и их кодовых обозначений.

Система кодирования — совокупность правил, определяющих систему знаков и порядок использования их до представления, передачи, обработки и хранения информации. Процесс присвоения кодового обозначения объекту учета называется кодированием, а преобразование кодового обозначения в начальную форму информации — декодированием.

В системе кодирования применяют алфавит кода — знаки, используемые в системе кодирования, и основу кода — количество знаков в алфавите кода.

В системе кодирования учетно-экономической информации используются цифровые, буквенные и смешанные (буквенно-цифровые) знаки, которые являются алфавитами кода.

Код (кодовое обозначение) — это обозначение объекта учета знаком или системой знаков по правилам, установленным определенной системой кодирования. Длину кода можно представить в виде количества знаков в кодовом обозначении. Каждый из этих знаков определяет отдельную позицию учетной номенклатуры или информационной совокупности и является шифром длины. Например, в кодовом обозначении 44 112 (учет издержек предприятий розничной торговли) пять шифров:

44 — счет «Издержки»;

1 — субсчет «Расходы предприятий розничной торговли»;

12 — «Расходы на тару».

Систему кодирования учетных номенклатур классифицируют по разным признакам.

По форме изображения различают буквенные, цифровые и смешанные (буквенно-цифровые) коды. Применение их обусловлено наличием вычислительной техники, периферийного оборудования и других технических средств для машинной обработки учетно-экономической информации.

В зависимости от знаковости коды делят на одно- и многозначные.

По количеству признаков, объединяемых одним кодом, коды бывают однозначные (простые) и многозначные (сложные).

По структуре построения коды делят на порядковые, серийные, поразрядные, или децимальные, шахматные (матричные), повторения, комбинированные (смешанные), штриховые.

Порядковый код — это порядковая нумерация позиций номенклатуры, расположенных в заранее обусловленной последовательности. Порядковые коды простые и малознаковые. Они применяются при кодировании стойких однозначных номенклатур, например код предприятия одного объединения, код цехов предприятия. Однако эти коды не позволяют расширить номенклатуру, поскольку в случае количества признаков классификации, большего двух, усложняется группировка позиций высших разрядов.

Серийный код предусматривает для каждой группы объектов учета выделение определенной серии номеров и возможность возникновения новых объектов (кодирование основных фондов — строения от 01 до 99, сооружения от 100 до 200, передающие устройства от 201 до 300 и др.).

Для двузначных номенклатур, где высшему признаку отводится серия номеров, внутри которой все учетные номенклатуры низшего признака кодируют по порядку, применяется серийная система кодирования. Ее преимущество состоит в относительной малознаковости кода, возможности пополнения новыми кодами при расширении номенклатуры сообщений определенной группы, не нарушая принятой классификации и не увеличивая знаковости. Серийные коды удобно использовать при сложных номенклатурах, которые четко группируются, подлежат изменениям и требуют получения многих итогов по разным признакам. Недостатками серийных кодов являются сложность кодирования многозначных номенклатур, необходимость выделения незаполненных позиций.

Поразрядный, или децимальный, код применяется для обозначения сложных номенклатур. При этом каждому классификационному признаку отводится определенное количество разрядов, зависящее от количества предметов кодируемой численности. Таким образом кодируют товарно-материальные ценности.

Все материалы делят на классы, подклассы, группы, подгруппы и изделия. Для кодирования большого количества номенклатуры ценностей необходимо для класса два знака, для подкласса, группы, подгруппы и вида — по одному, для товара — четыре. Пример построения кода представлен на рис. 8.3.

Рис. 8.3. Структура кода товара, построенного по порядковой (децимальной) системой кодирования

Поразрядную систему целесообразно применять для кодирования больших многозначных номенклатур: товарно-материальных ценностей, расходов на производство, поставщиков и др.

Шахматный (матричный) код применяется в основном для обозначения двузначных номенклатур. Одни признаки размещают в столбики, другие — по строкам, пересечение их образует код. Примером матричного кода может быть код причин и виновников внутрисменных простоев оборудования на фабрике-кухне (табл. 8.1).

При кодировании по системе повторения в коды позиций номенклатуры включают цифровые и буквенные обозначения, которые непосредственно характеризуют объект (размер, массу и др.). Например, по такой системе осуществляют кодирование винтов. Если диаметр винта 10 мм, а длина 50 мм, то код его будет 1050.

Система повторения очень простая, фактически она использует обозначения понятий, применяемых в практике учета и планирования.

Таблица 8.1. Кодирование внутрисменных простоев оборудования при матричном построении кода

При комбинированной (смешанной) системе кодирование осуществляется одновременно по нескольким системам, например разрядной и повторения, разрядной и серийной. Ее целесообразно применять для кодирования многопризнаковых номенклатур: если позиции одного признака кодирования — по разрядной системе, то другой — по системе повторения. Так можно осуществлять кодирование инструмента в ремонтных мастерских предприятий. Высший разряд кода обозначает вид инструмента (сверла, метчики). Позиция вида инструмента, закодированная по порядковой системе кодирования, предусматривает второй и третий знаки кода для размера инструмента по диаметру и кодируется по системе повторения.

Штриховой код — это последовательность темных и светлых полосок (линий) разной ширины. Информацию несут относительные размеры ширины светлых и темных полосок и их сочетание. Применяется несколько типов штриховых кодов, но основной принцип построения их одинаков — каждый продукт получает свой код идентификации в соответствии с правилами кодирования того или иного типа кода. Так, наиболее распространенный код Европейской системы кодирования товаров EAN, состоящий из тринадцати знаков, может применяться как в производстве продукции, так и в оптовой и розничной торговле. Для маркетинговой деятельности необходим потоварный учет реализации товаров в магазине розничной торговли. Это возможно только при условии использования штрихового кодирования товаров непосредственно на предприятиях, их изготавливающих, а также в торговых предприятиях. В торговом зале магазина оборудуют узлы расчета со сканирующими устройствами, которые автоматически считывают штриховой код реализуемого товара и передают в память микроЭВМ для последующей обработки согласно требованиям пользователей информации. Штриховое кодирование продукции (товаров) используют также при внутреннем и внешнем аудите, ревизиях и пр.

Штриховое кодирование товара — экономный и надежный способ записи и хранения информации о товарах в форме, удобной для считывания ЭВМ. При автоматическом считывании штрихового кода с помощью устройств сканирования исчезает потребность в операторе. Скорость считывания кодов значительно больше, чем при подготовке и введении их оператором с клавиатуры, а надежность штрихового кода равна одной ошибке на 10 тыс. считанных символов.

Применение штриховых кодов обеспечивает в учете и контроле товаров скорость, надежность, гибкость в поиске и использовании информации для маркетинга, аудита, ревизии.

Классификация и кодирование учетных номенклатур используются в финансово-хозяйственном контроле и аудите для информационного поиска объектов, а также декодирования их в условиях функционирования АСОИ в процессе исследования.