Экономика

Секретарское дело

Раздел: Бизнес, финансы

Ни одно учреждение, организация, предприятие, фирма не могут существовать без руководителя, осуществляющего организационно-распорядительную деятельность. В то же время любой руководитель нуждается в секретаре-референте (секретаре-помощнике, секретаре), берущем на себя его организационное и информационное обслуживание, освобождающем его от нерациональной траты времени и умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя.

Секретарь связывает руководителя с внешним миром и сотрудниками фирмы, организует прием посетителей, телефонные переговоры, совещания, вовремя получает, обрабатывает, докладывает информацию и документы, оформляет их, хранит и представляет по первому требованию. Высококвалифицированному секретарю-референту поручается и подготовка документов. В небольшой организации (фирме) на секретаря возлагается все организационное и делопроизводственное обслуживание. В крупных учреждениях секретарь есть в каждом структурном подразделении (отделе).

Слово "секретарь" происходит от французского средневекового слова "secretaire" и первоначально означало доверенное лицо (по французски secret — тайна). Хороший секретарь по существу остается таковым и сейчас. В России должность секретаря появляется в XVIII веке, сначала именно как должность личного секретаря императора, и в Толковом словаре В. Даль определяет: "статс-секретарь, доверенный письмовод государя". В первой четверти XVIII в. секретарь становится должностным лицом учреждения и в законодательных актах этого периода очерчены сфера его деятельности и служебные обязанности1. В настоящее время в словарях секретарь определяется как "лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством"2, а в словаре С.И.Ожегова - "работник, ведающий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения"3. Таким образом, в определениях на первый план выдвигается работа с документами. Кроме того, в них подчеркивается, что секретарь может обслуживать как отдельное лицо (руководителя), так и учреждение.

Секретарь нужен в любой фирме и организации. Совсем недавно малопопулярная и низкооплачиваемая профессия секретаря стала ныне одной из самых престижных в России. На рынке труда она имеет постоянный спрос, а высокая заработная плата привела в секретари людей с высшим образованием из самых различных областей деятельности: учителей, переводчиков, инженеров и т.д. Все чаще встречаются среди секретарей и лица, имеющие среднее специальное образование. Выпускники школ сегодня охотно выбирают специальность секретаря.

Высшие учебные заведения готовят специалистов по специальности 061300-"Документоведение и документациейное обеспечение управления", квалификация-Документовед. При свободном владении иностранным языком (часто двумя) такие специалисты могут работать секретарями-помощниками и секретарями-референтами высокого уровня. Неплохую подготовку секретарей ведут и средние специальные учебные заведения по специальности 0611 - "Делопроизводство и архивоведение", квалификация-организатор делопроизводства-архивист. Они работают секретарями-референтами и секретарями руководителя структурного подразделения и небольшого учреждения (фирмы).

Появилось также большое количество курсов по подготовке секретарей с различными сроками обучения на базе высшего или среднего образования.