Учебное пособие

Документационное обеспечение управления

Раздел: Бизнес, финансы

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами От лат. requisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму.

Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

С 1 января 1991 г. и по настоящее время введен стандарт на организационно-распорядительную документацию ГОСТ 6.38-90, который применяется при оформлении организационной, распорядительной и исполнительной деятельности органов государственной власти и управления, а также подведомственных им предприятий и организаций. В этом стандарте определен 31 реквизит (расположение их показано на схемах в прил. 1 и 2).

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма — наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

Оформление организационно-распорядительных документов

В процессе подготовки и оформления документа, состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.

Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках двух видов: бланке служебного письма и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они на бумаге форматов A3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

Оформление реквизитов распорядительных документов

1.         Изображение Государственного герба. Это изображение помещается на верхнем поле распорядительных документов и писем.

2.         Эмблема организации. Оформляется ниже государственного герба также на верхнем поле документа.

3.         Изображение наград. Этот реквизит не отменен, но в настоящее время в документах не применяется.

4.         Код организации по Российскому классификатору предприятий и организаций. Оформляется в виде цифр в правой верхней части первой страницы документа (если такой код присвоен).

5.         Код документа по Российскому классификатору управленческой документации. Оформляется также в виде цифр в правой верхней части документа (если это необходимо).

 6.        Наименование министерства или вышестоящего ведомства. Помещается в верхней части документа на бланках государственных предприятий, имеющих ведомственное подчинение.

7.         Наименование организации — автора документа. Указывается в точном соответствии с приведенным в Положении о данной организации.

8.         Наименование структурного подразделения. Помещается ниже наименования организации в том случае, когда документы издают структурные подразделения организаций.

9.         Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер факса, номер телефона, номер счета в банке. Проставляются ниже наименования организации.  Например: 630011, г. Новосибирск, ул. Кирова, д. 76, тел. 66-12-72, факс 66-01-12, р/с №        

10.       Название вида документа. Название документа должно соответствовать содержанию документируемого управленческого действия.

11.       Дата. Оформляется арабскими цифрами в день подписания, издания документа, проведения совещания, коллегии, отправления или получения документа. Например: 06.01.97. Допускается вначале указывать год, затем месяц и день месяца,  например: 97.01.29. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформ-лен/ия дат, например: 30 января 1997 года.

12.       Индекс. Индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера (с начала календарного года), который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и др.). На документах, составляемых совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

13.       Ссылка на индекс и дату входящего документа. Включает индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.

14.       Место составления или издания документа. На всех документах, кроме служебного письма, указывается местонахождение предприятия, которое создает документ. Например:?. Новосибирскими: Новосибирская область, с. Довольное.

15.       Гриф ограничения доступа к документу. Помещается в правой стороне верхней части первой страницы документа. Если указан гриф «Для служебного пользования», этим документом можно пользоваться только на работе. Учет таких документов ведется отдельно от других. Если указан гриф «Секретно», с этим документом может работать только определенный круг работников, имеющих специальный допуск. Работа с секретными документами ведется по отдельной инструкции, с которой знакомы все работники, имеющие допуск к работе с этой группой документов.

16. Адресат. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например:

Министерство культуры

Российской Федерации

Управление делами

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном. Например:

Министерство общего и профессионального образования Российской Федерации

Управление делами

Ведущему специалисту Петрову А.И.

При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности и адресата. Например:

Генеральному директору объединения «Агропром»

Иванову И.И.

При адресовании документа в несколько однородных организаций их следует указывать обобщенно. Например:

Главам райгорадминистраций области

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам. Например:

Редакция журнала «Новый мир»

103806, ГСП, г. Москва, К-6, Малый Путинковский пер., ½

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа обязательно подписывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, и на каждом экземпляре документа указывается только один адресат.

Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не ставят.

При адресовании документа частному лицу вначале указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:

630102, г.. Новосибирск,

ул. Мира, 11, кв. 12

Гуляеву А.Н.

17. Гриф утверждения документа. Гриф утверждения документа оформляется в правой верхней части первой страницы документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

УТВЕРЖДАЮ

Зам. главы администрации А.А.Иванова

Подпись

199    г.

При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают наименование организации, например:

УТВЕРЖДАЮ

Министр общего и

профессионального образования

              В.Г.Дякин

Подпись

199    г.

Если документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия документа в предложном падеже, его даты и номера, например:     

УТВЕРЖДЕНО

Приказом директора училища'      20.02.97 № 34

или

УТВЕРЖДЕНО

Протоколом собрания

коллектива училища

16.03.97 № 3

18.       Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения, постановления и т.п., зафиксированного в документе. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, лицо, названное в резолюции первым, является исполнителем. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора резолюции и дата.

19.       Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа, например: приказ (о чем?) «Об итогах работы за первое полугодие 1997 года»; протокол (чего?) «Заседания педагогического совета».

Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А5.

20.       Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя, если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе.

21.       Текст. Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, это может быть свободный текст, а также комбинация разных форм. Если сплошной текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В распорядительных документах принята форма изложения текста от первого лица единственного числа («постановляю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказывали», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности (положениях, инструкциях), а также содержащих описание или оценку фактов (актах, справках), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав управления входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить»), от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»), от третьего лица единственного числа («администрация не возражает», «комитет по экономике считает возможным»),

22.       Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:

Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например:

Приложение

к постановлению

администрации области

10.01.97 № 30

23.       Подпись. В состав этого реквизита входят наименование дол

жности лица, подписывающего документ (полное, если документ

оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформлен

ном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Например:

Директор проектно-конструкторского

и технологического института

автоматизированных систем

управления    Подпись

Н.А.Сергеев

или

Директор института Подпись       Н.А.Сергеев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Подпись Подпись

В.В.Волков В.М.Семенова

Директор завода Главный бухгалтер

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например:

Заместитель министра связи РФ

Заместитель министра транспорта РФ

 Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

Примечание. В реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования» должны указываться фактическая должность лица, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы, фамилия. Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

25. Визы. При визировании документа кроме личной подписи приводят ее расшифровку и ставят дату. При необходимости указывают должность визирующего. Например:

1.

(Кирсанова)

Подпись 20.01.97

Подпись   А.А.Петров          Подпись       А.В.Смирнов

24. Гриф согласования. Состоит из слова «СОГЛАСОВАНО»,

наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник управления

начального профессионального

образования Министерства общего

и профессионального образования

            Е. Я. Бутко

Подпись

12.03.97

Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания .    .      .

педагогического совета 10.02.97. №5

или СОГЛАСОВАНО

Письмо Главархива РФ 10,02,97 № 01-4/270

2. Председатель комитета

по начальному профессиональному

образованию

            Я.Я.Боргено

Подпись

02,02.97

В служебных письмах визируется экземпляр, который остается в деле организации. В приказах, распоряжениях, постановлениях визируется первый экземпляр (подлинник).

26. Печать. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Например:

Начальник управления

М.П.                   Г.В.Сидоров

Подпись

27. Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Например:

Верно

А.С.Смирнов

Инженер отдела кадров

Подпись

10.02.97

При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

28.       Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона.

Располагаются на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

Аксенов 22-50-32

29.       Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Эта отметка должна включать следующие данные:

краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер;

слова «Вдело»;

номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

30.       Отметка о переносе данных на машинный носитель. Включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, и дату переноса.

31.       Отметка о поступлении документа. Располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации — получателя документа, дату поступления документа, его индекс.

Требования к организационно-распорядительным документам изготавливаемым с помощью печатных устройств

Текст документов на бланках формата А4 печатается через полтора межстрочных-интервала, на бланках формата А5 — через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения», «гриф согласования» отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами. Например:

СОГЛАСОВАНО

[1,5]

Руководитель организации

[1-2]

Л.И.Петров

Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя тремя межстрочными интервалами.

Название вида документа печатают прописными буквами.

Расшифровку подписи в реквизите «подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

При печатании документов используют восемь стандартных положений табулятора:

0          — от границы левого поля для печатания реквизитов «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложения», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»», наименования должности в реквизитах «подпись» и «гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ*, «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го и 5-го положений табулятора.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст — через один межстрочный интервал.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.

Требования к бланкам организационно-распорядительных документов

Состав реквизитов и порядок их расположения на бланке установлены ГОСТом 6.38-90.

Бланки могут быть двух видов: бланк для писем и общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов. Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если этих документов создается более 200 в год.

Установлено два формата бланков — А4 и А5 по ГОСТ 9327. Бланки каждого вида изготовляют на основе углового или продольного расположения реквизитов. Расположение реквизитов на бланках и их размеры приведены в прил. 1.1 и 1.2.

На бланках документов реквизиты заголовочной части располагают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита удалены от границ площади) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом.

Изображение государственного герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организаций, а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм.

Наименование организации (полное, сокращенное или аббревиатура), вышестоящих органов, а также структурного подразделения должно соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами. Наименование структурного подразделения допускает печатать и типографским, и машинописным способом.

В качестве эмблемы организации должен использоваться товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном порядке. Изображение эмблемы следует располагать на уровне наименования организации.

На бланках для писем указывают следующие реквизиты: «индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке», «дату», «индекс», «ссылку на индекс и дату входящего документа», «код письма по ОКУД», «код организации по ОКПО».

При оформлении организационно-распорядительных документов на общих бланках указывают следующие реквизиты: «дату», «индекс», «место составления или издания», «код организации по ОКПО».

При печатании бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Для оформления реквизита «наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6 до 24 кегля.

Бланки документов должны иметь поля: левое — 20 мм, верхнее — не менее 10 мм, правое и нижнее — не менее 8 мм.

Печатать бланки документов следует на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии.

При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в которые вносится машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машин.

Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов, наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.

При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Организационно-распорядительные документы ОРД - это документы, функционирующие в сфере управления.

С помощью них определяются функции и права органа управления, устанавливается структура и штаты подразделений, контролируют подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т. д.

Термины:

бланки документов

порядок составления документов

распорядительный документ

оформление документов

регистрация организационно-распорядительных документов

организационно-распорядительные документы

обработка входящих и исходящих документов