Учебное пособие

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления

Раздел: Бизнес, финансы

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 19,05.97    № 15 г. Новосибирск

О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха для детей

Согласно поручения главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 1997 г., мною 13 мая с.г. был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода,

Вес жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однакр^в карпу-ре № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте. \   Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.

Зав. районо    Подпись        Н.И.Пирогова

Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.)* или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Приведем образцы оформления объяснительных записок:

Директору центра «Кадры» Иванову Н.И.

Объяснительная записка 10.04.97 № 34

О срыве занятий в группе секретарей-референтов

09.04.97 на занятия по делопроизводству пришло только трое слушателей из состава группы 19 человек.

В результате этого занятия пришлось отменить.

Преподаватель

Там же.

Подпись        Г.И.Григорьева

Наименование организации Производственный отдел

Генеральному директору

объединения

Зуеву А.А.

Объяснительная записка 12.01.97   №46

Сводный отчет об установке оборудования для производства аммиака за 1996 г. не был представлен в указанный срок" в связи с отсутствием подтверждения от трех цехов.

Начальник отдела     Подпись        Ю.П.Елкин

Начальнику шахты Матвееву К.Е.

Производственное объединение по добыче железной руды «Крыммермет» шахта «Юзовская»

Объяснительная записка 24.01.97 № 87

О нарушении производственной дисциплины

11 января 1997 г. во второй смене во время моего дежурства был разорван силовой кабель, питающий освещение штреков.

Вследствие плохой закрепленности передвижной установки МА-45 произошел ее отрыв от несущей конструкции и наезд на кабель, что привело к разрыву. Ответственный за технику безопасности при эксплуатации передвижной установки — рабочий Егоров С. К.

Егоров С.К. ранее также нарушал правила техники безопасности, за что имел взыскания.

Считаю необходимым принять строгие меры дисциплинарного воздействия к Егорову С.К,

Подпись

П.Г.Потапов

Горный мастер