* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -М.: Госстандарт России, 1998, с.2.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного до­кумента.

Для многих документов число реквизитов строго огра­ничено.

Для ряда документов число и состав реквизитов уста­новлены законодательными и нормативными актами.

Но в лю­бом случае, как следует из определения, информация, зафикси­рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь­ко тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности челове­ка любым удобным способом на специальном материале.

 Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем са­мым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени.

Они затраги­вают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машино­писные) и на машинных носителях, научные, технические, лич­ные и официальные и др.

Документ — это облечённый в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определённого значения.

Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»:

    Документ — это материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документацией.

Классификация документов

    По назначению:

        организационные документы (устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание, структура и штатная численность);

        распорядительные документы (приказ, выписка из приказа, распоряжение, указание, постановление, решение);

        информационно-справочные документы (акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, письмо, справка);

        учётно-расчетные (бухгалтерские) документы (платёжное поручение, счёт-фактура, накладная, акт и т. п.);

        нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как стандарты, нормы, правила, своды правил, регламенты и другие подобные документы;

        иные.

    По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.);

По способу изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал);

    По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идеографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные;

    По способу представления — электронный, на бумажных носителях;

    По месту издания — внутренние, внешние;

    По направлению отправки — входящие, исходящие;

    По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные;

    По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые;

    По уровню секретности — несекретные, секретные, с разным уровнем секретности, конфиденциальные и т. д.

 Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению, создаваемому на предприятии документами, позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, а также обеспечить подотчётность всех заинтересованных лиц.

По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и т. п.

К содержанию книги:   Организация и технологии документационного обеспечения управления

Смотрите также:

  Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Секретарское дело