Учебное пособие

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления

Раздел: Бизнес, финансы

В последнее время заметно увеличился объем международной переписки предприятий и организаций. В каждой стране письма оформляются в соответствии с установленными в данной стране правилами. Стиль текстов писем приближен к формально-логическому. Приведем примеры текстов писем, составленных как в России, так и в других странах.

Господа,

Очень благодарны за Ваш запрос от 10 июня и высоко ценим возможность обеспечить нужды Вашей новой многообещающей организации.

Нам очень хотелось незамедлительно помочь Вам. Однако прежде необходимо получше познакомиться с Вашей организацией. Нам будет легче сделать это, если представите копию документа о Вашем нынешнем финансовом положении.

Если будете так любезны и вышлите необходимую информацию, сделаем все возможное для того, чтобы Ваш запрос о кредите был вновь рассмотрен как можно быстрее.

Искрение  Ваши

Уважаемые господа.

Благодарим за Ваши замечания и предложения, которые сделали по нашему проекту контракта на строительство автосборочного цеха.

Хотели бы отмстить, что в соответствии с нашим контрактом на строительство *под ключ» автосборочного завода подрядчик берет на себя всю ответственность за организацию и выполнение всех строительных работ.

Строительные работы будут выполняться российскими специалистами, а также местными фирмами, которые будут наняты на условиях субподрядчика. Работы, выполняемые этими фирмами, будут контролироваться компетентными российскими специалистами, стоимость услуг которых включена в цену контракта. Мы уже ознакомились с указанными фирмами и считаем, что они обладают достаточным опытом, квалификацией и возможностями для выполнения работ, которые мы собираемся им поручить.

В связи с вышеизложенным просим Вас рассмотреть настоящее письмо и, если контракт представляет для Вас интерес, телеграфировать нам о Вашей готовности подписать его.

С уважением

Уважаемые господа,

Получили Ваше письмо от 30 мая с.г., в котором предъявляете нам претензию в связи с задержкой пуска станции в эксплуатацию и требуете уплату неустойки.

В связи с этим хотели бы напомнить Вам следующее.

В соответствии с контрактом Вы обязаны были передать нам площадку под строительство в течение одного месяца с даты подписания контракта. Однако Вы задержали передачу площадки на 3 месяца, что задержало начало выполнения строительных работ.

Кроме того, в ходе выполнения контракта в связи с неоднократным нарушением Вами контрактных обязательств возникли серьезные трудности.

Несмотря на то, что к настоящему моменту прошло только 3 месяца с даты истечения контрактного срока, станция готова к приемным испытаниям.

Учитывая вышеизложенное, считаем Вашу претензию необоснованной и просим отозвать ее.

С уважением

Уважаемые господа,

В соответствии с контрактом №..., подписанным между... 12 декабря 19.. г., поставка оборудования для расширения первой очереди завода начинается в ноябре текущего года. Чтобы избежать простоя вагонов и задержки с перегрузкой оборудования на станции, просим подготовить соответствующие площадки для перегрузки оборудования в... вагоны.

В соответствии с графиком поставки оборудования и его монтажа в первую очередь будут поставлены негабаритные тяжеловесные технологические металлоконструкции.

Поставку конверторов предлагаем осуществить морем на специальных баржах, так как значительная негабаритность указанного оборудования не позволяет транспортировать его по железной дороге.

Просим сообщить о принимаемых мерах по обеспечению своевременной поставки оборудования на площадку завода.

С уважением

Уважаемые господа.

В соответствии с контрактом №... поставка оборудования для строительства завода минеральных удобрений должна быть осуществлена тремя партиями.

Первые две партии оборудования были доставлены в сроки, оговоренные контрактом, и Вы остались довольны его техническим характером.

Однако по вине изготовителя, который не изготовил оборудование в срок, и в связи с трудностями в обеспечении транспортных средств произошла задержка в поставке третьей партии оборудования. Вместо 10 сентября оборудование прибыло в порт погрузки 20 ноября.

К этому времени срок действия вышеуказанного контракта истек. Срок действия аккредитива на оплату последней, третьей, партии оборудования закончился, поэтому мы убедительно просим продлить срок действия аккредитива до января 19.. г. пли подтвердить оплату счетов, которые будут выставлены инкассо.

С уважением

Уважаемые господа.

В своем письме от 23 января с.г. Вы предложили нам услуги по размещению рекламы наших клиентов в журналах, издающихся во Франции.

Наши клиенты заинтересовались этим предложением и были бы рады получить полную информацию о журналах, в которых Вы намерены помещать их рекламу. В частности, они хотят знать круг их читателей, тираж и расценки на публикацию одноразовых рекламных объявлений.

Будем признательны за скорый ответ.

С уважением

Уважаемые господа.

В снязи с запросом и в подтверждение беседы с Вашим представителем господином... сообщаем, что мы могли бы направить по Вашей просьбе группу высококвалифицированных специалистов для оказания технического содействия в сооружении завода тяжелого машиностроения и подготовке оборудования цехов этого завода к наладке и пуску в эксплуатацию. Так как строительные и монтажные работы должны полностью соответствовать проектам поставщика, мы могли бы включить в эту группу специалистов авторского надзора.

Основные условия, на которых мы обычно направляем специалистов за рубеж, следующие.

Вы. должны возместить нам расходы по: месячным ставкам в долларах США; подъемным пособиям для каждого специалиста; стоимости проезда специалистов и членов их семей туда и обратно самолетом по нормам туристического класса; страхованию специалистов в... от производственного риска и несчастных случаев.

Количество направляемых нами специалистов будет зависеть от объема работ. Сроки пребывания их в Вашей стране подлежат согласованию во время переговоров.

С уважением

Уважаемые господа.

Получили Ваше письмо от 2 марта с.г. с просьбой поставить оборудование для...

Рассмотрев просьбу, сообщаем, что готовы провести переговоры по данному вопросу. Одновременно хотели бы обратить Ваше внимание на то, что наш завод осуществляет продажу лицензий на передачу «ноу-хау», которые сопутствуют поставкам комплектного оборудования.

Эта форма сотрудничества, как Вы знаете, широко практикуется во всем мире. В договоре на передачу «ноу-хау» гарантируем получение лицензиатом дополнительной прибыли и выпуск продукции высокого качества в соответствии с техническими спецификациями.

Если Вас заинтересует наше предложение, мы подготовим материалы для патентования (описание, чертежи) оборудования с учетом требований Вашего патентного ведомства.

С уважением

Уважаемые господа.

Ссылаясь на переговоры, проходившие в... в июле с.г. между Вашим представителем г-ном... и коммерческим директором фирмы... г-ном,.., с удовольствием подтверждаем, что готовы действовать в качестве агентов по продаже Вашего оборудования в нашей стране.

Прежде чем вышлете нам проект агентского соглашения, хотели бы еще раз изложить основные моменты соглашения, достигнутого в..., а именно:

1)         обязуемся выступать в качестве агентов с монопольным правом продажи Вашего оборудования в течение трех лет с даты подписания соглашения;

2)         будем получать комиссионное вознаграждение в размере..,% всех продаж Вашего оборудования на оговоренной территории;

3)         Вы вышлете нам первую партию Вашего оборудования на консигнацию сроком на 12 месяцев и представите рекламный материал (брошюры, каталоги, образцы, рабочие модели, фильмы) для организации рекламной кампании. Со своей стороны мы откроем демонстрационные залы в... и поместим рекламные материалы в наших журналах;

4)         обязуемся представлять квартальные отчеты о продаже оборудования. Оплата за проданное оборудование будет производиться каждый квартал по безотзывному аккредитиву против наших счетов.

Надеемся, что соглашение будет взаимовыгодным и откроет пути к дальнейшему сотрудничеству.

С уважением

Уважаемые господа.

Сообщаем Вам, что... промышленности объявило торги на строительство... комплекса в...

Торги объявлены на выполнение проектных работ, строительство комплекса и подготовку местных кадров для эксплуатации предприятия.

Вы, безусловно, знаете, что реализация таких крупномасштабных проектов связана с решением целого круга технических, организационных и финансовых вопросов и осуществляется успешно, если фирмы выполняют работу совместно.

В связи с этим мы предлагаем Вам рассмотреть вопрос о совместном участии в вышеуказанных торгах.

Если данное предложение заинтересует Вас, мы готовы подготовить проект соглашения о создании консорциума и провести переговоры о его подписании в удобное для Вас время. Одновременно мы сможем обсудить вопросы, связанные с подготовкой общего тендерного предложения и привлечением местной агентской фирмы для оказания нам содействия во время торгов. Окончательный срок представления предложения — ... с.г. Тендерная документация будет Вам направлена по получении Вашего согласия.

С уважением

Уважаемый заказчик.

Благодарим Вас за заказ от...

Указанные товары будут доставлены приблизительно... Ценим Ваше сотрудничество.

Искренне Ваши

Глава Администрации