Учебное пособие

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления

Раздел: Бизнес, финансы

В современном динамичном мире менеджеры тратят от 50 до 90% своего рабочего времени на коммуникации, связующие процессы, сопряженные с обработкой информации*. Более того, некоторые известные авторы в области менеджмента, например Г.Минцберг, вообще представляют руководителя как систему обработки информации**.

Мы тоже полагаем, что управление имеет информационную природу, по крайней мере в той его части, которая касается отношений между людьми. Трудно представить какой-либо вид деятельности менеджера, не связанный с получением, хранением или генерацией информации. Названные фундаментальные проблемы рассматриваются в курсе «теория управления» (разделы «Информационная природа управления» и «Кибернетические методы в управлении»), поэтому здесь мы не будл;м их подробно анализировать — данное учебное пособие посвящено делопроизводству.

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отсчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире. Решение проблем управления документацией в современный период прошло в развитых странах два основных этапа*. Первый этап — 1970—1980 гг. В это время большинство авторов считали, что традиционные методы работы с документами устарели, что бумажные документы будут вытеснены документами на электронных носителях. Публикации шли под девизом «управление в XX веке». Однако в середине 80-х годов выясняется, что, несмотря на обилие компьютеров, «бумажный» поток увеличивается, и делается вывод, что сосуществование традиционного делопроизводства с обработкой информации на ЭВМ будет весьма продолжительным. В США, например, рекомендуется сохранять на неопределенный срок письменный бумажный документ наряду с машинным носителем.

Итак, сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.

Предлагаемое учебное пособие — результат изучения и обобщения существующей практики работы с документами, того нового, что есть в этой области в России и за рубежом. Мы использовали исследования известных авторов в области делопроизводства — Т.Н.Бондаревой, П.В.Веселова, М.Т.Лихачева, А.Н.Соковой, а также Типовую инструкцию по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской Федерации, подготовленную Комитетом по делам архивов и утвержденную решением Правительства РФ от 24.06.92 № Ш8-р, разработанный архивными службами материал «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения». «Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», Закон «Об обращении граждан к депутатам, должностным лицам государственных органов, органов местного управления, руководителям предприятий и организаций в Новосибирской области» от 09.06.95 и др., а также материалы собственных исследований и разработок.

Настоящее пособие содержит методический материал по двум неразрывно связанным элементам механизма управления: первый — это сами документы, второй — делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу. В пособии приводятся развернутые характеристики основных нормативов в этой области, рассматриваются ГОСТы по документам и классификаторы, необходимые управленческому персоналу для правильной ориентировки и оперативного нахождения справочной информации.

Основное внимание в учебном пособии уделяется подготовке и оформлению организационно-распорядительных документов как базовому процессу в реализации всех управленческих функций. Освоение унифицированных приемов и методов написания деловых писем в сочетании с другими навыками документирования окажет прямую помощь работникам управления в этом трудоемком деле.

Учебное пособие «Курс делопроизводства» включает в себя девять тем:

1)         «Основные требования к оформлению управленческих документов»;

2)         «Современное деловое письмо»;

3)         «Документирование организационно-распорядительной деятельности»;

4)         «Документирование деятельности коллегиальных органов»;

5)         Документирование информационно-справочных материалов»;

6)        «Требования к оформлению документов по личному составу»;

7)         «Ведение делопроизводства по письменным и устным обращениям граждан»;

8)         «Организация работы с документами»;

9)         «Некоторые рекомендации по составлению текстов служебных документов».

В конце каждой темы для закрепления изучаемого материала предлагаются практические задания, прилагаются образцы оформления документов. Этот материал нам представляется особенно важным для самостоятельного изучения курса практическими менеджерами, секретарями-референтами, слушателями факультетов и курсов повышения квалификации, студентами-заочниками. Мы обращаем внимание преподавателей, применяющих данное учебное пособие в своей работе, что для формирования у студентов умений и навыков в области делопроизводства им необходимо выполнить все задания, приведенные в конце каждой темы, и использовать приложения.

 Основной материал учебного пособия в течение четырех лет применялся авторами и их коллегами по работе при чтении курсов «Делопроизводство и корреспонденция», «Организация управленческого труда, делопроизводство и корреспонденция» на дневных и заочных факультетах в Новосибирском институте народного хозяйства, курса «Документационное обеспечение управления» в Сибирской академии государственной службы, на различных курсах подготовки и повышения квалификации работников управления начиная с секретарей-референтов и кончая руководителями крупных предприятий, главами администраций городов и районов Сибири и Дальнего Востока.

В настоящее учебное пособие не включены разделы по некоторым специальным видам делопроизводства, таким как хозяйственно-договорная, претензионная и учетно-финансовая деятельность, которые обычно входят составными частями в соответствующие учебные курсы. Наряду же с вопросами общего делопроизводства большое внимание уделяется делопроизводству в органах государственного и регионального управления. Данное обстоятельство определяется тем, что авторы продолжительное время работали, а один из них и сейчас работает в этих органах.