Финансы

Руководство по кредитному менеджменту

Раздел: Бизнес, финансы

Важность денежных средств

Фирмы Великобритании погашают свои долги в среднем за 72 дня вопреки обычным контрактным срокам в 30 дней. Почти каждая фирма берет свой оборотный капитал взаймы под 12-18% годовых, так что выплаты по процентам за 72 дня составляют приблизительно 3% от продаж. Средний размер чистой прибыли до вычетов, налогов или "нижняя черта" компаний Великобритании составляет 4%!

Удивительно, что так мало внимания уделяется в большинстве случаев этой утечке прибыли руководством фирм, но существуют весьма осведомленные компании, занимающие высокие места в своих секторах промышленности, где уделяют максимум внимания управлению счетами к получению как своим самым большим активам.

В Великобритании фирмы терпят банкротства каждые семь минут, оставляя поставщикам безнадежные долги; убытки от банкротств составляют только часть потерь от выплаты процентов за долги по кредиту. Некоторые исследования показали соотношение 10:1. Здравый смысл подсказывает, что быстрое взимание торговых долгов не только сокращает текущие расходы этого актива, но, так или иначе, сокращает безнадежные долги, поскольку мало вероятно, чтобы поставщик задолжал столько же, сколько обанкротившийся клиент.

Трюизмы инкассирования

"Сбор долгов начинается вчера" — это фундаментальное напоминание фирмам о том, что они не должны продавать вслепую, чтобы потом бухгалтерский персонал собирал то, что отмечено в бухгалтерской книге. Способность собрать долги начинается с отбора покупателей, т.е. определения их хорошей или плохой кредитоспособности. Она включает также условия платежа, предоставленные и объясненные покупателю, своевременность счетов-фактур и расчетов, время, уделяемое личным контактам со значимыми для фирмы покупателями.

"Продажа - это не продажа, пока она не оплачена", потому что заказы и фактуры — это всего лишь записи воображаемой книги, сплошные каталоги цен до тех пор, пока не получен платеж. Нельзя сказать, что продажу легко совершить. Любой хороший продавец может оспорить кредитного менеджера, находчиво ответив, что "ничто не подлежит оплате, что не продано".

"Чем скорее попросите, тем скорее получите плату" - было любимым

выражением тех руководителей, которые уверены, что покупатель рас

страивается, если попросят оплатить просроченные счета. Наоборот, ти

пичная политика платежных отделов состоит в том, чтобы воздерживать

ся от выписки чеков до запроса о платеже

Все упомянутые выше пункты будут развиты в этой главе ниже.

Прибыль компаний должна всегда быть выше, чем стоимость кредита. Иначе получатель торопит, или компания ослабевает в приобретении. Она нуждается в денежных средствах от своих активов, поступающих с падежным темпом каждый месяц на условиях, максимально близких оговоренным с покупателем.

Необходимость оценивать способность покупателя платить

Мало кто из продавцов не несет убытков от безнадежных долгов, при каждом банкротстве по меньшей мере десять фирм находятся в затруднительном положении, вызванном наиболее трудными просроченными платежами. Это явление известно как айсберг риска - банкротства являются вершиной айсберга, но более опасная часть, причиняющая наибольший вред продавцам, представляет собой массу под поверхностью. Перспективы платежа в торговле в кредит разнообразятся в соответствии с финансовыми возможностями покупателей.

Решение предоставить кредит покупателю должно быть сознательным, а не случайным явлением в торговле. Ни покупатель, ни продавец не должны считать само собой разумеющимся, что все продажи становятся правомерными для условий кредита. (Если бы все знали, что покупатель был на пути к неминуемому скорому банкротству, могли бы вы дать 30-дневный кредит? Конечно, нет.) Если кредитные расчеты показывают, что покупатель тратит месяцы, чтобы оплатить другим, допускаете ли вы, что ваш счет будет оплачен быстро? Поэтому покупатели не должны рассматриваться одинаково жизнеспособными.

Фирмы, которые сначала продают и надеются потом собрать, разрушают свою прибыльность. Приложив небольшое усилие, они могли бы заранее очертить круг проблем и решить их.

Продажи нуждаются в процедурах управления, чтобы свести риск к минимуму. Применяя контроль и исправляющие меры, можно обеспечить своевременное получение платежей, не дожидаясь, когда ситуация станет угрожающей. И многие кредитные менеджеры доказывают, что продажи возрастают вследствие кредитной проверки, показывающей, какие покупатели платят аккуратно, а какие — нет, поэтому усилия сотрудника торгового отдела могут быть приложены к лучшим покупателям.

Существуют два аргумента для комплексного управления кредит

ным риском — коммерческая выгода от заслуживающей доверия базы

покупателей и финансовая выгода в том, что прибыль растет за счет из

бавления от убытков безнадежных долгов и процентных расходов по зай

му в ожидании оплаты долгов.

Самый худший подход из всех — это не иметь оценку риска вкупе со слабым взысканием долгов.

Кодификация мнения о надежности кредита

Получив информацию о положении покупателя, можно не заниматься бумажной работой, если имеется рейтинговая оценка, т.е. Кредитный Рейтинг, например, 5000 фунтов стерлингов и Категория Риска, например, А = нет риска Б = средний риск В = высокий риск

Пример: А/С 69492 "Bloggs Engineering Ltd.": Б 10000 фунтов стерлингов А/С 82615 "Western Eltctrical Ltd.": С 2000 фунтов стерлингов Коды могут быть дополнены списками клиентов и компьютерными расчетами для использования персоналом по взиманию долгов.

Использование категорий риска для приоритетного решения

Если категории А и Б наиболее кредитоспособны, ход проверки может относиться к опыту платежа. Особое внимание следует уделить счетам, относящимся к категории В, изучив:

обзор выполнения платежей за месяц;

полугодовые данные агентства справок и отчетов;

результаты регулярных обсуждений с сотрудниками отдела продаж;

итоги обсуждения с самими покупателями.

Пути сокращения оценочных трудозатрат

1.         Оценочное решение лимита быстрого старта - цена очень не

большая, может быть разрешена для любого счета, можно начинать без

проверки.

Лимит быстрого старта должен быть безболезненным, 100 или 500 фунтов стерлингов, не важно, если они будут потеряны.

Такая схема завоевывает друзей в области сбыта и сберегает время, для более важных случаев.

2.         Использование коэффициента 80/20, чтобы идентифицировать не

большое число счетов, приходящихся на 80% суммы продаж, обеспечивая

таким образом 80% денежных средств. (Это легче сделать с помощью спи

ска долгов по убывающей стоимости, подводя черту под накопленным ба

лансом, охватывающим 80% от общей суммы счетов к получению.)

Останется большое число счетов, охватывающих только 20% суммы про

даж. Правильная кредитная проверка может быть сделана на небольшом

количестве крупных счетов. 

Контролируя покупателей, различайте их по величине, тогда вы не будете виновны в пренебрежении к факторам риска.

Предельный риск торговли

Существует риск получить убытки от безнадежного долга при продаже покупателям категории В.

Существует прибыль, которая должна быть получена до того, как покупатель обанкротится. Кредитное управление риском направлено на то, чтобы продано было много, а утрачено мало.

Способы контроля включают:

1.         Удерживание титула (законное право сохранять право собственности на товары до их оплаты);

2.         Личные гарантии (обычно директора или пайщиков, находятся и другие состоятельные третьи стороны);

3.         Кредитное страхование (покупка защиты против убытков от банкротства);

4.         Прямой дебет (согласие покупателя иметь дебетовый счет в его банке для продавца к дате, назначенной в качестве срока платежа);

5.         Переводные векселя (подписанные и учтенные: гарантия покупателя заплатить фиксированную сумму к определенной дате на документе, представленном через банковскую систему);

6.         Стоп-лист или список напоминаний (контроль над отгрузкой товара при определенных условиях, обычно при просроченных платежах);

7.         Укороченный кредит (т.е. 14 дней вместо 30).

Правильное открытие нового счета

Открытие нового кредитного счета как новой записи счетов к получению в активе должно быть централизованным и последовательным, что включает подтверждение фактов:

1.         Ценный новый канал сбыта.

2.         Начало прибыльных взаимоотношений.

3.         Принятие сознательного решения о стоимости кредита.

4.         Пакет точной информации о клиенте.

5.         Первый положительный финансовый контакт.

6.         Возможность получить клиента, правильно платящего с самого начала.

Многие фирмы не уделяют особого внимания этому процессу. Они продают, не проверяя кредиты и заставляя по первой фактуре распределять номер счета. Если платеж не поступает, напоминание послать некому, особенно если покупатель новый, незнакомый.

Однако все больше и больше фирм уделяют особое внимание стадии после осуществления этапа счастливого диалога (процесс продажи/покупки) и перед любым несчастливым финансовым диалогом (просроченный счет).

В особенности этот этап нуждается в контактах между финансистами и договоренности о платежном соглашении.

Мероприятия по укреплению перспективы платежей:

1.         Заявление о кредите на бланке, заполняемом клиентом.

2.         Предоставление нового номера счета.

3.         "Приветственное" письмо новому финансовому деловому знакомому.

4.         Специальная секция для нового счета в бухгалтерской книге.

Бланк заявления о кредите

Бланки могут быть разнообразными, но все включают следующие положения:

1.         Бланк заполняет клиент, а не продавец.

2.         Бланк должен содержать все данные клиента, необходимые для фактурирования, инкассирования и других действий.

3.         Имя и финансовые контактные данные для платежей.

4.         Условия платежа продавца.

5.         Как клиент будет платить (чеки, прямой дебет, трансферт и т.д.).

6.         Реквизиты банковского счета.

7.         Подпись уполномоченного клиентом служащего под заявлением, что платежи будут производиться в срок. (Если клиент не желает подписывать это, нужно сразу в этом разобраться, а не позже.)

Кредитная проверка

Заполненный бланк — это рабочий документ для получения кредитной информации и оценки кредитоспособности.

Новые номера счетов

Контроль над неразрешенными новыми счетами важен потому, что компьютерная система по занесению дохода в бухгалтерскую книгу, предъявлению фактур и т.д. не может работать со счетами, которым не присвоены номера. Распределением номеров счетов занимается кредитный менеджер.

Если новый бизнес по каким-либо причинам очень срочный, то в

ожидании стандартного процесса проверки кредитный менеджер дол

жен принять взвешенное решение об открытии нового счета, но потом

закончить процедуру заполнения бланков заявления до второй отправки.

Резюме

Необходимо сделать так, чтобы новые клиенты отдавали себе отчет о требованиях платежа вовремя, до того как придет время первого платежа, т.е. во время диалога при продаже, при заполнении кредитной анкеты; в письме "Приветствие"; из условий, отраженных в счете-фактуре. Нельзя позволить новому счету вести себя, как тысячи других обычных счетов.

Правильный взгляд на инкассирование

Это относится к кредитному менеджеру, всему кредитному и инкассирующему персоналу, всему персоналу сбыта, высшему руководству. Давайте избавимся от некоторых неправильных мнений:

1.         Покупатель всегда прав. Чепуха! Многие фирмы идут к банкрот

ству потому, что верят так сильно, что покупатель не должен быть рас

строен; они не выполняют своего долга — получить свой источник жиз

ненной силы.

Покупатель всегда важен, но часто не прав, особенно если он не платит своих долгов вовремя.

2.         Мы можем делать только самое лучшее. Простите, но время по

казало, что продуктивность взысканий растет быстрее, чем люди счита

ли возможным, при использовании контроля, наглядных пособий и мо

тивации персонала.

Если продавец выполнил заказ правильно и покупатель получил пользу от товаров или услуг, он по заказу должен платить вовремя.

Ниже приведены некоторые лозунги (увиденные на стенах успешных кредитных отделов):

Продажа не завершена до тех пор, пока деньги не будут в нашем банке

Каждый пенни источников доходов фирмы проходит через нас

Прибыль уменьшается больше от плохих плательщиков, чем от безнадежных долгов

Инкассирование денежных средств высококонкурентно

Чем скорее спросим, тем скорее нам заплатят Эти деньги — наши, покупатель их только взял взаймы Платеж - часть контракта, точно так же как цена и товар Покупатель уважает поставщика с профессиональным подходом Мы обеспечиваем первоклассный сервис покупателю, и мы ожидаем в ответ первоклассный платеж

Мы не можем платить жалованье служащим или поставщикам после продаж — мы нуждаемся в деньгах

Продажа в кредит — это ссуда наших ресурсов покупателю

Кто-то однажды сказал: "Что касается инкассации своих доходов, существуют только два рода фирм - типа А и типа Б".

Фирма А (базирующаяся на бухгалтерских книгах и хорошем ведении счетов)

•          Работает каждый месяц с бухгалтерской книгой от корки до корки, но редко доведена до конца.

•          Персонал сначала должен распределить денежные средства по бухгалтерской книге, а затем добиваться получения выплат по просроченным долгам.

•          Если хватит времени, рассылать в будущем пачки писем не выплачивающим в срок покупателям.

•Делайте ваше дело как можно лучше и смотрите, что получится.

Фирма Б (базирующаяся на конкурентной жажде денег)

•          Ежемесячный план необходимых денег, определяемый с использованием коэффициента DSO.

•          Анализ ценности счетов для обеспечения 80% идентифицированных источников денег.

•          Распределение персонала на бухгалтерский и инкассаторский (или времени персонала так, чтобы вносить данные по поступлению денег в бухгалтерскую книгу ранним утром, в середине дня и поздним вечером, а инкассирование - только в течение продуктивной части дня).

•          Распределить персонал инкассирования по счетам в порядке срочности и кому-то поручить вести дневник.

•          Визиты и телефонные переговоры проводить только по поводу больших долгов, а по небольшим только письма.

•          Исчерпать стандартные подходы в пределах, например, 6 недель.

•          Выяснить политику в отношении продолжения или остановки поставок плохим плательщикам.

Подводить итоги ежемесячно и планировать действия на следующий месяц.

Фирма А конкурирует с фирмой Б. Догадайтесь, какая фирма быстрее собирает деньги, имеет меньше безнадежных долгов, более низкие процентные расходы и может поэтому, если хочет, держать больше ценных бумаг, улучшать качество, снижать цены и увеличивать исследования и разработки или делать другие вещи, чтобы увеличить свою долю на рынке и успешно подавлять конкуренцию.

В промышленности нет достаточного количества денежных средств, чтобы оплатить вовремя все долговые обязательства. Поэтому работа по

взиманию является высоко конкурентной. Взимание долгов требует тренировки, мотивации и вознаграждения, точно так же как и продавцов. Работа по взиманию долгов требует наличия определенных качеств у людей, ею занимающихся, умеющих достигать цели, несмотря на все препятствия, но вежливо (железный кулак в бархатной перчатке?). Они должны быть убежденными экстравертами, а не методичными интровертами, которые предпочитают счетную работу. Сборщики долгов - единственные финансисты, работающие в коммерческом пространстве. Они связаны с покупателями, завершая то, что начали сбытовики. Это важная работа.

Коэффициент долгов в днях продаж - DSO

Хороший кредитный менеджер думает о фонде потенциальных денежных средств, которые должны быть получены от покупателей. Большой важностью является попытка связать долги на конец месяца с количеством продаж. Для этого служит коэффициент DSO, представленный ниже. Он показывает, сколько взято кредита в среднем всеми покупателями, текущего, просроченного, спорного и др. Он дает возможность рассчитать запланированный уровень. Он дает возможность сравнивать улучшения или ухудшения от месяца к месяцу. Самое главное, он позволяет рассчитывать, сколько денежных средств будет необходимо в следующем месяце, чтобы закончить его с запланированным результатом DSO.

Планирование денежных средств

Можно использовать DSO для расчета денежных средств, необходимых для того, чтобы закончить месяц с запланированным дебиторским уровнем. Но мы также должны планировать улучшение качества, имея в виду давние, просроченные, спорные, вызывающие особое беспокойство долги на определенных счетах. Иначе более сложные случаи будут оставлены без должного внимания, по мере того как вы вылезаете из кожи вон из-за денежного итога и становитесь более зависимыми от текущих денежных средств и даже от особенных платежей дружественных или незадачливых покупателей.

Бюджет или начальник говорят, что вы должны к концу следующего месяца иметь долг, равный 63 дням продаж. Необходимые для этого денежные средства рассчитываются следующим образом:

В этом месяце (август) дебиторская задолженность составила 65 дней продаж:

Объем продаж

Август    31 день       650 000 фунтов стерлингов

Июль     31 день        490 000 фунтов стерлингов

Июнь     Здпя .           60 000 (часть от 600 000 фун-

тов стерлингов)

Итого     65 дней       1 200 000 фунтов стерлингов

Сентябрь должен быть закончен с эквивалентом в 63 дня DSO. На конец сентября будет добавлено 30 дней к существующим 65 дням, что составляет 95 дней.

Таким образом, чтобы закончить сентябрь с 63 днями DSO, необходимо располагать (т.е. собрать) эквивалент первых 32 дней периода (95-63=32).

Июнь 3 дня    60 000 фунтов стерлингов

Июль 29/31 дня         458 000 фунтов стерлингов

Требуемая итоговая сумма             

денежных средств   =           518 000 фунтов стерлингов

Инкассирование 518000 фунтов стерлингов в сентябре гарантирует окончание с коэффициентом 63 DSO; сумма, превышающая 518000 фунтов стерлингов, дает лучший показатель, чем 63 дня DSO, а невыполнение плана в 518 000 фунтов стерлингов оставит больший, чем в июле, эквивалент продаж неоплаченного долга, т.е. итог, превышающий 63 дня.

Второстепенными целями для контроля трудных долгов могут стать:

1.         Все долги сверх некоторой суммы, просроченные больше чем на 60 дней.

2.         Последний обзор счетов, подлежащих списанию.

3.         Одна встреча с владельцем главного счета для выяснения давних

ПОЗИЦИЙ.

Визуальные вспомогательные средства

График получаемых денежных средств

Вы нуждаетесь в демонстрации прогресса на ежедневной визуальной основе. Схема или график на стене помогут показывать поступление денежных средств, ключевые действия и обозреваемые позиции.

Таблица прогресса

Полезно проводить по данным бухгалтерской книги или копиям расчетов, или компьютерным распечаткам специальный листинг для каждого сборщика, в котором показывать в порядке убывания стоимости счета, подлежащие инкассации в данном месяце. Большие счета могут быть внесены в список индивидуально, а все маленькие счета сгруппированы в одной колонке. Две колонки справа можно отвести под "обещания" и "полученные средства". Справа необходимо выделить область напоминаний, так как в середине месяца будет видно, по каким обещаниям все еще ничего не получено, и по мере приближения конца месяца видеть, какие обещанные платежи не поступили, и необходимо предпринять срочные действия. С помощью такой таблицы прогресса можно успешно обеспечить 80% намеченной суммы, в то время как многие меньшие платежи так или иначе придут.

Методы инкассирования

"Чем скорее вы спросите, тем скорее вы получите оплату".

Расписание

Посылать счет-фактуру в один день с товарами.

Посылать расчет немедленно в конце месяца.

Посылать простое напоминание через 7 дней после даты назначенного срока.

Посылать строгое напоминание не позднее чем через 14 дней после неоплаты.

Не продолжать поставку заказчикам, которые не смогли заплатить за предыдущие поставки.

Завершать все обычные напоминания в пределах 6 недель после назначенной даты.

Если заказчик после этого не ответил, бесполезно продолжать посылать обычные напоминания. Необходимы специальные акции.

Время от времени варьируйте ваше расписание, иначе заказчик привыкнет к нему и использует его в свою пользу.

 Технологии

Предположим, что вы располагаете разумными процедурами рассмотрения заказа и что вы всегда подтверждаете заказ покупателя. Ваше подтверждение должно ясно указывать на ваши условия платежа. Ваши условия продажи должны заменить условия покупателя.

Покупателю должны быть трижды сообщены его обязанности по платежу: перед назначенной датой - продавцом, при утверждении заказа и на фактуре. Если они достигают цели — получения платежа, то вы не нуждаетесь в других, дорогостоящих методах. Существуют эффективные средства взимания. Применяйте и заставляйте их работать.

Счет-фактура

(Единственное назначение счета-фактуры - требование произвести платеж.)

Настойчиво требуйте, чтобы ваша фирма имела простой эффективный бланк счета-фактуры.

Указывайте ясно дату, ссылку и сумму.

Имейте хороший план для описания товаров.

Указывайте способ отправки.

Указывайте номер заказа покупателя.

Исключайте все ненужные данные, которые только отвлекают от важных данных.

Самое главное, четко указывайте сроки платежа. На практике существует много неудобных для пользования фактур. Посмотрите на счета-фактуры, приходящие в ваш собственный отдел платежей. Отберите произвольно несколько фактур от поставщиков. Рассортируйте их в порядке от самых эффективных до наименее эффективных. Теперь посмотрите, почему вы выбрали самый эффективный из них? По цвету? Разметке? Ясности? Какими бы ни были ваши доводы, выберите их для ваших собственных фактур. Ваши должны быть не хуже других, или даже лучше! Приведенные выше пункты являются ключевыми требованиями. Они не должны включать элементы рекламы или специального стимулирования, а также технические советы по вашему продукту. Фактуры поступают к бухгалтерскому персоналу, ведущему книгу продаж, где их сверяют с заказами и представляют к оплате. Материалы по рекламе и продвижению товаров относятся к другим документам, которыми занимаются другие сотрудники.

Платеж возможен только тогда, когда счет-фактура будет зарегистрирован в бухгалтерской книге. Сделайте критический обзор вашей процедуры фактурирования. Вы должны быть уверенными, что ваши счета-фактуры хорошо работают.

Выписки из банковских счетов

Мнения о них различны. Выписки являются итогом коммерческих операций, вспомогательным средством книги продаж, средством для первого напоминания о просроченном платеже.

Текущие счета лучше, чем перенос убытков на будущий период. Проводите расчеты как можно чаще после закрытия. Расчеты должны быть четко адресованы в книге покупок. Используйте расчет выписки из банковского счета для того, чтобы были четко видны просроченные позиции. Отмечайте в них первые уведомления о взимании.

Сделайте критический обзор оформления выписок из банковских счетов, чтобы быть уверенными, что они соответствуют всем необходимым требованиям.

Даже если заказчики говорят, что они не платят по выпискам из банковских счетов, более экономно посылать их всем, а не только некоторым клиентам.

Если фактуры включают номер заказа покупателя, то с помощью компьютера это можно показать и в отчете. Помните, что выписки из банковских счетов помогают сохранить время для более трудных счетов, если они сработают на результат.

Итак, чтобы сделать выписки из банковских счетов более эффективными:

добивайтесь внешней привлекательности (цвет и планировка);

облегчайте возможность заказчикам сравнивать ваши данные с их данными;

обязательно четко отмечайте просроченные позиции;

печатайте различные сообщения о просроченных позициях;

поощряйте заказчиков высылать вам обратно выписку из банковского счета или отрывной квиток с платежом заказчика, чтобы облегчить согласование.

Взыскание с помощью телефона

Звонить заказчикам по поводу платежа сейчас принято в качестве эффективного метода инкассирования. Телефон имеет преимущество перед письмами как непосредственный контакт с лицом, которое должно дать вам определенного рода ответ. Его недостаток в том, что контактировать таким путем можно с меньшим числом заказчиков.

Некоторые компании инкассируют с помощью телефона все долги сверх определенной суммы или срока, а письма используют при меньших задолженностях.

Сохраняйте точные записи обещаний и будьте вежливы и убедительны.

Инкассирование с помощью телефона требует специальной тренировки. Ключевыми элементами являются: подготовка, контроль за ходом разговора, необходимо давать раздраженному заказчику возможность выговориться, делая необходимые паузы в важных моментах разговора, и, самое главное, заканчивать разговор с заслуживающим доверия обещанием.

Целью разговора всегда должно быть успешное достижение поставленной задачи. Это значит - быть готовым к неожиданной информации, уметь преодолевать отговорки и протесты.

Телефонное инкассирование недешево. Поэтому вы должны определить, для каких счетов выгодно применять телефонные разговоры.

При использовании телефона следует помнить, что звонить надо в "лучшее" время и не звонить в неудобное время. Гораздо больше шансов застать нужное лицо на другом конце провода, если исключить раннее утро, время ленча и конец рабочего дня. Поэтому "лучшее" время, когда звонки наиболее эффективны, — это с 9.30 до 12.00 и с 14.30 до 16,30.

Три ключевых шага в телефонном инкассировании

1.         Прежде чем поднять трубку, подготовьте данные на любой случай, чтобы не звонить вторично. Отделите постоянные данные (имя, номер телефона, прошлые дела и т. д.) от существенных (подробности счета, файл и номер заказа).

2.         Во время телефонного разговора вы убеждаете и преодолеваете. Контролируйте ход разговора и будьте готовы к стандартному и извиняющемуся ответу. Улыбайтесь! Это помогает. Используйте имя собеседника.

3.         Успешное завершение. Каждый хороший инкассатор знает, что лучше, если заказчик называет сам, что было согласовано - сколько и когда и т. д. Не говорите за него!

Глава 12 полностью посвящена телефонному инкассированию, в ней подробно рассмотрены все указанные выше пункты, а также некоторые другие.

Стандартные письма инкассации

Хотя письма не очень эффективны в отношении некоторых дебиторов, не хватает времени звонить каждому по телефону, так что мы нуждаемся в хорошо продуманных письмах. В письмах вы должны проявлять твердость, но быть вежливыми. Вам дано право требовать получение платежей. Не просите - это ваши деньги, заказчик только заимствовал их. Заполняйте ваши письма осторожно - думайте о долговременных взаимоотношениях.

:           Ключевые пункты для писем инкассации

1.         Письмо должно быть адресовано лично дебитору, возможно с указанием занимаемой должности.

2.         Письмо должно быть подписано лично инкассатором.

3.         Оно должно быть точным в деталях требования и не допускать сомнительных пунктов.

4.         Слова должны быть простыми и однозначно понимаемыми.

5.         Ни одно инкассационное письмо не должно превышать одной страницы!

6.         Сумма, подлежащая оплате, должна быть четко указана в верхней части письма и в самом тексте.

7.         Избегать ссылок на временные периоды, например "в течение семи дней". Или сообщать дату истечения, т.е. платить до 15 декабря, или лучше по-прежнему требовать все просроченные платежи  "К ВОЗВРАТУ" (Даже если вы разрешаете семь дней для ответа, не говорите клиенту!)

8.         Последнее письмо может быть по определению только одно. Не посылайте последний запрос, последнее требование, последнее предупреждение и т. д.

9.         Можно упомянуть о каких-нибудь трудностях инкассации

клиенту. Это напоминание может оказаться полезным для получения

платежа.

10.       Избегать таких фраз, как "будут приняты другие меры", "счет будет передан в другие руки для взимания". В особых случаях, если выписка из банковского счета должна быть послана для взимания платежа, тогда надо сказать так - "если платеж не будет получен в этом офисе к воскресенью 15 декабря, счет должен быть отправлен в наше агентство взимания" или "если платеж... и т. д.... тогда судебная повестка суда графства против вас будет выпущена в тот же день".

11.       Не использовать словосочетания "вызов в суд графства", "высокий суд пишет", "ходатайство о ликвидации в судебном порядке", если вы не знакомы со связанными с этим процедурами. Не разрешать неподготовленному персоналу использовать неправильную терминологию.

12.       Не угрожать действиями, которые не намерены доводить до конца.

13.       Если напряжение писем возрастает, отправлять их более высоким должностным лицам, начиная от менеджера книги продаж и кончая финансовым директором.

14.       Изменять содержание и сроки отправления писем инкассирования по крайней мере один раз в году, иначе дебиторы выучат ваши методы и эффективность писем снизится.

Против чего выступают ваши письма?

Вы не знаете, что клиент:

не может платить;

может платить, но не будет;

считает некоторые вопросы спорными

имеет несколько проблем.

До тех пор, пока вы не имеете точной информации, вы не должны предполагать худшее.

Первое напоминание должно быть простое, прямое и вежливое. Попросите клиента оплатить просроченный счет или сообщить, почему он этого не может сделать. Помните, цель письма — получить ответ. Вы можете затем наладить контакт и деловые отношения по конкретной проблеме. Не старайтесь показывать ваше мастерство автора блестящей прозы.

Обращайтесь в письме к человеку по имени. Подписывайте письмо как авторитетное лицо. Укажите ваш номер международного телефона - это приглашает ответить.

Не давайте понять, что письмо — это только часть заведенного порядка, такого, как номера от 3 до 6. Некоторые фирмы ненамеренно разглашают эту информацию. Просроченный долг стоит вам дорого. Вы имеете право быть несчастным вместе с клиентом.

Ваше последнее письмо-напоминание должно быть строгим. В нем нужно сослаться на отсутствие ответа на предшествующие напоминания, напомнить просьбу погасить долг, закончить письмо можно предупреждением об особых действиях.

Не блефуйте. Если вы пользуетесь силой угрозы, но не доведете ее до конца, клиент будет знать, что ваши угрозы существуют только в письме.

Если вы получите только частичный платеж, не прекращайте сразу писать письма. Пошлите формальное письмо, которое подтверждает платеж, но настойчиво напоминает о полном возврате.

Если клиент отвечает на письмо или телефонный звонок выраже

нием недовольства или просьбой о продлении кредита, прекратите се

рию писем и действуйте в соответствии с ответом.

Образец письма приводится ниже. В недавние годы некоторые прогрессивные инкассаторы ввели документ, полностью отличающийся от их писем, как последнюю попытку инкассации перед судебными акциями. Он имеет различные названия, напечатанные красным: "Предупреждение о начале судебного преследования" "Намерение преследовать". Несмотря на то что эти письма не претендуют на роль судебных документов, они выделяются среди обычных писем инкассирования.

Существует несколько причин для неполного платежа, и неправильно предполагать, что у клиента недостаточно денег. Другими причинами могут быть:

1.         Вычет необъявленной спорной суммы.

2.         Взаиморасчет, согласованный с другим персоналом.

3.         Платеж, предназначенный для удовлетворения требований собственных систем.

4. Чаще всего еще не полученные счета-фактуры.

Когда причина неполного платежа установлена, остающаяся задолженность должна быть настойчиво затребована с помощью следующего полезного шага - письма, чтобы должник путем частичной оплаты не избежал платежа.

Нестандартные письма

Во многих ситуациях, связанных с кредитованием и инкассацией, стандартные письма непригодны, для этого необходимы специальные, тщательно составленные письма. Они могут быть:

что-либо заявляющими;

дающими требуемую информацию;

что-то требующими.

Стиль

Всегда вежливый, однако имеет право присутствовать неправота клиента;

Ясный, не бессвязный, или слишком элегантный язык;

Факты четко изложены;

Текст, не превышающий одной страницы;

Каждая мысль начинается с нового абзаца;

Никогда не больше 25 слов в одном предложении;

Не стараться создавать литературные шедевры

Допущения

Получатель вашего письма:

вероятно занят;

возможно, не заинтересован;

враждебен.

Препятствия

Ваше письмо должно:

Попасть адресату (поэтому адресуйте его точно: имя, должность, отдел);

Пройти через секретаря или помощника (изложить так, чтобы они увидели, что его должен прочитать их начальник, например: "Так как мы с Вами обсуждали на прошлой неделе и Вы просили меня написать Вам").

Наконец, адресат получил письмо! Полагая, что он может быть занят или не заинтересован, враждебен, ваше письмо должно:

начинаться ссылкой на цель;

сделать его суть ясной;

быть написано в приветливой, но твердой форме;

заключаться ясным требованием. 

В заключение

Определиться с последующими действиями в срок (3 дня, 2 недели и т. д.). Действовать дальше упорно, ссылаясь на письмо посредством даты и справки.

Если есть сомнение, лучше позвонить по телефону, чем ожидать письменного согласия.

Телексы и факсы

Телексы на имя главных лиц могут иметь возбуждающее воздействие на медлительный или ленивый персонал книги продаж, особенно когда поставки согласованы. Иногда клиенты, игнорирующие письма, отвечают по телексу, который всегда оказывается более настойчивым, чем письма.

Личные визиты

Обычно большой процент продаж делается малому проценту покупателей. Это ваши главные дебиторы, и каждого из них необходимо посещать время от времени для поддержания хороших финансовых взаимоотношений. Визиты дороги и отнимают время, поэтому они не должны использоваться только для получения чеков, но также включать обсуждение проблем, вызывающих неплатеж. Никогда не делайте "холодных" телефонных переговоров. Назначайте встречи с лицами подходящего ранга. Хорошо спланированный визит, доскональное обсуждение, хороший анализ ситуации и письменный акт могут помочь ускорить будущие платежи. Следует вежливо разговаривать, вести записи, закрепляющие основные пункты обсуждения по возвращении в ваш офис.

Некоторые фирмы держат на службе "представителей", работающих со счетами, для требования платежей от крупных покупателей, инкассирования платежей и разрешения связанных с этим проблем. Там, где покупателями являются солидные корпорации с плохими компьютерами, такие представители быстро оправдывают свое существование получением крупных сумм быстрее, чем это могло бы быть сделано посредством стандартных действий.

Использование возможностей торговли

Существуют аргументы за и против разрешения персоналу отдела сбыта держать в своих руках сбор долгов. В пользу этого говорит их многочисленность и хорошая организованность. Они имеют широкие возможности для личных контактов. Иногда они более убедительны. Они имеют эффективную систему рычагов воздействия. С другой стороны, они обычно не имеют времени правильно вести финансовую работу, видеть се в перспективе, упорно и настойчиво преследовать должников. Они идут на компромисс, желая избежать ухудшения перспективы продаж.

Следует информировать персонал отдела сбыта обо всех трудных ситуациях, связанных со счетом покупателя, сотрудников отдела сбыта следует просить проявлять активность там, где результат может быть наилучшим образом достигнут торговцем или где существует комбинированная проблема маркетршга и кредита и на карту поставлен успех всего дела.

Когда инкассирование находится в ведении торговца, финансовый директор должен быть уверен, что конечные сроки оплаты установлены и четко действует обратная связь.

В некоторых организациях разговаривать с покупателями разрешается только персоналу отдела сбыта, а кредитный персонал играет подчиненную, обслуживающую роль. Нет никаких проблем, если финансовые планы выполняются этим методом удовлетворительно, но прогрессивные фирмы сегодня ожидают высокой степени усилий по продажам от персонала отдела сбыта, оставляя им недостаточно времени для эффективной работы по инкассированию.

Прямой дебет

Это быстро распространяющийся метод инкассирования. Вы получаете согласие покупателя дебетовать его банковские счета в согласованные для поставок даты. Покупатели должны быть кредитоспособны для внесения соответствующих сумм, в противном случае прямое дебетование будет использоваться в качестве чека. Система должна посылать нормальные фактуры и расчеты с требованием к покупателю уведомлять о каких-либо ошибках к определенным датам. Тогда к назначенной дате все бесспорные позиции быстро дебетуются через банк поставщика в банк покупателя. Это сберегает время покупателя, избавляет от бумажной работы и сокращает банковские расходы. Просто увеличивается долг покупателя его же банку. Поставщики, желающие работать по такой схеме, должны предоставлять банку покупателя гарантии против возможных ошибок. Более подробно прямое дебетование изложено в главе 4.

Денежные скидки

Только компании с высоким уровнем чистой прибыли в состоянии давать денежные скидки за немедленные платежи. Поставщики, предлагающие денежные скидки, имеют прибыль от более ранних платежей, но могут отказывать в них для поздних платежей. Они также делают скидки тем покупателям, кто мог бы так или иначе платить вовремя.

Поставщики, не готовые давать скидки, не могут позволить себе

предлагать их без компенсации за счет повышения цен. Если делается

предложение, например, 2 процента за 14 дней, или нетто 30 дней, то годовая стоимость скидок составит 57% годовых!

Однако денежные скидки определенно помогают инкассированию, а также помогают уменьшить убытки от безнадежных долгов.

Схемы расчета со скидкой

Если вы в настоящее время предлагаете продажи со скидкой, вы должны обеспечить их, требуя немедленных платежей. Например, продавец согласен дать покупателю скидку, например, 5% на 31 декабря на цену продаж в течение года при условии, что платежи немедленные скажем в течение 30 дней и что будет достигнут определенный порог стоимости. Невыплаты в срок могут быть удержаны из продаж, определяемых для скидки. Фирмы, которые допускали большие скидки несколько лет тому назад, поняли, что они несут потери от просроченных платежей. Многие успешно договорились о требовании немедленного платежа с покупателями, которые высоко оценили снижение цен.

Инкассирование с помощью третьей стороны

Существует несколько причин, оправдывающих издержки для передачи инкассирования в руки внешних служб. Чаще всего пользуются услугами агентств по инкассированию, поверенных или обращаются в суд графства. Факторинговые операции могут также рассматриваться как средства третьей стороны, но они обычно применяются скорее к общему сбыту, чем как продолжение кредитного отдела. Факторинговые операции подробно рассматриваются в главе 25.

Агентства по инкассированию действуют по очень гибким схемам за вознаграждение, отражающее объем и сложность возвращаемых долгов. Все это описано в главе 13. Использование стряпчих и пути, которыми они или инкассаторы могут воспользоваться, обращаясь в суды графств, обсуждаются в главе 23.

Штрафы по просроченным платежам

Так как незапланированные траты на выплату процентов возникают из-за не выполненных в срок платежей, логично отнести их стоимость на задержавших оплату покупателей. Однако коммерчески это затруднительно, так как культура бизнеса в Великобритании не приемлет таких оплат, практикуемых в других странах, например в Швеции.

Необходимо иметь стандартные условия продажи, разрешающие

продавцу по его усмотрению наращивать процент за задержку платежа.

Установленный уровень должен быть карательным, не комфортным;

обычно это 2% в месяц (24% годовых).

Начисление может быть произведено законно как часть контракта и применяться выборочно в особых случаях. Обычная политика между компаниями по выборочной оплате процентов такова:

(а)        не регистрировать проценты как доход до их выплаты;

(б)       рассматривать проценты как стимул для платежа;

(в)       аннулировать неоплаченные проценты в момент уплаты главного долга.

Если взыскание долга направляется в суд, кредитор имеет право добавить 15% годовых, установленных законом, от даты, назначенной в качестве срока платежа, или более высокую ставку, если это было включено в условия контракта.

Прекращение поставок

Прекращение поставок как часть вашей политики инкассирования должно быть понятно всему персоналу. Прекращение поставок бывает весьма чувствительным негативным фактором, если оно неправильно понято или неправильно применено.

Если ваш заказчик не платил за прошлые поставки и вы продолжаете отправлять товар, вы провоцируете будущие издержки и убытки. Если он не может заплатить 100 долларов, как он может заплатить 200 долларов?

Если вы намереваетесь прекратить поставки, ваш цикл инкассирования должен включать предупреждение об этом. Пошлите его заказчику. Он жизненно заинтересован в поставках, а потому будет озабочен их прекращением.

Распределим ваших заказчиков по категориям риска или значимости, например А, Б и В. После распределения вы можете решить приостановить поставки заказчикам высшей категории риска В, скажем, с назначенной даты + 7 дней, а по категориям А и Б - с назначенной даты + 30 дней.

В то время как хорошо идущий бизнес может использовать жесткий компьютеризованный блокирующий список, установленный для не оплаченных в срок счетов, другие фирмы предпочитают контрольный список, с помощью которого кредитный менеджер может действовать по своему усмотрению. Например, контрольный список - прекрасное орудие для инициирования срочного инкассирования вместо запросов.

Взаимоотношения с главными счетами для обеспечения своевременного платежа

Инкассирование денежных средств высококонкурентно. Заказчики не имеют достаточно средств наготове, чтобы оплатить все требования, да и другие поставщики претендуют на имеющиеся в наличии денежные средства. Некоторые конкуренты весьма податливы при мягком подходе, а другим нужно постоянно напоминать

Намеченные цифры взимаемых денежных средств могут быть достигнуты, если крупные счета могут реально оплачиваться вовремя каждый месяц. Большие платежи приходят обычно по относительно небольшому количеству счетов. Они должны быть идентифицированы, и с ними надо работать отдельно от основной массы счетов.

Большинство фирм имеет магическое соотношение 80/20, где 80% доходов зависит от, может быть, только пятой части всех клиентов. То, что эти главные или ключевые счета важны для продавцов, и продавцы обычно важны для них - факт, который должен быть использован во всей коммерческой деятельности. Персонал отдела сбыта должен знать о них все: кто с кем имеет дело, как принимаются решения о покупке так, чтобы увеличить будущие продажи.

Точно так же необходимо поступление денежных средств по этим счетам. Главные счета могут обеспечить 80% месячных поступлений денежных средств, поэтому кредитный персонал должен это учитывать в своей деятельности. Они должны знать, как принимаются решения о платеже, какая существует последовательность указаний о платеже и каково финансовое положение клиентов в любое время.

Основная цель — это получить вовремя необходимые платежи от "наиболее привилегированных поставщиков".

Определение Главных счетов

Главные счета являются наиболее важными для фирмы;

обеспечивают от 50 до 80% денежных поступлений за месяц;

представляют собою основную массу будущего роста продавцов.

Типичное явление, когда в бухгалтерской книге из 1000 счетов только по 30 счетам приходит средств на 50% всех поступлений, а по 200 счетам - 80%.

Простой путь выделения ключевых счетов из массы рядовых счетов таков:

составить список балансов дебиторов по нисходящей стоимости (т.е. первыми - наибольшие);

суммировать результаты;

подвести черту, когда полученная сумма составит 50%, а затем 80% от всей суммы долгов;

попросить отдел сбыта указать, какие счета выше указанной линии самые важные для них - вероятно, почти все.

Установление особого отношения к ключевым счетам

Вместе с активной помощью персонала отдела сбыта или без нее кредитный менеджер должен познакомиться с главным персоналом, работающим с ключевыми счетами. Наилучший путь для этого - нанести

им предварительно согласованный визит, обсудить проблемы фактур или трудности платежа и подвести итоги визита обсуждением относящихся к делу вопросов о бизнесе и финансах.

Если визиты невозможны, следует обсудить эти проблемы по телефону с персоналом отдела сбыта и персоналом финансового отдела.

Персонал кредитного отдела должен знать имена и номера телефонов для связи с главными представителями крупных клиентов. Никогда не ставьте себя в слабую позицию, спрашивая: "Могу ли я поговорить с лицом, имеющим дело с нашим счетом?" Это возможно при работе с неглавными счетами, но не годится в работе с главными счетами. Не забывайте спрашивать себя: "В каком положении оказался бы мой деловой партнер, если бы наш платеж не был сделан вовремя, чтобы оценить крепость деловых связей?"

Если затруднительно достигнуть особых отношений, существуют три способа заставить считаться с собой.

1.         Спросить своего партнера: "Что мы должны сделать, чтобы ваша фирма платила нам вовремя?" Внимательно выслушивайте ответы.

2.         Развивать диалог с более старшим по должности лицом, таким, кто понимает, что ваша фирма важна для их собственной.

3.         Составить план с персоналом отдела сбыта и организовать деловую встречу, чтобы выяснить все проблемы.

Поддержание отношений

Для поддержания и дальнейшего развития деловых контактов необходимы частые телефонные переговоры, без использования писем инкассирования. По меньшей мере два телефонных разговора в течение месяца должны состояться с новым партнером, один — для выяснения какой-либо проблемы и обсуждения даты и суммы следующего платежа до наступления его срока и второй — для подтверждения платежных соглашений - почтовых, инкассационных, трансферта и т. д.

Владельцы крупных счетов, вероятно по определению, всегда готовы к благоприятному отношению к ним служб сбыта — даты поставки, служебные разговоры, ответы на вопросы и т.д. Точно так же должно быть и в сфере кредита - немедленные действия по возникающим вопросам (даже при затратах на самые мелкие ранние вопросы), а телефонные ответы лучше, чем письменные.

Всякий раз, когда главные клиенты посещают помещения продавца, даже для технических целей сбыта, кредитный персонал должен использовать свой шанс, чтобы важный клиент видел его в составе группы. В определенных ситуациях торговые или технические служащие могут быть хорошими союзниками при решении проблем платежа.

В конечном счете нужно сочетать методы сбыта и методы конкурирующих торговых инкассаторов, используя все зависящие от продавца правила поведения и культурные традиции, включая ленчи, гостеприимство, рождественские встречи и т.д. 

Схемы стимулирования персонала в целях инкассации

Все больше и больше фирм конкурируют за получение денежных средств посредством мотивации и денежного или материального стимулирования или просто одобрения. Финансовые цели фирм являются таким лее побудительным мотивом для сотрудников, как и вознаграждение персонала отдела сбыта за достижение поставленных целей сбыта.

Некоторые фирмы побуждают инкассаторов конкурировать друг с другом, но большинство фирм используют "групповой" подход, где за успешные результаты награждают всех участвующих.

Типичными целями являются:

1.         Вся сумма денежных средств должна превысить некоторое определенное количество фунтов стерлингов.

2.         Не выплаченные в срок более 60 дней денежные средства должны быть уменьшены до некоторой определенной суммы.

3.         Уровень дневных неоплаченных продаж должен быть ниже, чем в конце предыдущего квартала прошлого года или этого месяца в прошлом году.

4.         Процент не выплаченного в срок долга должен быть ниже, чем в конце прошлого квартала, прошлого года или этого месяца в прошлом году и т.д.

Типичные меры поощрения:

Одобрение:

персональная благодарность директора-распорядителя;

статья или фотография в газете фирмы;

сертификат в рамке (например, "инкассатор месяца");

серебряный кубок на выставке офиса.

Деньги или материальное вознаграждение:

премия в добавление к жалованью;

вечер вне дома ("лучший ресторан города" и т.п.);

продукт фирмы (зависит от ее продукции!);

использование виллы фирмы, апартаментов и т.д. в праздник;

праздничный вечер на двоих.

Любые схемы побудительных мотивов должны быть легко сравнимы, выглядеть красиво, служить проявлением заботы обо всем персонале. Постановка цели должна быть достижимой, хотя и трудной. Прибыль фирмы в процентах, полученная от кредитов, всегда значительно больше, чем стоимость призов.

Схемы применения побудительных мотивов не должны использоваться для малозначительных достижений. Хорошее управление и мотивация персонала необходимы для достижения хотя бы среднего уровня коэффициента дневных продаж в данной отрасли промышленности.

Схемы побудительных мотивов в этом случае помогают достичь результатов намного лучше, чем промышленные конкуренты.

Компьютерные вспомогательные средства инкассирования

Офисные компьютеры и локальное программное обеспечение стали достаточно дешевыми и более гибкими в последние годы. Все еще нет единого пакета программ или какого-либо определенного списка стандартных признаков. Большинство мини- и микрокомпьютеров в кредитных отделах "загружены" данными, полученными от центрального большого компьютера, настолько, что невозможно взаимодействовать с пользователями, в то время как кредитные пользователи могут работать в системе текущей информации. Первый барьер, который должен быть преодолен с помощью высшего менеджмента, - это децентрализация вычислительной техники. Решив, что насущные операции, создающие денежные средства, должны иметь все, что им необходимо для нормальной работы, фирма должна найти наилучшее программное обеспечение для этих целей. Для кредитных отделов основным требованием является использование компьютера для всей подсобной работы, чтобы освободить рабочее время персонала для работы с клиентами.

Современный компьютерный инструментарий

1.         Легкий доступ к экранам текущей информации по запросам.

2.         Электронные приоритетные списки (или "списки действия"). Возможность запросить список всех клиентов, отвечающих определенному критерию, например все счета в конкретном районе сбыта, находящиеся в ведении того или иного сотрудника, ведущего бухгалтерскую книгу, задолжавших свыше 5000 долларов, просроченные счета более чем на 60 дней.

3.         Получение текущей информации и обзор данных. Возможность записывать сведения о телефонных переговорах и контролировать даты с автоматическим привлечением внимания к счетам в предписанные даты.

4.         Автоматическое производство расчетов. Создание различных бланков для разных клиентов. Возможность запрашивать текущую информацию по различным расчетам. Возможность использовать различные сообщения для получения средств по просроченным счетам.

5.         Автоматическое создание писем-напоминаний. Создание различных писем для работы со счетами разного статуса.

6.         Автоматическое создание писем "недействительных вычетов", которые явились результатом распределения денежных средств с учетом скидок и других вычетов.

7.         Автоматическое производство писем "частичного платежа" (применяется при платежах, меньших, чем сумма просроченного. Такие письма требуют использования баланса.

Анализы и отчеты для улучшения процесса инкассации

1.         Подробные анализы по срокам, рассматривающие во взаимосвязи счета-фактуры клиентов и записи в бухгалтерской книге.

2.         Суммарный анализ по срокам. Одна строка на клиента показывает общий долг на конкретный срок по каждому счету конкретного клиента.

3.         Обобщенная оценка кредитов для клиентов своей страны. Сведения по срокам давности счетов каждого филиала и обобщенным данным для головной компании.

4.         Отчеты прогнозов поступления денежных средств (ежедневные и ежемесячные). Прогнозируемый приток денежных средств, основанный на неоплаченных фактурах и фактических недавних платежах каждого клиента.

5.         Отчеты о финансовом положении клиентов. Счета оцениваются по определенному критерию, учитывающему достоверную сумму просроченного долга или превышения кредитного лимита.

6.         Отчеты о спорных статьях. Список, составленный инкассаторами, всех оспариваемых счетов-фактур с указанием причин.

7.         Отчеты об исключениях. Любые из перечисленных выше отчетов, по касающиеся некоторых клиентов, например, анализы по срокам давности только для оставшихся неоплаченными счетов на суммы, превышающие 10 000 долларов для некоторых районов.

8.         Краткое изложение последних писем-напоминаний.

9.         Генератор отчетов. Способность выделять заголовки отчетов и их содержание посредством терминала, используя любые данные, содержащиеся в книге продаж, файлы с именами и адресами клиентов, номера заказов и контрольную систему кредита.

Электроника и будущее инкассирования

Бизнес получил возможность немедленно оплачивать счета с помощью банковской системы, которая стала применять электронные импульсы между банковскими компьютерами вместо ручной обработки миллионов чеков каждый день, и стал увеличивать использование:

В ACS' для платежей клиентов;

BACS для прямого дебетования поставщиками;

телеграфных трансфертов через банк клиента.

Кроме того, крупные компании для размещения значительных продлеваемых контрактов на поставки стали внедрять компьютерную обработку заказов, фактурирования и извещения о платежах через терминалы в офисах поставщиков.

Все это быстро распространяется и применяется кредитными менеджерами.

BACS для платежей — трансферты клиентов и прямое дебетование поставщиками.

Это показано на иллюстрации 11.9.

День 1-й: день поступления           День 2-й: день обработки День 3-й: день зачисления

21ч      бч        9 ч 30 мин

Банковские процедуры

Циклы исключают субботние, воскресные и праздничные дни Великобритании.

Платеж может быть проведен через BACS для создания счетов, которые ведутся в любом отделении любого банка пли строительного общества Великобритании.

Прямое дебетование может проводиться через BACS для инкассирования по счетам, которые ведутся в большинстве отделении банков в Великобритании.

Иллюстрация отражает работу BACS. Данные могут быть представлены на магнитных носителях или переданы через BACSTEL. Пользователи, применяющие BACSTEL, получают немедленный акцепт или отказ (в системе реального времени) в добавление к обычному акцепту или отказ и т. д., которые имеют все пользователи.

Прямое дебетование для мелких клиентов может быть поддержано торговой политикой, когда счета открыты или когда последующие недостатки попадут в обзор условий кредита. Клиентов можно попросить "приложить старание" в течение трех месяцев, затем отказаться по их просьбе, что они делают редко. Выводы от отсутствия необходимости сбора долгов достаточно ощутимы.

Телеграфные денежные средства

Проницательный кредитный менеджер использует этот метод значительно больше, чем в прошлом, для платежей в крайний срок, которые невозможно иначе провести по почте. Платежный персонал клиента попросил не присылать чек, а сообщить по телефону своему банку приказ передать сумму в банк поставщика (код и номер счета указаны). Это позволяет получить нужную сумму в тот же день, и, пожалуй, стоит заплатить за перевод (до 25 долларов) ради экономии процентов.

Компьютерные приказы об уплате денег

Некоторые крупные фирмы Великобритании уже предпринимают шаги для обеспечения заслуживающих доверия соглашений с постоянными поставщиками, гарантирующих цены и очередность поставок, с одной стороны, и немедленный платеж — с другой. Компьютерный терминал используется для связи с компьютером клиента. Заказы выводятся на экран (для сохранности печатаются), и, когда поставки произведены, счета-фактуры передаются с экрана на экран (печатаются клиентами). В согласованную дату клиент уведомляет о платеже с помощью компьютерной сети, передаются данные счета-фактуры и фонды передаются через BACS.

1992 год и далее

После объединения рынка Европы на рынке Великобритании' можно будет увидеть изменения в сроках платежа от "нормальных" 30-дневных до договорного. Сроки во Франции (90 дней), Испании (120 дней), Германии (2% за 10 дней, нетто 30) — это примеры различий, уже появившихся на территории Великобритании, поскольку фирмы этих стран начинают участвовать в торговле в Великобритании.

Также банки начнут конкурировать за системы предоставления ссуд

и трансфертов, как только будут ликвидированы запретительные наци

ональные барьеры. Кредитный персонал должен хорошо знать различия

этих систем.

Резюме планового подхода для большего сбора денежных средств

Самый прекрасный в мире персонал инкассаторов будет всегда давать лучшие результаты, если он работает по хорошо спланированной схеме действий на месяц. Кредитный менеджер должен учитывать несколько моментов, полезных для его операций:

Отношение дебиторской задолженности к продажам для планирования поступлений (DSO).

Месячные планы получения денежных средств для достижения уровней DSO, используя самые последние продажи.

Подтверждение целей персонала инкассаторов посредством:

(а)        уточнения цели сбора денежных средств;

(б)       договоренностей об особой поддержке инкассирования отдель

ных счетов;

(в)       утверждения целей менеджерами высшего звена как части про

гноза фирмы.

Все возможные действия по взиманию долгов с использованием наилучших методов каждого типа — визиты, телефон, телекс, письма, соответствующие порядку срочности.

Мониторинг инкассирования день за днем, т. е. расписание и необходимое упорное достижение получения обещанных платежей и согласованные взыскания.

Использование наглядных вспомогательных средств, например графика поступления денег.

Мотивация персонала, например вовлечение в разбор сложных ситуаций.

Слова поддержки, советы, экспертиза.

Награды - однако небольшие или не денежного типа.

Деловые ежемесячные обсуждения с персоналом, чтобы ликвидировать недостатки в ближайший период и избежать их повторения.

Поддержка высшего звена менеджеров, основанная на отношении к дебиторской задолженности как основному источнику денежных средств (например, установление связи с трудными крупными клиентами).

Развитие контактов с крупными клиентами для получения гарантий своевременных платежей.

Достаточные ресурсы для обеспечения всех счетов, нуждающихся в действиях по сбору платежей.