Экономика

Секретарское дело

Раздел: Бизнес, финансы

Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Более обобщенное определение дают толковые словари русского языка, определяющие его как "документ с записью всего происходящего на заседании, собрании".

Протокол, как правило, ведется во время заседания. 3 тех случаях, когда заседание стенографируется или проводится магнитная звукозапись, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество записи выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания. Протокол оформляется по форме общего бланка.

В его формуляр входят: наименование учреждения-автора, указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в том случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире - окончания.

Например, 12-14.03.97.

Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года (в учебном заведении, может быть, учебного года).

В реквизите "место заседания" указывается город, где состоялось

заседание.

Заголовок протокола отвечает на вопрос "чего" и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и название коллегиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласуется с названием коллегиального органа. Начинается заголовок с прописной буквы.

Например, "Совещания студсовета", "Заседания комиссии", "Собрания трудового коллектива".

После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола распадается на две части:

первую - вводную, где указаны фамилия и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих и повестка дня; вторую - основную, фиксирующую ход заседания. Словом "председатель" начинают протокол; оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово "секретарь".

Председатель-Харченко В.И. Секретарь - Веселкоеа СП.

 При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке без должностей. После них записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе.

Например: Присутствовали: 43 человека (список прилагается).

На собраниях, конференциях и съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе "Присутствовали" указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание.

Например, в протоколах профсоюзных собраний указывается: "На учете в профсоюзной организации состоит 135 человек, присутствует 117".

Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога "О" ("Об").

1          О перспективах развития завода. Доклад директора... (Ф.,И.,О.)

2          Об итогах социологического опроса рабочих.

Доклад руководителя социологической службы... (Ф.,И.,О.) В ряде случаев, например при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: "Повестка заседания прилагается".

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня.

По каждому пункту могут быть такие части:

СЛУШАЛИ

ВЫСТУПИЛИ

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, таким образом они зрительно разбивают текст.

Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.

 Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки с абзаца.

Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: "Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается". После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке поступления. Например:

Соколов AS.- какие приняты меры по ликвидации аварии? Колесов И.К.- к б часам утра восстановлено энергоснабжение.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня -запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретна и содержать составные части: кому, что сделать и к какому числу. Например:

1          СЛУШАЛИ:

Иванова П.И. - текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Петров АЛ. - краткая запись выступления.

Иконников И. И. - краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

1.1       Специальным кафедрам провести совместное заседание, посвященное внедрению компьютерной техники в работу в течение первого семестра.

1.2       Иванову П.И. организовать в помещении инсрормационного центра выставку современных технологических средств компьютеризации управленческих процессов к 1 октября 1999 г.

2          СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Председатель подпись      В.П.Каштанов

Секретарь      подпись      КР.Рвдькин

При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие.

Краткий протокол содержит указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно.

Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания. Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, отразить работу коллектива, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется по стенограммам и фонозаписи, редактируется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: "Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается". Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов - постановлений и решений; в учреждениях, действующих на основе единоначалия, - проводятся в жизнь приказами, В остальных случаях делается выписка из протоколов. Например:

Название учреждения

Выписка из протокола

05.02.97          №2

г. Иваново

Совещания преподавателей иностранных языков 2 СЛУШАЛИ:

Харьковскую А.Н. -о внедрении новой методики преподавания иностранных языков в школе.

ПОСТАНОВИЛИ:

Одобрить предложенную методику преподавания иностранных языков.

Председатель подпись         А.Л.Акимов

Секретарь      подпись         Б.Б.Борисов

 Название учреждения

Протокол

02.07.99         №34

Москва

Заседания коллегии

Председатель -       ДобровскаяА.В.

Секретарь       -      Пшеничная Л. Ф.

Присутствовали: (перечисляются фамилии членов коллегии в алфавитном порядке без указания должностей)

Приглашенные: (перечисляются фамилии приглашенных в алфавитном порядке с указанием должностей) Повестка дня:

1          О работе отдела информатизации по обеспечению

деятельности учреждения.

Доклад начальника отдела Сергиенко К.И.

2          О представлении Ракивненко О.О. к присвоению Почетного

звания "Заслуженный работник культуры Российской Федерации".

Сообщение начальника отдела ТиторенкоМ.С.

1 СЛУШАЛИ:

Сергиенко К. И. - текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Кузнецов С.Л. - ставит вопрос о дополнительном выделении

компьютеров типа "Pentium" для отдела.

Сумцов А. С. ~ предлагает передать отделу массив имеющихся в

других подразделениях информационных карточек.

Загладина О.А. ~ сообщает о имеющихся в отделе новых

разработках по улучшению организации информационных

процессов.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1 Одобрить основные направления работы отдела.

1.2 Разрешить административно-хозяйственной службе

приобрести для нужд отдела информатизации 3 компьютера

необходимой конфигурации.

2 СЛУШАЛИ:

Титоренко М. С. - текст сообщения прилагается,

ВЫСТУПИЛИ:

Семенов Ф.М. - поддерживает предложение о выдвижении Ракивненко О.О. на присвоение почетного звания "Заслуженный работник культуры Российской Федерации".

Лученков И.Н. - говорит о серьезных заслугах Ракивненко О.О. в деле развития отечественной культуры.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1 Выдвинуть Ракивненко О. О. на присвоение ей почетного звания "Заслуженный работник культуры Российской Федерации".

Председатель Секретарь

подпись подпись

А.В. Добровская Л.Ф. Пшеничная

Протоколы формируются вдела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания: повестка дня, приглашение, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы выступлений, справочные материалы по обсуждаемым вопросам, проекты решений и итоговых документов (все по 1 экземпляру).