8.2. Организационные формы работы с документами

 

Практика выработала три формы организации работы с до­кументами в любом управленческом аппарате — централизован­ную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (кан­целярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря уч­реждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) вы­полняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регист­рация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка доку­ментов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопро­изводства, так как позволяет снизить затраты на обработку доку­ментов, улучшить организацию труда работников службы дело­ производства за счет специализации и взаимозаменяемости от­дельных работников, эффективно использовать оргтехнику, дос­тичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждени­ях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для рабо­ты с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование дея­тельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами — са­мая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в цен­тральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выпол­няются операции по созданию (печати) документов, их система­тизации, хранению дел, их предархивной обработке.

 

 

Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологиче­ская операция (например, регистрация документов или кон­троль за их исполнением) проводится для одних массивов доку­ментов централизованно (в канцелярии), а для других — децен­трализованно (в структурных подразделениях). Разделение мас­сивов документов в случае использования традиционных (руч­ных) методов работы проводится по критерию адресования — если документ адресован руководству организации, он регистри­руется в канцелярии, если руководству структурного подразде­ления, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных под­разделениях регистрируют внутренние документы — по месту их создания. Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по личному составу и т. д.

Использование новейших компьютерных технологий, нали­чие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств ком­пьютеров позволяют организовать прием и регистрацию посту­пающих документов, контроль за их исполнением, информаци­онно-справочную работу в структурных подразделениях.

В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы — один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические доку­менты не регламентируют форму работы с документами.

В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы де­лопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопро­са связано с первоначальной организацией службы делопроизвод­ства. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень центра­лизации и децентрализации работы с документами.

Регламентация выбранной формы работы с документами за­крепляется в инструкции по делопроизводству.

 

К содержанию книги:   Организация и технологии документационного обеспечения управления

 

Смотрите также:

 

  Требования, предъявляемые к секретарю. СЕКРЕТАРЬ В СТРУКТУРЕ ...

Вычислительную и организационную технику. ... Вести работу с документами: прием, отправка, первичная обработка документов, распределение, регистрация, ... bibliotekar.ru/biznes-60/3.htm

 

  Государственная система документационного обеспечения управления

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию ... что традиционные методы работы с документами устарели, что бумажные ... подготовке и оформлению организационно-распорядительных документов как базовому ... bibliotekar.ru/biznes-58/1.htm

 

  Формуляр документа. Требования к оформлению реквизитов. ТРЕБОВАНИЯ ...

Когда в 1920-е годы у нас в стране начались работы по унификации и стандартизации ... стандарты на документы, касавшиеся их формы и размещения реквизитов. ... Сегодня все организационно-распорядительные документы, отправляемые из ... bibliotekar.ru/biznes-60/10.htm

 

  Регистрация документов. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и ... вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. ... ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ (ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ ... bibliotekar.ru/biznes-60/21.htm

 

  Структура управления. Организация работы предприятия

Методы проектирования организационных структур. ... «узкие места» в работе аппарата и вырабатываются рекомендации исходя как из .... иметь внутрипроизводственные нормативные документы (положения об отделах, цехах, секторах, группах, бригадах и др. ... системы и методы работы, изменить формы и маршруты документации. ... bibliotekar.ru/biznes-29/10.htm

 

  Организация работы секретаря. СЕКРЕТАРЬ В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ

В сфере управления механизировать можно только работу с документами и ... документы, "которые фиксируют решения административных и организационных ... предприятий, организаций и их объединений независимо от орванизационно-правовой формы ... bibliotekar.ru/biznes-60/4.htm

 

  Организационная документация. Распорядительные документы ...

Организационная документация. 2. Распорядительные документы .... о переходе на новый режим (работы) — созданы унифицированные формы документов, ... bibliotekar.ru/biznes-58/10.htm

 

  РАБОТА С КАДРОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Кроме того, как уже указывалось выше, пооперационно работа с кадровыми ... трафаретную форму, которую поступающий на работу заполнит. ..... ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ Организационно-технические мероприятия по ... bibliotekar.ru/biznes-60/34.htm

 

  Должностная инструкция секретаря. СЕКРЕТАРЬ В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ

Должностная инструкция - главный организационно-правовой документ, ... Обязанности, права и виды работ, которые должен выполнять конкретный секретарь, .... к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста: ... bibliotekar.ru/biznes-60/5.htm