3.2. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства

 

Общее методическое руководство постановкой делопроиз­водства в Российской Федерации, как и в большинстве цивили­зованных стран мира, осуществляют архивные органы, так как наиболее ценные документы после использования их в опера­тивной работе передаются на постоянное хранение в государст­венные архивы.

В Положении «О федеральной архивной службе России», утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 28.12.1998 № 1562, к главным задачам феде­ральной архивной службы России (Росархив) отнесены: «раз­витие и совершенствование совместно с федеральными орга­нами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации ... делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации». Росархив в соот­ветствии с возложенными на него задачами «осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за ... организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти». Росархив «проверяет выполнение организациями независимо от их ве­домственной подчиненности требований законодательства в области ... организации документов в делопроизводстве». Росархиву предоставлено право утверждать типовые перечни документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, и типовые перечни с указанием сроков хранения документов, согласовывать отраслевые стандарты, инструкции по вопро­сам организации документов в делопроизводстве, разрабаты­вать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по организации документов в дело­производстве.

Действующие сегодня общегосударственные нормативно-мето­дические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К ним относятся:

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к доку­ментам и службам документационного обеспечения.

В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой разрабатывается новая редакция ГСДОУ — сис­темы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое регулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура; порядок подготовки и оформления до­кументов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, инфор­мационно-справочная работа, оперативное хранение докумен­тов, поиск документов и информации; защита информацион­но-поисковых систем; подготовка документов в архив; поря­док проведения экспертизы ценности документов; организа­ция хранения документов.

 

 

* Банасюкевич В.Д; Ларин М.В. Разработка государственной системы документа­ционного обеспечения управления — актуальная задача // Делопроизводство. — 1998. - № 1.

 

2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

Инструкция зарегистрирована в Министерстве юстиции РФ. Она включает как общий порядок подготовки и оформ­ления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписаны процедура регистрации документов, по­строение поисковых систем для справочной работы, органи­зация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведе­ние экспертизы ценности документов, оформление дел, со­ставление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении к Инструкции даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтоже­нию, описей и др. Как видно из краткого перечисления со­держания Инструкции, она отражает практически все вопро­сы организации делопроизводства. Хотя она предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут вос­пользоваться и найдут много полезного для себя службы де­лопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.

3. ГОСТ Р 6.30—97 УСД Унифицированная система органи­зационно-распорядительной документации. Требования к офор­млению документов (с изменениями от 21.01.2000 г.).

Стандарт распространяется на «организационно-распоряди­тельные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др….,  используемые в деятельности:

· федеральных органов государственной власти, органов го­сударственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие на­ряду с русским языком в качестве государственного на­циональный язык, органов местного самоуправления;

· предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы».

4. Основные правила работы ведомственных архивов:

Правила условно можно разделить на две части. В первой (разд. 2—4) детально освещены делопроизводственные вопросы:

· требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их со­ставления, заполнения, ведения;

· порядок формирования дел в делопроизводстве;

· организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

· порядок выделения документов к уничтожению;

· подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (ну­мерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), со­ставление описей, передача в архив.

В другой части правил (разд. 5—14) подробно раскрывается работа с документами в архиве.

Для коммерческих организаций, не передающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, правила являются незаменимым подспорьем в организации их архива.

* О перечнях подробно см. гл. 14.

 

6. Типовое положение о ведении делопроизводства по пред­ложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

В этом акте описаны принципиальные положения по орга­низации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.

Кроме того, надо знать, что работа с определенной категори­ей документов регламентируется специальными актами. Так, например, правила работы с бухгалтерскими документами отра­жает не только Федеральный закон о бухгалтерском учете, но и Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации от 28.07.1998 № 34н.

При работе с кадровой документацией необходима Инструк­ция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в уч­реждениях и организациях (утверждена постановлением Госком­труда СССР от 20 июня 1974 г. № 162, в редакции от 2 августа 1985 г., с изменениями и дополнениями от 19 октября 1990 г.).

Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми.

Но помимо того, что надо знать как выполнять ту или иную работу, надо еще иметь представление о нормах времени или вы­работки, существующих на эти виды работ.

Центральным бюро нормативов по труду разработано доста­точно большое количество нормативных документов, содержа­щих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Работу с документами отражают:

• Межотраслевые укрупненные нормативы времени на ра­боты по документационному обеспечению управления (утверждены постановлением Министерства труда Рос­сийской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72);

• Нормы времени на работы по автоматизированной архив­ной технологии и документационному обеспечению орга­нов управления (утверждены постановлением Министер­ства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152);

• Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы (утверждены постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. № 189/11—64);

• Межотраслевые укрупненные нормативы времени на ра­боты по комплектованию и учету кадров.

Последний нормативный документ нужен для работы с кад­ровой документацией.

Все эти нормативы рекомендуются для применения в управ­ленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.

Пакет общегосударственных нормативно-методических доку­ментов необходимо иметь каждой делопроизводственной службе как справочный материал. Он используется при разработке таких индивидуальных организационных документов, как Положение о службе ДОУ, должностные инструкции ее работников и инструк­ция по делопроизводству конкретной организации.

 

К содержанию книги:   Организация и технологии документационного обеспечения управления

 

Смотрите также:

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в ... bibliotekar.ru/biznes-58/18.htm

 

  Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления

Учтены Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, ... Пособие предназначено для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент, ... bibliotekar.ru/biznes-58/index.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Секретарское дело

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления ... Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН ... bibliotekar.ru/biznes-60/index.htm

 

 

  Принцип государственного языка судопроизводства. Судопроизводство ...

Судопроизводство и делопроизводство в Конституционном Суде РФ, ... Судопроизводство и делопроизводство у мировых судей и в других судах субъектов Российской ... www.bibliotekar.ru/osnovy-prava-3/121.htm

 

  Менеджмент распадается на множество подфункций — планирование ...

Но позже менеджмент распадается на множество подфункций — планирование, делопроизводство, сбыт, закупки, организацию, статистический анализ производства. ... bibliotekar.ru/menedzhment-2/19.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - делопроизводство, которое состоит в ...

делопроизводство, которое состоит в приеме поступивших в цех документов и доставке их исполнителям, оформлении и отправке исходящих документов, ... bibliotekar.ru/kodex-11-4/155.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО БЕЗБУМАЖНОЕ - информационная управленческая ...

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, БЕЗБУМАЖНОЕ. - информационная управленческая технология, позволяющая выполнять хранение, поиск и отображение информации средствами ЭВМ без ... bibliotekar.ru/kodex-11-4/154.htm

 

  Должностная инструкция секретаря. СЕКРЕТАРЬ В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ

Осуществляет методическое руководство за организацией делопроизводства в ... Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной ... bibliotekar.ru/biznes-60/5.htm

 

Теория организации