Бухгалтерия

Постатейный комментарий к Федеральному закону "О бухгалтерском учете"

Раздел: Право, бизнес, финансы

     1. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры

бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых

в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но

не менее пяти лет.

     2. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной

политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием

сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после

года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности

в последний раз.

     3. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров

бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

     Комментарий к статье 17

     Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы

подлежат обязательной передаче в архив.

     Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы

до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных

помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных

главным бухгалтером.

     Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах

или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

     Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся

к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке

и сопровождаются справкой для архива.

     Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним

документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

     Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться

непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

     Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских

отчетов и балансов в архиве организации определен согласно решению центральной

экспертно-проверочной комиссии при Росархиве и Центральной экспертной комиссией

Госналогслужбы Российской Федерации от 27 июня 1996 года (см. с. 137-140).

     Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов

и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер

организации.

     Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов

и балансов из бухгалтерии и из архива организации работникам других структурных

подразделений организации, как правило, не допускается, а в отдельных случаях

может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

     Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов

и балансов у организаций может производиться только органами дознания, предварительного

следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в

соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие

оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему

должностному лицу организации.

     С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие,

соответствующие должностные лица организации могут снять копии с изымаемых

документов с указанием оснований и даты их изъятия.

     Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные

и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих

изъятие, соответствующие должностные лица организации могут дооформить эти

тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить

своей подписью, печатью).

     В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации

назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

     В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители

следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

     Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем

организации.