Учебное пособие

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления

Раздел: Бизнес, финансы

Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми. Например, сокращенно записываются название единиц измерения (при цифрах):

метр — м      

миллиметр — мм

килограмм — кг       

грамм — г ,

центнер — ц

тонна — т

гектар — га   

атмосфера — атм

ампер — А    

секунда — с

Существуют и другие общепринятые сокращения:

область — обл. город — г. (при названии) миллион — млн тысяча — тыс. копейка — к., коп. село — с. (при названии) поселок — пос. прочее — пр. пункт — п. то есть — т.е.

район — р-н (при названии)

год, годы - г., гг. (при цифрах)

миллиард — млрд

рубль — р., руб.

другой (другие) — др.

дом — д.

и тому подобному — и т.п.

смотри — см.

железнодорожный — ж.д.

и так далее — и т.д.

Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций. Некоторые из них первым буквам полного наименования (буквенные аббревиатуры), например МГУ (Московский государственный университет); 2) по слоговому принципу, например Минздрав (Министерство здравоохранения); 3) по смешанному принципу, например Гипрохолод (Государственный институт по проектированию холодильников, фабрик мороженного, заводов сухого и водного льда и жидкой углекислоты). При этом буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. Исключение составляют слово ГЭС и подобные, которые не склоняются.

Сокращенная запись слов полностью отвечает стремлению уместить максимальное количество информации в минимальном объеме текста. Но сокращенные написания должны быть понятны читающему, например, сокращения «бук.», «бух.» известны только специалистам («бук.» — буксир, «бух.» — бухта). Однако документ, в котором употреблено слово в сокращенном виде, может быть предназначен для очень широкого круга лиц. В этом случае сокращение должно быть заменено полным написанием. Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращениями как бы снижает официальный тон документа.

Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово «район» и «р.», и «р-н». Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.

В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, «Иванов В.В.» или «В.В. Иванов», она и в дальнейшем должна писаться так же.