Экономика

Секретарское дело

Раздел: Бизнес, финансы

Интерьер служебного помещения и оборудование рабочего места оказывает большое влияние на эффективность работы любого сотрудника. Место секретаря обычно располагается в приемной" руководителя или фирмы. Если учесть, что приемная и секретарь-это визитная карточка учреждения, по которой оценивается культура труда в целом, создается первое впечатление о фирме (учреждении), то становится понятно значение, которое придается оборудованию приемной и рабочего места секретаря.

Рабочее место секретаря состоит из трех зон; основная, где находится его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д.

Если в комнате работают несколько человек, то в соответствии с действующими нормативами норма площади служебных помещений должна составлять не менее 4 м2 на одного работника. Общая площадь приемной, где находится секретарь, не должна быть менее 12-16м2. Помещение должно быть хорошо проветриваемым или оборудованным кондиционерами.

Интерьер приемной следует хорошо обдумать. Сегодня фирма может воспользоваться услугами дизайнера. Помещение должно быть решено в красивой цветовой гамме светлых тонов с продуманным освещением и озеленением. Недостаток освещения часто является одной из причин быстрой утомляемости. Наилучшим признано естественное освещение. Свет должен падать слева или спереди. При наличии компьютеров для устранения бликов на экране дисплея светильники общего освещения монтируются не на потолке, а в верхней части стенных панелей.

Интерьер приемной хорошо оживляют живые растения.

Живые растения - не только украшение помещения. Многие фирмы и учреждения нахо-I дятся в центральной части города, выходят на шумные загазованные магистрали. С помощью растений можно создать микроклимат, организовать соответствующий психологический настрой, в определенной степени снять стрессовые состояния, успокоиться. Растения снижают шум, с их помощью можно создать условия, отвечающие вашим потребностям, способствующие лучшему самочувствию.

Растения не только улучшают состав воздуха в помещении, но еще и увлажняют его, испаряя воду листьями, что особенно важно в помещениях с паровым отоплением, отличающихся большой сухостью. Растения для помещений надо подбирать умело. Крупные растения хорошо разместить в большой приемной или зале на фоне свободной стены. Если помещение узкое и длинное, то крупные растения, установленные в дальнем углу, зрительно уменьшают длину комнаты, делают ее более пропорциональной. Отдельно стоящее крупное растение сразу привлекает внимание. Поэтому оно должно быть особенно тщательно подобрано и обладать хорошими декоративными качествами.

Главное условие - растения должны помогать, но ни в коем случае не мешать людям. А это означает, что цветы не должны стоять на пути, чтобы их приходилось обходить, наклоняться под висящими растениями, заботиться, чтобы не уколоться, проходя мимо, о колючку кактуса или не быть окропленным водой чрезмерно политого цветка. С этих позиций и надо подойти, выбирая место для цветов.

Большое значение имеет выбор мебели. Непосредственно в состав рабочего места секретаря входят стол с приставками, поворотный стул или кресло, стул для посетителя.

В зоне обслуживания посетителей должны быть несколько (2-3) стульев или кресел и небольшой столик.

Вспомогательная зона оборудуется шкафами (чаще встроенными) какдля хранения дел, так и платяным (если в учреждении отсутствует централизованная раздевалка) и сейфом.

Габариты мебели должны соответствовать площади помещения, она не должна загромождать приемную. Сегодня выпускается достаточно большое количество рациональных комплектов мебели для приемной и рабочего места секретаря.

Располагается рабочее место секретаря рядом с входом в кабинет руководителя обязательно так, чтобы хорошо видеть всех входящих в приемную, встречать их лицом, а не спиной. Так как секретарю в течение рабочего дня приходится много сидеть, он должен иметь возможность свободно встать, вытянуть ноги, изменить позу. Учитывая необходимость секретаря поворачиваться к столам-приставкам, стул или рабочее кресло обязательно должно быть подъемно-поворотным, а для расширения рабочей зоны - на колесиках. Такое кресло можно отрегулировать по высоте, обеспечив удобную посадку.

Особое значение придается оборудованию рабочего места оргтехникой, сокращающей время и трудозатраты на создание, хранение, передачу и использование документов и информации. Сегодня средства оргтехники позволяют максимально механизировать и автоматизировать практически все технические и формально-логические процедуры создания и обработки документов. Совершенно ясно, что к 2000 году повсеместно будут применяться новые информационные технологии, основанные на использовании компьютеров и средств связи. Поэтому современное место секретаря немыслимо без персонального компьютера, включающего монитор, системный блок, мышь и клавиатуру. Их удобнее разместить на специальном столе-приставке. Если в обязанности секретаря входит ввод бумажных документов, то к компьютеру должен быть подключен сканер. На этом же столе, где расположен компьютер, или рядом с ним, но в пределах досягаемости располагается принтер. При больших объемах множительных работ устанавливается копировальный аппарат или принтер соответствующей производительности, оснащенные сортировальным устройством, а при необходимости - дуплексом и степлером. Эта техника размещается на специальной подставке во вспомогательной зоне.

Само собой разумеется, что компьютер должен иметь соответствующее программное обеспечение.

Как правило, компьютер секретаря связан с компьютером руководителя или подключен к локальной сети фирмы (учреждения), а в случае выполнения секретарем приема-передачи факсов и электронной почты „ к телефонной сети. Для подбора необходимой руководителю информации компьютер может иметь доступ в Internet.

На рабочем столе или на отдельной приставке располагаются телефонный аппарат (с автоответчиком), селектор или мини-АТС. Во вспомогательной зоне может располагаться столик с факсимильным аппаратом, если приходится получать и отправлять большое количество корреспонденции.

На столе секретаря должны быть только предметы, необходимые для оперативной работы. Текущие документы, с которыми секретарь работает в течение дня, раскладываются по папкам или многоярусным лоткам. Одно из главных правил - на столе секретаря находятся только поступающие документы и требующиеся по работе, все остальные должны быть разложены по папкам и убраны в стол или шкаф. Кроме того, на столе должна быть настольная лампа, календарь-еженедельник, настольный органайзер с ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для записи.

Все, что постоянно требуется во время работы, должно размещаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять не вставая. Каждый предмет должен лежать на постоянном, раз установленном месте. Располагать все надо компактно, систематизировав по видам работы. Так, блокнот для записи и ручка лежат рядом с телефонным аппаратом.