Финансы

Руководство по кредитному менеджменту

Раздел: Бизнес, финансы

Что такое книга продаж?

Книга продаж - это детализированный отчет о неоплаченных сделках, в целом охватывающий всех дебиторов или дебиторскую задолженность по балансовому отчету (счета к получению).

В книге продаж фиксируют все дебетовые и кредитовые проводки по счетам клиентов. Полезно поэтому отмечать задолженность клиента к общей задолженности. Однако книга имеет и много других применений и никогда не должна использоваться только как еще одна статистическая информация для ревизии. При правильном применении — это готовое средство для целей инкассации, прогнозирования будущих денежных поступлений и установления важнейших областей дальнейшей деятельности. Используемая вместе с другой финансовой информацией, она может считаться главным орудием управления движением денежной наличности компании.

Кроме того, поскольку книга содержит хронологическую запись продаж и платежей покупателей, она обеспечивает разнообразную статистическую информацию. Например, она может иметь огромную ценность при исследовании тенденций рынка отделом маркетинга для анализов по регионам и продукции. Точно так же она может быть использована при построении диаграмм продаж и платежей по отдельным счетам за любые периоды времени, помогая, таким образом, кредитным менеджерам оценивать покупателей и договариваться об улучшении платежей.

Дебетовые стороны счетов (или дебиторская задолженность) часто составляют 30% общей суммы активов, поэтому эта очень важная область коммерческой информации должна надлежащим образом сохраняться и контролироваться. В конечном счете это актив, который легко может быть превращен в ликвидные фонды. Поэтому качество долгов будет иметь огромное влияние на решение банков и торговых кредиторов давать или не давать займы и на спрос при продаже бизнеса или при слиянии.

В период спада в 1977 — 1985 гг. стало очевидно, что одной из основных причин банкротства фирм было плохое управление кредитом, выражавшееся в неразумном кредитовании в сочетании с неспособностью взимать просроченные долги. Информация, содержащаяся в правильно ведущейся книге продаж, может быть сигналом, заранее предупреждающим о дне платежа. С положительной стороны она также устанавливает подлинность лучших клиентов, тех, кто доказал свою надежность пла-

тить в срок и кому можно увеличить продажи. Предоставляемая книгой продаж информация может помочь торговым представителям планировать более прибыльные программы сбыта. Для наиболее полного рационального ведения и использования книга продаж заполняется по определенной форме.

Структура книги продаж:

Одно время стандартной практикой ведения книги продаж обычно было ручное ее заполнение вместе с бухгалтерским учетом. Для некоторых небольших коммерческих сделок это может оставаться в форме написанной от руки или напечатанной, переплетенной книги со свободными отрывными листами. Поскольку обычно покупателям посылают письменный счет через определенные интервалы, книга со свободными листами может быть практичной для всех, даже самых малых предприятий.

Перенесенный вперед расчет показывает баланс, остающийся при закрытии предыдущего месяца, сделки текущего месяца и новый закрываемый баланс. Его огромное неудобство в том, что цифры перенесенного вперед баланса должны анализироваться отдельно продавцом и покупателем, это создает массу вопросов и заставляет вести переписку, что отнимает много времени у персонала и клиентов.

Компьютеризованные книги продаж ведутся обычно на основе "открытой записи", которая показывает подробно каждый долг и кредит до сроков уплаты и может сообщать о просроченной задолженности и клиенту, и кредитному персоналу. Даже самые малые фирмы только с несколькими счетами могут позволить себе простой компьютер, чтобы вести с его помощью бухгалтерский учет.

Функционирование книги продаж

Книга продаж помогает не только проводить тщательные записи неоплаченных продаж, но и облегчает кредитный контроль и сбор торговой выручки. Она включает счета-фактуры, кредитовые авизо и наличные деньги, на основании которых составляются индивидуальные балансы клиентов и общие суммы счетов к получению, часто подразделяющиеся по типам клиентов в алфавитном порядке, по регионам сбыта, размеру или важности.

Быстрые и точные проводки

Счета-фактуры, кредитные авизо и деньги должны заноситься в бухгалтерскую книгу ежедневно. Это будет регулировать баланс для целей проведения ревизии, кратких обзоров при изучении степени риска и записям напоминаний по взысканию просроченных платежей.

Денежные средства должны как можно быстрее распределяться для покрытия платежей. Однако иногда клиент не обеспечивает достаточную информацию для точного распределения платежей. В таких случаях платеж должен быть положен "на счет", т.е. не отнесен к определенным статьям. Если клиент платит округленную сумму, его следует попросить утвердить распределение по самым давним статьям в бухгалтерской книге.

Расчеты

Быстрая проводка в бухгалтерской книге и твердая дата закрытия счета в конце месяца делает возможным быстрое проведение расчетов и контроль за сроками исполнения при неуплатах вовремя. Отчет состояния счетов дает хорошую возможность для заблаговременного напоминания и должен всегда содержать сведения о неуплатах в срок.

Для облегчения проверки счетов клиента и согласования наличных денег есть смысл показать-накопленный итог по фактуре и совокупную сумму денег. Бизнес, имеющий высокий объем фактур на каждом счете, должен объединяться но месяцам (или периодам) в подсуммы.

Наиболее компьютеризованные фирмы будут допускать спорные проводки, которые должны быть уменьшены и, если потребуется, исключены из итогов. Такой расчет, если он сделан, должен показывать итоговую сумму под вопросом.

Расчеты на экране

В компьютеризованных системах реального времени экран должен отражать последний расчет, посланный клиенту с последними записями, добавленными в этот день.

Полученные наличные деньги должны быть показаны как общая

"кредитная" запись и перекрестно отражены в оплаченных фактурах. Та

ким же образом кредитовые авизо должны быть "распределены" по де

бетовым авизо и фактурам. Эти записи должны оставаться на экране до

отправки клиенту следующего расчета открытой записи.

Счета под вопросом

Часто бывает, что уведомление о вопросах поступает после проведения платежа. Клиент вправе сделать вычет дебетовым авизо или просто примечание на своем денежном переводе, что определенная запись спорная.

За исключением очень малых фирм, очень неудобно, когда лицо, ответственное за проводки, будет также отвечать за спорные счета. Поэтому необходима хорошая система, позволяющая секции регистрации продаж привести в состояние готовности отдел обслуживания клиентов по части различных спорных вопросов.

Важно, чтобы не допускалось накопление спорных вопросов и дебетовых авизо. Если расчеты по ним не проведены точно и в срок, они могут вызвать необоснованный перерыв платежа и породить атмосферу недоброжелательности. Хотя персонал кредитного отдела не имеет права выпускать кредитовое авизо, он должен быть бдительным в контроле стороны, ответственной за эти действия, так же как в контроле клиента на предмет платежа.

Надзор над заказами

Пока существует необходимость в действенной системе контроля над кредитом, а не просто в сборе средств, необходим ежедневный надзор за заказами по кредитным лимитам в целях недопущения неуплаты в срок по счетам. Поэтому возможность немедленной и своевременно!} проводки в бухгалтерской книге не может быть переоценена. Перед отправкой продукта необходимо еще раз проверить наличие заказа.

Предмет остановки поставки один из самых чувствительных, поэтому необходимо иметь методы разрешения различных вопросов или спорных записей клиентов, чтобы избежать незаконно наложенных санкций.

Компьютерные системы

По мере возрастания доступности компьютеров для пользователей кредитный персонал имеет все больше и больше возможностей решать, чего они хотят от своей книги продаж. Новшество последних десяти лет — оперативные системы, работающие в режиме реального времени, -значительно расширило рабочие возможности кредитного менеджера.

Например, если платеж получен утренней почтой, стало возможным оперативно ввести данные по платежу в компьютерную программу и датировать счет на основе реального времени. Кредитный менеджер может сразу увидеть на экране проверяемый счет. При дополнении в виде датирования в реальном времени фактур и кредитов он может располагать картиной счета, полученного минуту назад. Такое удобство

представляет ценность и для проверки заказов, и для получения платежей. Это увеличивает эффективность кредитного отдела и его осведомленность, что позволяет улучшать отношения с заказчиками. Смешанные чувства недоумения и замешательства испытывают кредитные клерки, добивающиеся выплат в условиях недостатка информации, когда заказчик уведомляет, что он только что получил кредитовое авизо, очищающее просроченный баланс.

Согласование средств

Правильное ведение книги продаж обеспечивает своевременное распределение по срокам и точное согласование поступивших средств. Для обеспечения равенства распределенных наличных денежных средств с полученными необходимы контрольные проверки. Чеки должны быть выписаны по каждому счету, чтобы индивидуальные записи платежа соответствовали сумме, полученной от клиента, и по бухгалтерской книге, чтобы сумма переведенных по почте средств была добавлена к дневному получению.

Даже при использовании оперативной системы реального времени все еще рекомендуется проводить групповой контроль, особенно если распределение средств проводят двое или более людей.

В настоящее время существуют программы или пакеты программ, автоматически решающие задачи приведения в соответствие наличных денежных средств. Это достигается операторской проводкой путем сличения номера счета клиента и полной суммы полученного платежа. После этого компьютер будет распределять средства по заранее разработанным алгоритмам, большинство которых отражает:

(а)        полный остаток на счете;

(б)       общий остаток по просроченным платежам;

(в)       общий остаток по просроченным платежам за вычетом дебетовых авизо;

(г)        общий остаток по просроченным платежам за вычетом последующих кредитовых авизо;

(д)       общий остаток по просроченным платежам за вычетом нераспределенных средств;

(е)        отдельные статьи баланса;

(ж)       какой-нибудь совокупный баланс по выбору.

Очевидно, их намного больше, и они будут разнообразнее в соответствии с требованиями пользователя.

Если все приведено в соответствие, компьютер очищает позиции.

В противном случае средства будут переведены "на счет" и будет выпу

щен "исключительный" отчет, дающий право конторскому персоналу вы

верять платеж и завершить распределение.

Эта система чрезвычайно полезна фирмам, имеющим большой объем прямых счетов. Такие счета могут быть легко включены в состав автоматизированной системы, которая освобождает конторский персонал для расчетов по более сложным получениям.

Дебетовые авизо

Возрастающей становится практика клиентов выдвигать дебетовые авизо против спорных позиций. Хотя это, может быть, и благоприятно для кредиторов (давая право на очистку фактур), нельзя упускать из виду важность дебетового авизо. В спорных случаях при проведении расчетов кредитный отдел должен преследовать цели увеличения продаж и оказания услуг клиентам. В настоящее время многие компании относят различные сомнительные вопросы клиентов к качеству контроля и/или "заботе о клиенте" и настойчиво требуют на это некоторого времени.

Для обеспечения полной точности любая система должна включать средства создания дебетовых проводок в соответствии с дебетовыми авизо клиентов. В идеале должна существовать возможность давать такие проводки на собственное дебетовое авизо клиента. Тогда они легко будут отождествляться при расчетах. В целях решения вопросов давности желательно ослаблять споры, сводя их на нет. Если нужно добиться получения платежей, различные сомнительные вопросы должны быть исключены из баланса. Это еще более важно для систем с автоматически налагаемыми кредитными санкциями с учетом давности и ценности долга.

Вспомогательные средства инкассации денег

Для достижения максимальной эффективности при получении платежей по долгам книга продаж становится необходимой в работе кредитных клерков. Начиная с первого ввода данных в течение месяца, выписка из счета показывает остаток по каждому счету. Хотя различные компании выбирают различные формы ведения книги, основные требования остаются одинаковыми. Сколько неплательщиков? Как это можно возместить? Какова стоимость неплатежа? Какова давность неплатежа? Каковы условия платежа по счету? Когда должны были быть произведены анализы давних дебиторов?

Анализ сроков задолженностей

Срок давности в днях или месяцах показывает баланс каждого счета. Если книга разделена на рабочие секции, должны для каждой секции быть подведены итоги по срокам давности.

Для сбора денежных средств этот анализ четко показывает наиболее давние сроки задолженности, требующие внимания, и он может быть эффективен для проводки полученных платежей и взятых обязательств

при составлении документов для получения платежей по задолженностям.

Когда система открытой записи бухгалтерской книги стирает оплаченные позиции, имеет смысл поместить их в файл "Изменения во времени" с определенным планом, который может быть использован для улучшения выполнения платежей или обсуждения новых условий и кредитных тарифов.

Он может выглядеть почти повторением от месяца к месяцу анали

за сроков задолженности, показанных ранее, но с добавлением значений

DSO (величины в днях продаж взятого кредита) и изменений за двенад

цатимесячный период

Копии файлов отчетов и счетов-фактур

Хотя анализы сроков давности показывают счета, которые следует предъявить к оплате, именно отчеты по счетам показывают содержание сделок. Поэтому полезно иметь копии выписок в распоряжении персонала, собирающего долги. Компьютерная программа может быть показана на дисплее или скопирована и сохранена на дискете.

Так как клиенты иногда теряют счета-фактуры или ставят под вопрос их содержание, необходимо располагать в офисе их копиями как для справок сборщикам, так и для клиентов. Эти копии могут быть разнообразными по форме, в зависимости от используемой компьтерной программы. Простейшая форма — это копии счетов-фактур, напечатанные на пишущей машинке, другая форма - изготовленные на компьютере счета-фактуры на микрофишах.

Преимущество системы микрофишей - это легкость наполнения файлов и сокращение бумажной работы. Пластинка фиша размером 6x4 дюйма будет содержать 270 документов формата А4 и не требует много места. Система включает движущуюся магнитную ленту, несущую все материалы, подлежащие копированию в бюро микрофишей. Лента движется через компьютер, управляющий камерой для фотографирования каждой позиции и изготовления микрофиша. Воспроизводство быстрое и эффективное. С помощью считывающего и печатающего устройств могут быть изготовлены фотокопии.

Контроль за книгой продаж

Нумерация счетов-фактур

Некоторые фирмы вместо нумерации счетов-фактур, напечатанных на пишущей машинке или изготовленных на компьютере, присваивают им номер заказа по получении или при прохождении проверки заказов в кредитном отделе.

В целом полученному заказу присваивается номер сделки, который будет проставляться на всех документах, предшествующих фактурированию. Эти документы будут включать подтверждение заказа, извещения или накладные и поправки к заказу. Когда товары отправлены или работа завершена, выписывается счет-фактура и ему присваивается определенный номер. Для удобства клиента счета-фактуры должны содержать номера сделок. Но для учета пользуются номером счета-фактуры.

Во многих компьютерных системах предусмотрена возможность

автоматической нумерации в последовательном порядке. Там, где это

невозможно, присвоение номеров входит в обязанности кредитного

отдела

Надо тщательно следить, чтобы ни один номер не был пропущен или продублирован. Для этого надо вести запись используемых номеров. Это может быть просто книга, содержащая перечень номеров, которые потом перечеркиваются по мере их распределения, или записи можно вести в более подробном ежедневном журнале. В этом случае приводятся некоторые данные по фактуре против каждого присвоенного номера. Эти правила применяются ко всем ручным и компьютеризованным системам.

Журнал кассовых операций

Необходимо представлять чеки в банк в день их получения. По возможности чеками должен заниматься кассир, который действует независимо от кредитного отдела. По получении чеки и уведомления о переводе должны суммироваться раздельно, чтобы обеспечить их согласованность. Написанный от руки или напечатанный список должен быть подготовлен с указанием данных плательщика и полученной суммы. Оригинал списка должен храниться у кассира, а копия вместе с уведомлением о переводе передается в книгу продаж.

Когда средства проведены, платежные статьи должны быть подытожены, чтобы обеспечить согласование сумм с общей суммой поступлений. Рекомендуется или кассиру, или предпочтительнее кредитному менеджеру обеспечить согласование всех балансов, чеков и оригиналов документов проводок средств.

Согласование с общей бухгалтерской книгой

Записи в книге продаж должны независимо проводиться в номинальной, или Главной, бухгалтерской книге. В полностью интегрированной компьютерной системе должен иметься интерфейс, который выполняет эту операцию автоматически. В этом случае или при ручной передаче записей должно иметь место полное их соответствие в книге продаж и Главной бухгалтерской книге в конце каждого расчетного периода. Любые расхождения должны быть исследованы и немедленно исправлены. Главная книга является основой счета прибылей и убытков фирмы и балансового отчета и должна содержаться точно и аккуратно. Данные книги продаж в Главной бухгалтерской книге проходят в балансовом отчете по статье "дебиторы" (счета к получению).

Аудиторская проверка

Каждый год бухгалтерские книги фирмы проверяются для удостоверения их точности. В служебную деятельность аудиторов входит проверка и подтверждение, что фактурирование проводится правильно, кредитовые авизо официально приняты и средства точно используются и сбалансированы. Они также согласовывают последовательность событий от размещения заказа до окончательного получения платежа. Некоторые фирмы, желая сменить систему книги продаж, и особенно в первое время после компьютеризации, должны просить своих аудиторов проверить все новые процедуры.

Справочники по процедурной части книги продаж

Хорошее ведение книги продаж требует контроля за несколькими областями регулирования, а именно: 1) операция с документами; 2)знание персонала;

3)         тренинг нового персонала;

4)         распространение новых систем или изменений;

5)         хорошее знание политики фирмы;

6)         участие в финансовом управлении;

7)         связь с другими службами, особенно с персоналом сбыта;

8)         итоги эффективных отчетов.

Какие бы ни были масштабы бизнеса, инструкция об этом представляет ценность для всех. Она обеспечивает возможность в одной книге изложить общую политику и подробные процедуры, представить образцы, чтобы не было неправильного понимания ни в кредитном отделе, ни в других службах.

Заключение

Книга продаж - необходимый источник информации для всякой

хорошо управляемой фирмы. Кроме того, что она законно требует точно

записывать торговые операции фирмы и последующие платежи, креди

ты, корректировку или списания, книга продаж - это "нервный центр"

фирмы, поставляющий необходимую информацию для множества отче

тов менеджмента