Финансы

Руководство по кредитному менеджменту

Раздел: Бизнес, финансы

Эта глава не о сложности функционирования компьютерных систем и не о различных типах применяемых технических средств; это попытка осветить области, в которых добротные, хорошо спроектированные системы учета дебиторов могут помочь кредитному менеджеру делать свое дело.

Чем они могут заинтересовать кредитного менеджера? Ответ достаточно прост. В связи с ежедневно возрастающей скоростью прогресса он не может позволить себе отставать от усовершенствований. Компьютеры применяются в офисах уже в течение длительного времени, но кредитные менеджеры, все еще применяющие свои системы "первого поколения", находятся в опасности отстать не только от своих коллег в других фирмах, но также от своих клиентов, которые, скорее всего, уже приобрели усовершенствованные системы бухгалтерской книги или собираются это сделать.

В постоянной гонке за улучшением показателей уровня дебиторской задолженности (DSO), движения наличных средств, производительности труда очень часто остается незамеченным один фундаментальный факт - ограничение деятельности кредитного отдела самой системой учета дебиторов. В конечном счете многие из пунктов в типичном "списке пожеланий" кредитных менеджеров в действительности являются реакцией на недостаточно гибкую операционную систему. Существует хорошо доказанная связь между усложнением системы и контролем счетов к получению, поэтому кредитному менеджеру необходимо периодически просматривать компьютерные программы своего отдела наряду с обычным деловым контролем деятельности своего персонала.

Одна из постоянных проблем, стоящих перед кредитным менеджером, сегодня состоит в поддержании приемлемого технологического уровня. Без критериев, с помощью которых можно оценивать существующую систему, он не сможет определить потенциал технологического аспекта своей работы. Из этого следует, что надо попытаться быстро заполнить этот вакуум.

Более чем просто книга продаж

Необходимое требование ко всем торговым кредитным отделам — это автоматизированная книга продаж. Она предлагает средства содержания и обновления информации о клиентах, содержит сведения по коммерческим операциям (фактуры, кредитовые авизо, дебетовые авизо), фиксирует использование поступающих в кассу денег и в идеале ведет бухгалтерские записи, предназначенные для Главной книги. Однако хотя введение компьютерной книги продаж превосходно с точки зрения автоматизации, но, с точки зрения кредитного менеджера его требования не должны на этом останавливаться. Система должна предоставлять ему возможности, характеризующие основу системы управления кредитом:

1.         Средства помощи в сборе денег:

-          помогать сокращать периоды неразрешенного продления кредита.

2.         Мониторинг кредитного риска:

-          например, консолидировать риск по группе счетов;

-          отразить в фунтах стерлингов долги клиентов, торгующих в различных валютах;

-          помогать отслеживать тенденции платежей по сумме долгов.

3.         Гибкая, выведенная на экран отчетность:

- возобновить на экране информацию в заданной форме без постоянного напоминания отдела цифровой обработки.

В настоящее время имеется много отличных систем книги продаж, но таких, которые отвечают перечисленным требованиям и по праву могут быть названы системами кредитного регулирования, немного, поскольку проектирование кредитных систем осуществлялось профессиональными программистами, которые не всегда хорошо знали насущные нужды кредитных менеджеров. Хорошая система всесторонне объединяет специфические особенности книги продаж и эффективность вспомогательных средств кредитного контроля.

Шесть основных компонентов

Так какого же типа необходима система и каковы характеристики хорошей системы? Необходимым условием для эффективного функционирования систем счетов к получению или кредитного контроля должна быть информация - всесторонняя, своевременная и легко доступная. Только постоянно действующая система реального времени полностью отвечает этому требованию. Она дает быстрый (по телефонным проводам) доступ к данным программы "счетов к получению" через терминалы или так называемые интеллектуальные рабочие станции (современный жаргон для персональных компьютеров), а реальное время означает, что информация о них может постоянно заменяться новыми даниыми (например, при изменении адреса клиента или использовании денежных средств) и результат виден немедленно.

Насколько хороша система с точки зрения кредитного регулирования, определяют информация менеджмента и потенциальные возможности отчетности. Начнем с информации о клиенте.

Информация о клиенте

Одна из наиболее существенных сторон хорошей системы - это способность поддерживать обновление исчерпывающих данных счета клиента. Любая система книги продаж должна содержать два уровня информации о клиенте: краткое резюме и основные данные и подробную открытую для дополнений информацию. Это обычно можно разместить на двух информационных экранах.

На экране с резюме обычно выводится имя клиента, его подробный адрес, номер телефона, название контракта, а также необходимые данные из перечисленных ниже:

1.         Общая сумма обязательств, разбитых по срокам давности (недельные, месячные, 30-дневные и т.д.).

2.         Количество открытых статей на счете

3.         Кредитный лимит.

4.         Оценка кредитоспособности.

5.         Один или более классификационный код счетов.

6.         Статус счета. :

7.         Бухгалтерский клерк, ответственный за счет

8.         Продавец и/или торговая территория.

9.         Сумма последнего чека

10.       Дата получения счета.

11.       Накопленные суммы продаж за год и за период.

Все эти сведения, касающиеся счетов, за исключением финансовых сведений, должны поддерживаться в реальном времени.

Полные сведения о неоплаченных позициях по любому данному счету обычно можно получить на дополнительных экранах, содержащих информацию, полученную в результате телефонных переговоров или переписки с клиентом. Для счетов открытого допуска основная информация включает: номера фактур, суммы и даты. Даты индивидуальных сроков платежа также часто бывают показаны, и это особенно полезно там, где имеются фактуры с разными условиями на одном счете. Грубым упущением во многих так называемых усовершенствованных системах является помещение номера заказа в каждой фактуре на этом экране. Очевидно, если заказчики не склонны регистрировать номер заказа при его оформлении, то это не важно, но там, где они считают, что он обязательно должен быть наглядно показан, он должен стоять напротив номера счета-фактуры на детальном экране. Когда требуется добиться получения платежа, часто выражается пожелание сообщить номер заказа, а не счета-фактуры.

Когда дела ведутся экспортными заказчиками, важно иметь возможность видеть сумму каждой фактуры в той валюте, в которой она выписана, и в фунтах стерлингов. Индикаторы статуса позиции обычно требуется также знать (нормальная фактура или что-то не в порядке).

Одной из очень полезных особенностей является способность изменения по желанию последовательности записей в счете заказчика. Они могут располагаться хронологически или в большинстве случаев в последовательности дат назначенных сроков платежа, но могут нуждаться в изменении порядка, например в последовательности номера заказа на покупку для уточнений по телефону.

Особенно полезной является возможность иметь счета, автоматически очищаемые из главного файла заказчика после определенного периода отсутствия активности - обычно этот период составляет 24 месяца. Если счет остается неактивным в течение двух лет, кредитному менеджеру автоматически направляется сообщение, на основании которого он может закрыть его. В фирмах, имеющих дело с очень большим количеством счетов или одноразовых заказчиков, это автоматическое свойство особенно необходимо.

Большинство систем первого поколения довольствовалось этими требованиями. Однако хорошая система должна располагать другими информационными экранами, содержащими сведения о заказчике. Способность ввода уведомлений заказчика, например, появилась относительно недавно. Это дает возможность кредитному клерку подключиться к любой информации, относящейся к заказчику, и по желанию просмотреть и/или обновить ее. Большинство систем в настоящее время предлагает многочисленные экранные страницы сведений о каждом клиенте. Идея

этой "корзины памятных записок" - избавиться от карточек с записями и картотеки состояния счетов, которыми изобилуют многие кредитные отделы, так как теория требует держать всю эту информацию в сокращенном виде, с прямым выводом ее на экран.

Одним из наиболее мощных нововведений кредитного регулирования, особенно для вспомогательных средств кредитного мониторинга, является наличие экрана, показывающего в режиме реального времени тенденции продаж и платежей. Существует много вариантов этого, но принцип остается один и тот же: кредитный менеджер может наглядно видеть действительную запись недавнего курса продаж и платежа любого данного заказчика. Обычно на экране показаны для каждого из нескольких периодов времени все продажи, платежи и статистика удержаний, и все это автоматически обновляется по мере того, как отправляются фактуры или поступают денежные средства. Преимущество этого обслуживания двойное. Оно выдает количественные характеристики платежей каждого заказчика, давая кредитному менеджеру факты и цифры, с помощью которых он может влиять на заказчика или, возможно, его продавцов. Во-вторых, на экране можно просмотреть тенденции, такие, как падение продаж и ухудшение платежей каждого заказчика, которые помогут выявить различия между платежеспособным счетом и безнадежным долгом. Не существует компьютерной системы, которая могла бы автоматически предотвратить безнадежный долг, но хорошая система определенно может предупредить кредитного менеджера перед происшествием.

Миф о "дружественных пользователю" программах

Вы когда-нибудь встречали разработчика систем или продавца программного обеспечения, который не рекламирует свою систему как "дружественную пользователю" и "легкую в использовании"? Вся правда в том, что большинство компьютеров не легки в использовании. Когда люди произносят такие броские фразы, они обычно имеют в виду, что это особенные системы и их описание легче в использовании и более удобно, чем у прежних систем.

Когда вы водите пером по бумаге, пишете ли вы белым пером по черной бумаге? Так может ли экран с белым (или зеленым) текстом на черном фоне быть дружественным пользователю? Некоторые разработчики крупных компьютеров начинают следовать примеру своих коллег по персональным компьютерам и проектируют экраны с белым фоном. Они также начинают использовать многое из недавней микротехнологии, как, например, всплывающие панели, падающие меню, функциональные линейки, "горячие" клавиши — делая все возможное, чтобы тради-

ционные системы стали намного более легкими в использовании и изучении. Существует другая шкала, по которой можно измерять легкость использования.

1.         Хорошая система должна быть гибкой при предоставлении вам доступа к информации о заказчике, т.е. должны быть многообразные ключи для доступа к данным о заказчике. В дополнение к традиционной клавише, открывающей доступ к номеру счета, хорошая система позволяет получить данные о номере фактуры, имени заказчика (или его части), идентификаторе родительского счета, номере телефона, почтовом коде, номере заказа клиента.

2.         Должна быть возможность перейти с одного экрана на другой быстро, без прохождения промежуточных меню.

Большинство систем до сих пор меню-управляемые, что делает их легкими для изучения и понимания, но они не должны быть зависимыми от меню. Необходимость проходить через три или четыре ненужных экрана только для того, чтобы сменить функцию или ознакомиться с определенной частью информации, может раздражать и снижать эффективность использования программ.

3.         И наконец, помощь. Для новичка или недостаточно знакомого с

конкретной системой пользователя исключительно полезно иметь по

мощь, предоставляемую нажатием клавиши. Состояние дел в этом во

просе включает помощь на уровне поля экрана, которая обычно может

быть получена оператором путем установки курсора и нажатия опреде

ленной клавиши. Система отвечает подробным описанием назначения и

содержания поля и, если необходимо, списком допустимых значений, из

которого пользователь может выбрать правильное, которое система за

тем включит в поле автоматически.

Ввод счета-фактуры

Очевидно, должна существовать удовлетворительная связь между системой счетов фирмы и ее книгой продаж. Обычно данные поступают к итогу продаж автоматически ежесуточно или еженедельно. Хорошая система должна также предоставлять возможность вводить информацию по счетам-фактурам вручную, прямо через терминал - это может быть особенно полезно там, где имеются долги, которые должны быть вручную проведены в книге.

Способ внесения счетов-фактур в книгу обычно не представляет большого интереса для кредитного менеджера, для него важно, чтобы информация о них была достаточно обширной и помогала ему вовремя собирать долги. Помимо основных сведений: номера счетов-фактур, даты, суммы - против каждого счета-фактуры должны быть указаны номер заказа клиента, категория товаров или услуг (рыночный филиал или предприятие) и, если необходимо, наименование (или адрес) продавца

В случае экспортного заказчика сегодняшние системы предлагают намного больше. Счета-фактуры могут быть составлены в применяемых иностранных валютах, и, глядя на список открытых позиций, ведущий книгу клерк может видеть не только эти суммы, но и их соответствующие суммы в фунтах стерлингов. Система автоматически рассчитывает и составляет отчеты по операции, указывает доходы и убытки, возникающие вследствие изменений обменного курса за период от выставления счета-фактуры до времени платежа. Система также выдает отчеты по нереализованным доходам и убыткам, если затребована переоценка долгов, или вследствие девальвации валюты.

Некоторые системы разработаны так, что, если полученный кредит полностью отменяет неоплаченный счет-фактуру и этот кредит продублирован в счете-фактуре, система автоматически исключает эти две позиции (с полной последующей отчетностью). Одни кредитные менеджеры считают, что это свойство положительно, другие - нет, аргументируя свою позицию тем, что статьи счета должны трансформироваться, только когда клиент платит или рассчитывается по ним.

Вспомогательные средства инкассации

Следует упомянуть еще два обычных или, может быть, обязательных средства: предъявление отчетов и писем, требующих уплаты долга. Одна из теорий придерживается того, что отчет должен использоваться как инструмент взимания долга, а не просто как формальное его подтверждение. В таком случае вы должны иметь возможность изменять содержание отчетов и печатать различные типы уведомлений по ним. Не должен вызывать возражения стандартный отчет, отражающий анализ сроков задолженности клиента. По меньшей мере один из опытных кредитных консультантов подтвердит, что это просто предложение клиенту уплатить самые давние долги.

По вопросу об автоматическом оформлении писем-напоминаний мнения профессионалов разделились. Одни считают их эффективным средством, другие — бесполезным. В общем, если письма и играют сколь-нибудь существенную роль в политике получения денег по долгам, то их основными функциями будут гибкость и контроль. Излишне напоминать, что качество любого отпечатанного на компьютере письма зависит от принтера. Если стандартные письма напечатаны, например, на лазерном принтере высокого качества, они неотличимы от писем, напечатанных на машинке.

В дополнение к этим основным имеется множество дополнительных инструментов для кредитного менеджера, которые стали развиваться со времени появления первых автоматизированных систем книги продаж. Они связаны с использованием текущих электронных списков и дневников. В дополнение к стандартным способам получения справок

можно запросить систему выделить приоритетные счета на основе изменяемых по желанию ключевых параметров. Так, например, сборщик может запросить список всех счетов, которые находятся иод его контролем, задолженность по которым превышает 10 000 фунтов стерлингов и про-сроченность составляет более 45 дней. Система предоставляет список счетов, которые удовлетворяют этому критерию. Сборщик может работать со списком, занося данные в компьютерную записную книжку, и потом вернуться и изменить параметры, например запросить счета с одинаковым сроком платежа и задолженность по которым составляет от 5000 фунтов стерлингов до 10 000 фунтов стерлингов. Может возникнуть необходимость вывести на экран все счета, относящиеся к территории, определенной менеджером по сбыту, которые имеют долг более чем на 1000 фунтов стерлингов и находятся в списке счетов к приостановке. Идея состоит в том, чтобы, задав определенные параметры на экране, получать в ответ от системы выведение на экран списка определенных счетов, чтобы сократить бумажную работу.

Возможности текущей электронной записной книжки — это полезные дополнения к традиционным переплетенным в кожу их разновидностям. Рассмотрим принцип работы с ней. Найдя в одном из упомянутых выше списков конкретного клиента, ему звонят по телефону и напоминают о неоплаченном счете, клиент обещает прислать чек на вызывающую у него раздражение сумму почтой первого класса для получения в следующий понедельник. После разговора сборщик вносит в записную книжку результаты разговора и дату следующего понедельника в обзор памятных дат. Результатом этого будет автоматическое привлечение его внимания к этому клиенту в следующий понедельник посредством электронного списка "проверить". Если сборщик в понедельник будет болен, счет останется в списке до проверки или дата будет изменена. В равной степени это средство может быть полезно для кредитного мониторинга. Когда счет был открыт и согласована кредитная линия, лицо, одобрившее кредит или ответственное за наблюдением над счетом, может просто ввести, скажем, три будущие даты в блок обзора дат, зная, что это обеспечит напоминание в назначенные дни.

Распределение денежных средств

В неавтоматизированных или частично автоматизированных системах книги продаж проводки денежных средств занимают большую часть времени. Но этого не должно быть. Для эффективной работы кредитного отдела по удовлетворению требований по долгам необходимо, чтобы информация по счетам быстро обновлялась. Хорошо разработанная система реального времени дает возможность быстро выверить и распределить поступающие платежи, а также зачислить на счета поступившие денежные средства.

Большинство систем будут удовлетворять обоим методам — счетам с открытой позицией и методу перенесения сальдо на последующий

счет. (На практике преобладает использование счета с открытой позицией, и, если кредитный менеджер недооценивает его полезность, сомнительно, что он будет способен оценить усовершенствование системы вообще.)

Существуют три важных стадии распределения денежных средств: идентификация счетов, распределение платежей и урегулирование несоответствий. Система должна быть автоматизирована, включать множество комбинаций, предлагая вкладчику денежных средств широкий выбор возможностей.

Важно, чтобы он мог выбрать наилучший метод распределения, основанный на информации о переводах и на том, как он хочет, чтобы счет отражал его денежные средства. Это — первый этап. Самые лучшие системы идентификации счетов предлагают как минимум три пункта: номер счета, фамилию клиента и номер позиции. Полезным дополнением являются данные о банке клиента (полученные из его чека), использованные для идентификации счета. Это происходит само собой, если чеки посланы клиентом без какого-либо уведомления о переводе и когда имя на чеке не сходится с именем в бухгалтерской книге. В этом нет ничего удивительного: система просто использует поисковую таблицу, которая перекрестно справляется о сведениях банка по номеру его счета в бухгалтерской книге.

Конечно, не каждый метод будет необходим, не каждой фирме он подходит, но некоторые из них являются важными. Классическая ошибка разработки — это предложение только одного метода распределения, который подходит для 70% счетов, но малопригоден для остальных 30%. Ограничение вкладчиков денежных средств, например, требованием отмечать каждый оплаченный счет-фактуру, может быть превосходным для небольших счетов, но совершенно не годится для счетов-фактур, включающих 20—30 позиций. Устройство дробления денежных средств от-

сутствовало в дебиторских системах "первого поколения", и в результате, если один чек оплаты фактур был получен на несколько счетов, сотрудник кредитного отдела был обязан сначала идентифицировать фактуры и точные суммы, которые должны быть распределены каждому клиенту, а затем обновить данные в системе. Выбор использования ключа "родительского счета" зависит от возможностей устройства дробления денежных средств. Это позволяет идентифицировать платежи путем ввода основной группы или "родительского" кода, и система будет автоматически собирать все "дочерние" счета, объединив и подготовив их к работе по распределению платежей.

Система должна эффективно регулировать скидки, если они предоставлены, и автоматически определять их обоснованность. Многие кредитные менеджеры традиционно боятся предоставлять скидки только потому, что знают о неспособности их систем справиться со связанным с ними административным управлением.

Гибкость важна, когда имеешь дело с недоплатами и переплатами. Хорошая система будет давать возможность относить недоплаты на счет клиента и показывать в особом счете-фактуре против индивидуального номера дебетового авизо клиента или в виде некоторого текста "свободного формата". Срок недоплаты - это сложный вопрос. Недоплата может быть давней текущей, давней. Проводить ли ее на текущую дату, на дату платежа или на дату счета-фактуры? Каково положение остаточного долга? Должна ли это быть нормальная открытая позиция или она должна быть отмечена как сомнительная? Это все риторические вопросы. Сотрудник кредитного отдела должен решить до проводки, как недоплата образовалась и как ее следует внести на счет. Некоторые системы имеют автоматический учет, который дает очень малые расхождения (в пределах четко определенных параметров) при проводках на соответствующие учетные счета.

Другими возможностями размещения денежных средств в системе реального времени являются автоматическое производство писем об ошибочных вычетах и писем-запросов по уточнению. Все должно быть разработано так, чтобы гарантировать гибкость, быстроту и легкость функционирования процесса проводок, а система аудита и балансов размещения денежных средств должна полностью контролироваться.

Автоматическое размещение

Автоматическое размещение действительно очень удобно. Оно позволяет сотруднику кредитного отдела автоматически сравнивать суммы, уплаченные каждым клиентом, с суммами неоплаченных позиций по его счетам. Для этого используется набор заранее определенных алгоритмов (см. илл. 10.3). Это может оказаться очень эффективным для счетов определенного типа, особенно тех, где платежи клиента идут без сбоев

Автоматическое размещение денежных средств использует серию алгоритмов или правил платежей, чтобы каждый платеж соответствовал определенному счету-фактуре или их комбинации.

Платежи могут сравниваться с:

♦          Каждой открытой позицией, пока не будет установлено соответствие;

♦          Полным объемом кредита;

♦          Любыми единичными категориями сроков задолженности, как они появляются в списке расчета;

♦          Накопленной суммой всех категорий давности, начиная с

самой давней;

♦          Полным объемом просроченного долга минус одна открытая

позиция;

♦          Накопленной суммой открытых позиций начиная с самых давних, пока не совпадет с заданным числом;

♦          Все возможные пары позиций;

♦          Любые или все комбинации из 10 или меньшего числа позиций (независимо от счета, имеющего более 10 позиций).

Все тесты могут рассматривать расчет дисконта. По желанию любого клиента можно исключить из алгоритма тестирования, это означает, что его платеж будет автоматически проведен как средства, не принятые на его счет.

Автоматическое распределение денежных средств будет менее эффективным в случае очень крупных счетов или таких, где имеется много фактур одинаковой ценности на одном счете. Это средство обслуживания может быть использовано для некоторых счетов (например, счета трех-четырех фактур в месяц), а справочник оперативной информации использован как накопитель. Если автоматическое распределение "включено" для одного счета, но система не может найти сочетания для данного платежа, денежные средства не распределены по счетам, то баланс всегда обновляется, даже если клерку впоследствии придется делать действительное согласование.

Обычно в обязанности инспектора или кредитного контролера входит обеспечение того, чтобы нераспределенные денежные средства были минимальными или хотя бы согласованы и распределены как можно быстрее. В связи с этим некоторые системы имеют специальный экран с данными по нераспределенным денежным средствам, показывающий все

счета, на которых нет действительных поступлений. Он также показывает средства, введенные в систему, но не поступившие на счет. Поэтому инспектору или супервизору не составляет труда периодически проверять работу операционистов и контролировать, что ни один счет не "зависает" и оплачивается вовремя.

Корректировка счетов клиента

В этом разделе рассмотрены некоторые дополнительные особенности ведения бухгалтерской книги и разрешения несогласованных вопросов с клиентами. Если какая-нибудь фактура ошибочно отправлена не на тот счет, то было бы полезно иметь программное средство передачи открытой позиции, позволяющее наделенному соответствующими правами оператору переводить одну или несколько фактур или кредиты с одного счета на другой. Так как проблема безопасности очень важна, то только определенный сотрудник может иметь доступ к этому средству и даже, вероятно, только к определенным счетам или бухгалтерским книгам. Хотя это средство может казаться полезным компонентом хорошей системы, в действительности — это пример "вершины айсберга", синдром, который приложим ко многим областям разработки систем. По-видимому, простое свойство должно считаться хорошим, если не доказано противоположное. В случае переноса позиции со счета А на счет Б операция проста на поверхности. Может быть, счета А и Б находятся в разных бухгалтерских книгах и имеют различные контрольные дебетовые счета.

Одним из наиболее заметных упущений ранних поколений систем дебиторских счетов было обеспечение запросов по платежам или учет запросов по закрытым позициям. Современная система может считаться полностью лишенной этого недостатка. Она дает доступ (обычно через отдельные экраны с данными по открытым позициям) к сведениям о последних платежах и фактурах с небольшими сроками неуплаты. Гибкость системы позволяет предлагать несколько путей получения доступа к информации такого рода. Обычно, если клиент запрашивает по телефону справку о том, как один из его предыдущих чеков был использован, сотрудник кредитного отдела может набрать на клавиатуре имя клиента или номер счета и, может быть, ряд данных, а система выдаст список всех поступлений и сведения о размещении каждого из них. Сотрудник кредитного отдела вводит индивидуальный номер счета-фактуры или чека или номер платежа, и система определит нужный платеж по запросу. Это означает, что на экран будут выведены не просто суммы предназначенного платежа и оплаченных фактур, но и сведения о том, кто вложил денежные средства, и любые уточнения (переплаты, недоплаты, списания), сделанные во время распределения. Это удобнее, чем искать требуемые документы среди огромного количества платежных отчетов или аудиторских списков, чтобы ответить даже на простейший во-

прос. Но есть и минусы. Кредитный менеджер хотел бы иметь данные семилетней давности по таким платежам в такой системе, но хранение данных занимает пространство в компьютере и стоит денег. Компромиссное решение обычно закрепляет содержание ограниченной информации о позициях, например, только от одного до трех месяцев. На большинство запросов можно будет ответить, а пользуясь отчетами, можно решить действительно старые проблемы.

Автоматический интерфейс Главной бухгалтерской книги

Это не тот предмет, который обычно представляет большой интерес для кредитного контролера, но он может намного облегчить работу бухгалтерского отдела и для полноты изложения должен быть здесь упомянут.

Иллюстрация 10.4 отражает работу некоторых традиционных систем. Когда счета-фактуры получены, они должны быть отнесены на соответствующие дебиторские счета в соответствующие бухгалтерские книги и в Главную книгу. Хлопоты возникают в конце месяца, когда должна быть выполнена работа по согласованию содержания Главной книги с тем, что было проведено на счета к получению и что пришло из двух источников системы.

Система дебиторских счетов автоматически создает необходимые дублирующие проводки для Главной книги. Она так делает всякий раз, когда счета-фактуры обновляют данные в бухгалтерской книге и когда распределяются денежные средства. Так как система дебиторских счетов - это единственный источник поступлений в бухгалтерскую книгу, то все автоматически поддерживается в равновесии. Но это не всегда удобно или необходимо, особенно если, например, система фактурирования уже имеет интерфейс в Главной книге компании. В.этом случае может быть желательно, чтобы дебиторская система просто вносила записи о денежных поступлениях в соответствующие бухгалтерские книги с тем, чтобы ввод данных по продажам шел прямо из интерфейса счета-фактуры. Хорошая система позволяет вносить необходимые записи только в кассовый журнал или проводя кассовые и торговые занесения.

И последний пункт. Хорошая система не должна ограничиваться только проводками денежных средств и сведениями по продажам в Главной книге. Она должна быть в состоянии автоматически делать проводки по другим предложенным счетам и центрам издержек, включающим, например, счета для списания малоценных статей, неоправданные скидки.

Гибкая отчетность

Выше было выяснено, что хорошая система должна обеспечивать эффективное использование книги продаж, предлагая в то же время вспомогательные средства для инкассации, кредитного мониторинга и гибкого механизма отчетности. Рассмотрев основные функциональные области системы, остановимся на некоторых аспектах отчетности.

Во-первых, рассмотрим печатные отчеты, которые должна обеспечивать система. Их можно разделить на две группы: контрольные отчеты и отчеты менеджмента. Контрольные или аудиторские - это обязательные и обычно негибкие отчеты. Они существуют в первую очередь для обеспечения полной и всесторонней аудиторской проверки всей системы и дают возможность отслеживать каждую сделку и, если необходимо, проверять какие-либо частные вопросы. Большинство этих отчетов будут основываться на повседневной информации и служат для облегчения получения справок. С другой стороны, отчеты менеджмента должны иметь регулярную и специальную основу и легко изменяться, если это необходимо. Они должны включать анализ давности (в обеих формах - подробной и сводной), отчеты о превышениях кредитных линий, отчеты о неоплаченных счетах и распечатки общих счетов. Примером такого отчета является прогноз движения денежных средств. Система будет проверять в случае необходимости все неоплаченные долги и по запросу о произведенном недавнем платеже выдавать на каждого

клиента (автоматически по программе самой системы) прогноз, когда конкретная сумма, вероятно, будет уплачена. Отчет аккумулирует все цифровые данные и прогнозирует ежедневный приток денежных средств на предстоящие 30 и более дней. Конечно, и прогнозы не будут точными на 100%, но они могут быть очень близкими, и многие кредитные менеджеры используют эту информацию.

Существует тенденция получать большую часть информации с экрана и таким образом выполнять большую часть работы за терминалом, а не работая над печатными отчетами. Однако многие из разнообразных отчетов менеджмента будут по-прежнему главной опорой большинства кредитных отделов. Решающим является то, что все находится под контролем кредитного менеджера.

Техническая терминология

В ходе модернизации или замены существующих систем кредитные менеджеры неминуемо будут встречаться с системами и специалистами по цифровой обработке, которые хорошо знают и делают свое дело, пользуясь своим особым языком. Хотя нет необходимости иметь обширный словарь этих аббревиатур, акронимов и системных концепций, может быть полезно по крайней мере ознакомиться с наиболее часто употребляемыми выражениями. Имея это в виду, здесь предлагаем краткий список распространенных технологических терминов.

Реальное время

Немедленная обработка информации, противопоставляемая пакетной обработке, где обновление массива информации производится после ее накопления. Примеры в терминах книги продаж — это ночной ввод счетов-фактур (пакетный процесс) и ежедневное распределение денежных средств (которое в хорошей системе должно производиться в реальном времени). В настоящее время требуется все больше и больше средств, применяемых в реальном времени, но необходимо остерегаться синдрома "технологии ради технологии". В некоторых случаях пакетная обработка вполне удовлетворительна и более желательна, чем получение данных в системе реального времени.

Восстановление

Если произошел отказ системы или ее остановка, оператор должен:

1)         привести систему в прежнее положение;

2)         вернуться точно в точку перед отказом без потери предыдущих операций;

3)         гарантировать интегрированность системы.       ...

Во многих случаях (например, при возникновении проблем, связанных с машинным оборудованием или программным обеспечением) персонал по цифровой обработке будет обязан возбудить процедуру восстановления, но хорошая система будет предоставлять эту возможность пользователю.

Интеграция

Традиционно компьютерные системы разрабатывались как отдельные единицы, каждая из которых выполняет свои функции, предназначенные для бизнеса. Однако этот подход принес трудности, особенно при взаимодействии цифровой обработки и пользователей в таких областях, как записи интерфейсов, поддержание совместимости, избыточности данных, разработки программ различения функциональных разногласий, размножение изучаемых графиков и т. д. Для преодоления этого индустрией программного обеспечения была предложена интеграция. Истинная интеграция — это философия, охватывающая каждый аспект многосистемного оперирования. Она заключает в себе стратегический подход, который гарантирует взаимозависимость систем, полностью совместимых и действительно работающих вместе более эффективно. Типичным примером интеграции в мире кредитного менеджмента является связь между системой оперативной обработки заказов и системой: дебиторских счетов кредитного отдела. Предполагая, что кредитные лимиты использованы, система обработки заказов будет проводить в реальном времени проверки всякий раз, когда принят заказ клиента. Она будет рассчитывать цену заказа, прибавлять его к цене общего неоплаченного долга заказчика (запросив ее в реальном времени у дебиторской системы), добавлять цену очередных заказов (еще не отфактурированных) и сравнивать сумму с кредитной линией заказчика. Если общая сумма превысит лимит, система предоставит заказ кредитному менеджеру для принятия решения.

Персональные компьютеры, связь между микро- и большими компьютерами и интеллектуальные рабочие станции

Одним из наиболее значительных событий в 1980-х годах стало при

менение персонального компьютера в качестве эффективного инстру

мента бизнеса. С того времени произошли значительные изменения в

его использовании. Вначале компьютер рассматривался как передвиж

ной исполнительный инструмент и счетный помощник. Однако скоро

выяснилось, что большое количество данных, хранящихся в персональ

ном компьютере (ПК), было передано из отчетов, выполненных на

главном компьютере

Этот процесс привел к росту неточностей и в конечном счете к созданию сетей связи между ПК и главным компьютером. Это позволило клерку использовать свой персональный компьютер как интеллектуальный терминал либо как инструмент для копирования данных большой компьютерной системы прямо в персональный компьютер и выполнять, например, анализ электронных таблиц или текстовую обработку.

По мере появления новых и более мощных персональных компьютеров их стали называть "интеллектуальные рабочие станции".

Языки четвертого поколения

Это языки высокого уровня (легкие в употреблении, с командами на языке, схожем с английским), разработаны для повышения продуктивности обработки информации конечными пользователями. Языки четвертого поколения дают возможность пользователю разрабатывать и производить отчеты на основе оперативной информации очень легко, просто следуя серии подсказок меню. Менеджер не нуждается ни в программировании, ни в общих знаниях цифровой обработки. База данных, обеспечивающая всю работу, находится где-нибудь в его системе (она может быть развернута в нескольких системах, например Обработки заказов, Счетов дебиторов и Главной книги), а языки четвертого поколения позволяют пользователю легко и быстро форматировать и восстанавливать информацию без необходимости обращаться за помощью к специалистам.

Архитектура прикладных систем (SAA)1

Это термин IBM, который описывает среду основных архитектурных технических средств.

По существу это система соглашений, стандартов и протоколов. Некоторые из них уже хорошо определены, другие появятся в ближайшем будущем.

Комплексная обработка

Это ключевой компонент стратегии SAA, который организует комплексную обработку данных посредством машин высокой и средней мощности и "интеллектуальных рабочих станций", причем каждая выполняет ту часть работы, к которой она наилучшим образом приспособлена, и способом, понятным конечному пользователю.

Локальные вычислительные сети (LANs)2

Локальные вычислительные сети обеспечивают высокую скорость передачи данных между ограниченным числом систем в пределах небольшого географического пространства.

1          Systems application architecture.

2          Local area networks.

Заключение

Любой профессионал нуждается в хороших инструментах. Важной частью набора инструментов для кредитного менеджера является хорошая компьютерная система реального времени. Легкодоступная, хорошо представленная и приведенная в соответствие с новыми данными, она является важной предпосылкой для эффективного сбора долгов, действенного управления книгой продаж и хороших отношений с заказчиком. Что такое хорошая система? Кратко — это то, что помогает людям делать их работу. Все еще часто бывает трудно распознать недостатки существующей системы просто в силу привычки. Важно, чтобы, когда придет время замены старой системы новой, кредитный менеджер не позволил отделу цифровой обработки просто навязать ему новую систему. Он должен тщательно обдумать свои требования (не продолжать и не множить старые недостатки), выяснить опыт других в этом вопросе.

В сущности, изучая преимущества действительно хорошей компьютерной системы, кредитный менеджер должен контролировать ситуацию.