Экономика

Секретарское дело

Раздел: Бизнес, финансы

"Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления"46 называется документооборотом. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

•          входящие (поступающие) документы;

•          исходящие (отправляемые) документы;

•          внутренние документы.

Каждый из документом ото ков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении.

Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом она показывает загруженность всего управленческого аппарата, так как всем его работникам приходится иметь дело с документами.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

•          прием и первичная обработка документов;

•          предварительное рассмотрение и распределение документов;

•          регистрация;

•          контроль за исполнением;

•          информационно-справочная работа;

•          исполнение документов и отправка.