Экономика

Секретарское дело

Раздел: Бизнес, финансы

Факс. Факсом или телефаксом называют любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию.

Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа: приказа, протокола, акта, договора, письма и т.д. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. При подготовке документа, который будет передан по факсу, следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи.

Информационно-документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации. Эту функцию выполняют или специальные структурные подразделения (управления делами, общие отделы, секретариаты, канцелярии) в крупных учреждениях или секретари там, где управленческий аппарат не велик. Секретарь руководителя обычно обрабатывает, учитывает и хранит документы руководства.

Порядок работы с документами, так же, как и их составление и оформление, достаточно детально описан в нормативно-методических документах.

Пакет нормативно-методических документов состоит из двух частей. В первой части должны быть общегосударственные нормативно-методические документы, они перечислены в первой главе.

Вторая часть пакета формируется из организационных и нормативно-методических документов, разрабатываемых в самой организации. К ним относятся:

•          Устав или Положение об организации (копия) как основной организационный документ.

•          Положение о структурном подразделении (если организация делится на отделы).

•          Должностные инструкции работников структурного подразделения.

•          Инструкция по делопроизводству данной организации.

•          Номенклатура дел.

•          Табель форм документов структурного подразделения или организации в целом.

Последние три документа: инструкция по делопроизводству, конкретизированная для данной организации с ее примерами, номенклатура дел и табель форм документов с образцами документов являются достаточно сложными документами и, как правило, заказываются на хозрасчетной основе.