Бухгалтерия

Постатейный комментарий к Федеральному закону "О бухгалтерском учете"

Раздел: Право, бизнес, финансы

     1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться

оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами,

на основании которых ведется бухгалтерский учет.

     2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены

по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации,

а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать

следующие обязательные реквизиты:

     а) наименование документа;

     б) дату составления документа;

     в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

     г) содержание хозяйственной операции;

     д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

     е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной

операции и правильность ее оформления;

     ж) личные подписи указанных лиц.

     3. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов,

утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

     Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами,

подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными

ими на то лицами.

     4. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения

операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее

окончания.

     Своевременное и надлежащее оформление первичных учетных документов, передачу

их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность

содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти

документы.

     5. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по

согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено

подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения

исправлений.

     6. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных

операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные

документы.

     7. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных

и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять

за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников

хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль

в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

     8. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания,

предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и

налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством

Российской Федерации.

     Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения

и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять

с них копии с указанием основания и даты изъятия.

     Комментарий к статье 9

     1. Начальной стадией регистрации хозяйственных операций в организации

является первичный учет. Объектами первичного учета являются все те операции,

которые тем или иным образом оказывают воздействие на изменение средств организации

и источники их формирования - расчеты с поставщиками и подрядчиками, покупателями,

приобретение и заготовление материалов и др. В соответствии с общими принципами

бухгалтерского учета каждая хозяйственная операция должна быть зафиксирована

непосредственно в момент ее совершения, а если это невозможно осуществить,

то непосредственно после ее окончания. Фиксация существа хозяйственной операции

осуществляется посредством составления документа. Документ - письменное свидетельство,

доказательство какого-либо действия. Первичный документ - бухгалтерский документ,

составленный в момент совершения хозяйственной операции, подтверждающий факт

ее совершения, раскрывающий ее содержание и юридически закрепляющий факт ее

совершения.

     2. Процесс создания документов, достоверность и своевременность их передачи

для отражения в бухгалтерском учете организации должны проводиться в соответствии

с утвержденным графиком документооборота. В Российской Федерации применяются

типовые межведомственные формы первичной учетной документации.

     Типовые бланки учетных документов содержат реквизиты, представляющие

собой показатели для заполнения данными конкретной свершившейся хозяйственной

операции. В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в

Российской Федерации от 26 декабря 1994 г. N 170 (в ред. приказов Минфина

РФ от 19.12.95 N 130, от 28.11.96 N 101) первичные документы, в том числе

на бумажных и машиночитаемых носителях информации, должны содержать следующие

обязательные реквизиты:

     наименование документа (формы), код формы;

     дату составления;

     содержание хозяйственной операции;

     измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

     наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной

операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

     В зависимости от характера операции, требования нормативных актов и технологии

обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные

реквизиты.

     3. Для организации первичного учета в организации следует определить

круг лиц, имеющих право на составление первичных документов. Для определения

круга лиц, имеющих право на составление первичных документов, используют должностные

инструкции и сложившуюся технологию обработки документации в бухгалтерии организации.

     Первичные документы по учету денежных средств могут подписываться только

руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, которым приказом

предоставлены такие полномочия. В денежных документах не допускаются исправления,

подчитки, помарки. Такой документ считается недействительным и не подлежит

исполнению. Для других документов таких строгих ограничений не установлено.

Но любые исправления должны быть заверены лицами, ответственными за составление

конкретного документа с указанием конкретной даты внесения исправлений.

     4. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции.

Они должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило,

в момент совершения операции.

     Первичные документы создаются на бланках типовых межведомственных форм,

разработанных и утвержденных ЦСУ СССР, а также на бланках специализированных

форм, разрабатываемых и утверждаемых министерствами и ведомствами.

     Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

     В отдельных случаях, при наличии соответствующих технических средств,

допускается создавать первичные документы на машиночитаемых носителях информации.

При этом должны соблюдаться руководящие указания о придании юридической силы

документам на магнитной ленте и бумажном носителе, создаваемым средствами

вычислительной техники.

     Первичные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие

обязательные реквизиты:

     а) наименование документа (формы), код формы;

     б) дату составления;

     в) содержание хозяйственной операции;

     г) измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном

выражении);

     д) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной

операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

     В необходимых случаях в первичном документе могут быть приведены дополнительные

реквизиты: номер документа, название и адрес предприятия, учреждения, основание

для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, другие

дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных

операций.

     В условиях автоматизации бухгалтерского учета реквизиты первичных документов

могут быть зафиксированы в виде кодов.

     Записи в первичных документах должны производиться чернилами, пастой

шариковых ручек, при помощи пишущих машинок, средств механизации и другими

средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного

для их хранения в архиве.

     Запрещается использовать для записей простой карандаш.

     Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

     В организации руководителем утверждается по согласованию с главным бухгалтером

перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов. Количество лиц,

имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих

материальных ценностей, должно быть ограничено.

     Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов,

могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно

идентифицировать подпись соответствующего лица.

     Дополнительные требования к порядку создания первичных документов, фиксирующих

факты совершения кассовых операций, операций с товарно-материальными ценностями,

кредитных и расчетных обязательств, определяются нормативными актами.

     Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной

проверке. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления

документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных

операций, логическая увязка отдельных показателей).

     Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую

возможность их повторного использования: при ручной обработке - дату записи

в учетный регистр.

     Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам,

а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы,

подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или

"Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

     5. В соответствии с Порядком ведения кассовых операций, утвержденных

Центральным банком России от 4 октября 1993 года N 18, приходные кассовые

ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы

должны заполняться четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на

машине (пишущей или вычислительной) и подчистки, помарки и исправления в этих

документах не допускаются.

     В кассовой книге допускаются исправления, которые должны быть в обязательном

порядке оговорены и заверены подписями кассира и главного бухгалтера. В кассовой

книге не допускаются подчистки.

     6. Для систематизации однородных хозяйственных операций используют сводные

документы, в которые заносят показатели сгруппированных хозяйственных операций.

     7. Порядок изъятия документов регламентируется Инструкцией о порядке

изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов,

свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных

объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан,

утвержденной письмом Министерства финансов РСФСР от 26 июля 1991 г. N 16/176,

согласно которой изъятие документов представляет собой административно-правовую

меру воздействия, состоящую в принудительном лишении министерств, ведомств,

учреждений, организаций, предприятий вне зависимости от организационно-правовой

формы и основанных на любых формах собственности возможности пользоваться

и распоряжаться указанными документами.

     В объем и состав документов, подлежащих изъятию у предприятий, учреждений,

организаций и граждан, включаются:

     первичные документы, денежные документы, планы, сметы, декларации и иные

документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и других обязательных

платежей в бюджет, а также другие справочные материалы и расчеты, за исключением

документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, определенную

в установленном законодательством порядке.

     Изъятие документов у предприятий, учреждений, организаций и граждан производится

на основании письменного мотивированного постановления должностного лица Государственной

налоговой инспекции, которое производит проверку. Постановление о производстве

изъятия оформляется на бланке установленной формы.

     Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц предприятия,

учреждения, организации и граждан, у которых производится изъятие документов,

при этом они имеют право делать заявления по поводу этих действий, подлежащие

занесению в Протокол изъятия.

     Перед производством изъятия документов должностное лицо Государственной

налоговой инспекции определяет перечень необходимых документов, подлежащих

изъятию, и устанавливает место их нахождения или хранения.

     При производстве изъятия документов должностным лицом Государственной

налоговой инспекции предъявляется руководителям предприятия, учреждения, организации

и гражданам Постановление о производстве изъятия документов, а в случаях отказа

в их добровольной выдаче документы изымаются должностным лицом Государственной

налоговой инспекции с участием представителей органов внутренних дел.

     Должностное лицо Государственной налоговой инспекции, производящее изъятие

документов, подвергает тщательному осмотру подлежащие изъятию документы в

местах их хранения, а в случае непригодности к их дальнейшему осмотру недооформленные

тома документов (неподшитые, непронумерованные и т. д.) в его присутствии

дооформляются должностными лицами предприятия, учреждения, организации и гражданами

в соответствии с требованиями Положения о документах и документообороте в

бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР от 29.07.83 N 105).

     При этом должностным лицом Государственной налоговой инспекции, производящим

изъятие документов, одновременно составляется специальная опись изъятых документов

и производится фиксация их содержания, а в необходимых случаях оформляются

копии изъятых документов, о чем указывается в Протоколе изъятия, который составляется

по установленной форме.

     В случае пропажи или гибели документов на предприятии, учреждении и организации

по предложению должностного лица Государственной налоговой инспекции, производящего

изъятие документов, руководитель предприятия, учреждения, организации приказом

(письменным или устным распоряжением) назначает комиссию по расследованию

причины пропажи или гибели документов, а гражданин представляет органам налоговой

инспекции письменное объяснение причин гибели или пропажи документов. В необходимых

случаях для участия в работе комиссии должностным лицом Государственной налоговой

инспекции, производящим изъятие документов, приглашаются представители охраны

и государственного пожарного надзора системы органов внутренних дел. Результаты

работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителями предприятия,

учреждения, организации.

     Копия акта должна быть представлена должностному лицу налоговой инспекции,

производящему изъятие документов.

     При составлении специальной описи изъятых документов копия ее также вручается

лицам, которым вручается копия протокола. О вручении копии Протокола изъятия

и специальной описи под роспись должностным лицам предприятия, учреждения,

организации и гражданину, у которых было произведено изъятие документов, делается

отметка в Протоколе изъятия.

     Если руководитель предприятия, учреждения, организации и гражданин откажется

от подписания Протокола изъятия, должностное лицо налоговой инспекции, производящее

изъятие документов, об этом делает отметку в Протоколе изъятия, при этом отказавшимся

от подписи должностным лицам и гражданам предоставляется право дать письменное

объяснение о причинах отказа, которое заносится в Протокол изъятия.

     В заключительной части Протокола изъятия указывается, что изъятые документы

упакованы и переданы в полном объеме должностному лицу Государственной налоговой

инспекции, производящему изъятие документов.

     Изъятые документы передаются на хранение в Государственную налоговую

инспекцию и хранятся в спецчасти до принятия решения руководителем Государственной

налоговой инспекции о их осмотре, проверке и исследовании. При отсутствии

злоупотреблений изъятые документы возвращаются предприятиям, учреждениям,

организациям и гражданам с росписью в получении документов или заказной корреспонденцией

по почте. В случаях обнаружения злоупотреблений для проведения бухгалтерской

или специальной экспертизы изъятые документы у предприятий, учреждений, организаций

и граждан по решению руководителей Государственной налоговой инспекции передаются

в следственные органы, о возврате документов решение принимают следственные

органы, о чем также сообщается письменно Государственной налоговой инспекции

и руководителям предприятий, учреждений, организаций и гражданам.

     При возбуждении уголовного дела выемка документа осуществляется в соответствии

с Уголовно-процессуальным кодексом РСФСР. В случае необходимости изъятия определенных

предметов и документов, имеющих значение для дела, и если точно известно,

где и у кого они находятся, следователь производит выемку.

     Выемка производится по мотивированному постановлению следователя. Следователь,

имея достаточные основания полагать, что в каком-либо помещении или ином месте

или у какого-либо лица находятся документы, могущие иметь значение для дела,

производит обыск для их отыскания и изъятия.

     Обыск производится по мотивированному постановлению следователя и только

с санкции прокурора. Санкционирование обыска производится прокурором или его

заместителем. В случаях, не терпящих отлагательства, обыск может быть произведен

без санкции прокурора, но с последующим сообщением прокурору в суточный срок

о произведенном обыске.

     Выемки или обыски в помещениях, занятых предприятиями, учреждениями,

организациями, производятся в присутствии представителя данного предприятия,

учреждения, организации.

     Лицам, у которых производится выемка или обыск, понятым, представителям

должно быть разъяснено их право присутствовать при всех действиях следователя

и делать заявления по поводу этих действий, подлежащие занесению в протокол.

     При производстве выемки после предъявления постановления следователь

предлагает выдать предметы или документы, подлежащие изъятию, а в случае отказа

в этом производит выемку принудительно.

     При производстве обыска после предъявления постановления следователь

предлагает выдать документы, могущие иметь значение для дела. Если они выданы

добровольно и нет оснований опасаться сокрытия разыскиваемых документов, следователь

вправе ограничиться изъятием выданного и не производить дальнейших поисков.

     При производстве обыска и выемки следователь вправе вскрывать запертые

помещения и хранилища, если владелец отказывается добровольно открыть их,

при этом следователь должен избегать не вызываемого необходимостью повреждения

запоров, дверей и других предметов.

     При производстве выемки и обыска следователь должен строго ограничиваться

изъятием документов, могущих иметь отношение к делу.

     Все изымаемые документы предъявляются понятым и другим присутствующим

лицам и в случае необходимости упаковываются и опечатываются на месте выемки

или обыска.

     О производстве выемки следователь составляет протокол. Если, кроме протоколов,

составляется особая опись изъятых или передаваемых на особое хранение документов,

опись прилагается к протоколу.