Аудиторская деятельность

Аудит

Раздел: Экономика

Информационная совместимость разных уровней управления народным хозяйством обеспечивается с помощью классификаторов технико-экономической информации, в которых объекты систематизируют по определенным классификационным группам, их признакам и кодовым обозначениям. Такие классификаторы используются в контрольно-аудиторском процессе для декодирования подконтрольных объектов, отображенных в АСОИ кодовыми обозначениями. Структурное строение классификатора, который применяется в АСОИ, зависит от задач, решаемых ЭВМ.

Классификаторы в АСОИ придают технико-экономическим номенклатурам однозначность с помощью кодов и упрощают декодирование информации для пользователей, к которым относятся ревизоры, аудиторы. С помощью дополнительных признаков, заложенных в классификатор, выполняются логические и арифметические процедуры над определенной совокупностью технико-экономических данных в АСОИ. В классификаторах по единой системе группируют объекты, подлежащие кодированному обозначению. Это облегчает поиск при проведении ревизии и аудита.

Следовательно, в условиях функционирования АСОИ на предприятиях, в объединениях и отрасли ревизорам, аудиторам необходимо изучить структуру информации и систему ее классификации, содержание и структуру классификатора технико-экономической информации.

В объединениях и на предприятиях, где функционируют АСОИ, применяются четыре категории классификаторов технико-экономической информации — общегосударственные, отраслевые, региональные и локальные классификаторы объединений и предприятий.

работники контрольных органов.

Рис. 9.2. Классификация комплекса технических средств обработки информации

Содержание классификаторов, уровень утверждения и назначение представлены в табл. 9.1.

В Украине действует Единая государственная система стандартизации, возглавляемая специальным государственным органом — Госстандартом, который организует разработку и утверждение классификаторов по единому методическому принципу, обеспечивает совместимость АСОИ разных рангов. Следует отметить, что государственные органы стандартизации разрабатывают и утверждают также государственные стандарты качества продукции народного хозяйства, которые используются в процессе контроля и аудита. Классификаторы информации применяют независимо от целевого назначения АСОИ.

Общегосударственные — это «Украинский классификатор типов предприятий», «Классификатор отраслей народного хозяйства Украины», «Классификатор органов государственного и хозяйственного управления Украины», «Классификатор продукции Украины», «Классификатор услуг внешнеэкономической деятельности», «Классификатор доходов и расходов», «Украинский классификатор услуг», «Классификатор системы обозначения единиц», «Классификатор основных фондов Украины» и др. Они используются для потребностей народнохозяйственного планирования, учета и статистики в условиях АСОИ разных рангов.

Отраслевые — это классификаторы технико-экономической информации, отражающие специфику информационного обеспечения управления экономикой отрасли. В них конкретизируются общегосударственные классификаторы. В частности, по системе общегосударственного классификатора в торговле разработан отраслевой «Классификатор товаров и тары», в котором все товары сгруппированы в 99 групп, отражающих специализацию торговых предприятий. Аналогичную конкретизацию имеют другие отраслевые классификаторы технико-экономической информации, действующие в промышленности, строительстве, сельском хозяйстве и т. п.

Таблица 9.1. Классификаторы технико-экономической информации

Региональные классификаторы содержат технико-экономическую информацию, предназначенную для использования в регионе. Они взаимосвязаны с общегосударственными и отраслевыми классификаторами. Например, классификатор объединений и предприятий Украины содержит также данные об их ведомственной принадлежности, месторасположении, форме собственности, виде деятельности и пр.

Локальные классификаторы, которые разрабатываются объединениями и предприятиями, предусматривают информационную и методическую совместимость с классификаторами высших рангов. Например, «Классификатор бухгалтерских проводок» содержит кодовое обозначение всех хозяйственных операций по дебету и кредиту корреспондирующихся счетов бухгалтерского учета на предприятии. Вместе с тем содержание и структура счетов соответствуют общегосударственному классификатору «План счетов бухгалтерского учета производственно-хозяйственной деятельности предприятий». Локальный классификатор продукции, выпускаемой объединением, взаимосвязан системой кодирования с общегосударственным классификатором промышленной и сельскохозяйственной продукции. Аналогичные информационные связи существуют между классификаторами разных уровней и назначения.

При использовании общегосударственных и отраслевых классификаторов ревизоры, аудиторы должны руководствоваться инструкциями к их ведению, которые содержатся в отдельном разделе каждого классификатора. Структура системы классификации информации и содержание локальных классификаторов описываются в составе проектной документации АСОИ отдельным документом «Инструкция о порядке внесения изменений и дополнений в классификатор». Ревизор, аудитор отыскивают по кодовому обозначению нужную строку классификатора и таким образом декодируют объект исследования, содержащийся в машинограмме, проектной документации по созданию АСОИ.

Системы кодирования, используемые для построения кодов технико-экономической информации на конкретном предприятии, а также методика декодирования объектов классификации описываются в документе «Система классификации и кодирования» технического проекта АСОИ. Наличие указанного документа на предприятии, где внедрена АСОИ, — обязательное условие ввода ее в эксплуатацию. Это обусловлено тем, что технический проект для конкретного предприятия является нормативным документом, регулирующим процесс автоматизированной системы обработки данных, и хранится у заказчика после согласования с ним и составления акта утверждения документов технического проекта.

Раздел «Описание структуры кодовых обозначений» технического проекта АСОИ, в частности документ «Система классификации и кодирования», содержит номенклатуру объектов кодирования, структуру и разрядность кодового обозначения и описание принятой системы кодирования, классификационные таблицы. Ревизор, аудитор, используя указанные документы технического проекта АСОИ, могут воспроизвести действительное значение единиц информации по их кодовому обозначению.

В процессе функционирования АСОИ возможны изменения номенклатуры объектов кодирования, структуры и разрядности кодовых обозначений. В этих случаях при декодировании информации необходимо пользоваться документом технического проекта «Система классификации и кодирования», принимая во внимание соответствующие коррективы классификаторов, внесенные в процессе функционирования АСОИ.

Характеристики объектов классификации определяют по классификационным таблицам, в которых предусмотрены наименования классификационных группировок каждого разряда (группы разрядов) кодового обозначения их в соответствии с принятой системой кодирования. В связи с тем, что классификаторы составлены в порядке нарастания кодовых обозначений, по ним можно легко отыскать полное или сокращенное наименование объекта контроля.

Использование классификаторов технико-экономической информации в ревизии и аудите финансово-хозяйственной деятельности предприятий и объединений позволит ускорить поиск и декодирование информации, что, в свою очередь, будет способствовать сокращению сроков проведения контроля и повышению его качества.

Информационное обеспечение ревизоров и аудиторов может быть приведено в определенную систему. При исследовании фактографической информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятий для обеспечения потребностей в нормативно-справочной информации (НСИ), к которой относятся все законодательные акты, положения, инструкции, необходимо пользоваться библиотечными и собственными справочными фондами.

Основой информационно-поискового аппарата библиотек являются каталоги, упорядоченные совокупности карточек которых содержат библиографическое описание литературных источников. Основные каталоги составляют по алфавитному принципу или по другим принципам систематизации знаний. Кроме основных создают вспомогательные каталоги: законодательных и ведомственных актов, постановлений правительства. Сведения в картотеке часто сохраняют только до момента издания библиографического указателя, который включает соответствующие публикации. Основными каталогами являются систематический и алфавитный.

Систематический каталог организовывают в соответствии с действующей классификацией науки, проблемы которой обозначены цифровыми и буквенно-цифровыми обозначениями (индексами), совокупность их иерархически размещают в разделах, подразделах, рубриках каталога. Публикацию обозначают одним или несколькими индексами, если она касается нескольких проблем. Картотеку с описанием публикации размещают в тех подразделах систематического каталога, которые обозначены на ней соответствующим индексом.

Алфавитный каталог создают по четкой последовательности букв алфавита в зависимости от количества авторов, наличия специального, титульного редактора и др. Первым словом, по которому описывают литературный источник и которое определяет размещение его в каталоге, может быть фамилия или первое слово названия публикации.

При создании каталогов учитывают общие правила индексации публикаций согласно универсальной десятичной классификации (УДК) и библиотечно-библиографической классификации (ББК). Вместе с тем большие библиотеки создают свои варианты указанных систем, с помощью которых отражают в систематических каталогах новые понятия. Эти особенности обобщают в алфавитно-предметном указателе (АПУ), который является ключом к каталогу библиотеки.

Аудитору, ревизору необходимо в процессе поиска изучить весь информационно-поисковый аппарат библиотеки для ускорения поиска необходимой литературы по вопросам, поставленным на решение аудита, ревизии.

Алфавитно-предметный указатель содержит алфавитный перечень понятий, зафиксированных в каталогах, и их индексы, а при системной разработке — всеь тезаурус, в который входит это понятие, с его расчленением и связями. Вместе с тем перечень многих публикаций не помещается полностью в имеющиеся рубрики, поскольку ускорение научно-технического прогресса обусловливает возникновение новых знаний, не предусмотренных при разработке индексов. Поэтому аудитор, ревизор должны владеть активными методами поиска, которые основываются на автоматизированных библиотечно-библиографических системах, созданных на технической базе ЭВМ.

Приступая к составлению списка необходимой литературы, аудитор, ревизор в условиях ручного и автоматизированного поиска должен сформулировать его начальные данные. Прежде всего ему следует просмотреть рубрики систематического каталога в соответствии с темой исследования, а потом найти рубрикации, содержащие необходимую для него информацию. Как видно из содержания идентификационных признаков, для поиска литературных источников по алфавитному или систематическому каталогу аудитору необходимо четко, полно и однозначно сформулировать в запросе поисковый образ документа (ПОД) и правильно библиографически описать его. Поэтому изучение информационно-поискового аппарата библиотек является обязательным атрибутом для аудитора, ревизора.

Изучение практики создания аудиторами, ревизорами собственных справочных фондов позволяет обобщить опыт и предложить форму информационной карточки. Такие карточки составляют на основные законодательные и нормативные акты, методические, инструктивные и другие информационные материалы, используемые в процессе проведения аудита, ревизии. В карточки вносят изменения и дополнения, касающиеся конкретных законодательных актов и нормативно-справочных документов. В них указывают содержание внесенных изменений, орган, который внес изменения, дату и номер регистрации документа. Для создания информационного комфорта карточки располагают в специальной картотеке по правилам построения систематических и алфавитных каталогов. Вместе с тем каждый аудитор, ревизор может создать собственный алфавитно-предметный указатель (АПУ), а если есть соответствующая региональная аудиторская организация, то такая информационная система очень нужна. В частности, информационные документы, используемые при аудите, ревизии, можно группировать в рубриках, принятых для составления справочной литературы по вопросам нормативных документов по финансам, бухгалтерскому учету, финансово-хозяйственному контролю. Такими рубриками могут быть: «Общие вопросы организации и методологии бухгалтерского учета», «Финансовое состояние предприятия», «Учет и аудит использования денежных средств», «Учет и аудит товарно-материальных ценностей», «Учет и аудит использования труда и заработной платы», «Учет и аудит производства продукции (работ, услуг), затрат производства, калькуляции себестоимости изделий» и др. Возможны также другие группировки информационных карточек, что обусловлено профессиональными потребностями аудитора, ревизора. Наиболее эффективно размещение информационных карточек в базах данных АСОИ.

Следовательно, использование классификаторов технико-экономической и нормативно-правовой информации в финансово-хозяйственном контроле и аудите позволяет в условиях АСОИ автоматизировать поиск и декодирование объектов исследования, что, в свою очередь, сокращает сроки контрольно-аудиторского процесса и повышает его влияние на результаты, деятельности предприятия.