Финансы

Руководство по кредитному менеджменту

Раздел: Бизнес, финансы

Необходимость планов сбора и отчетов

Многие компании не производят отдельной оценки или анализа дебиторской задолженности в конце каждого месяца. Они просто берут итог из регистра продаж, возможно, очищают его от расходов по безнадежным долгам и включают в баланс или ежемесячный отчет.

Другие компании, в частности крупные организации, такие, как мультинациональные компании, подробно анализируют данные регистра продаж по типам задолженности, срокам и группам качеств'а, проводят сравнения с предыдущими периодами, бюджетами, прогнозами и т. д. и составляют пояснения, которыми пользуются менеджеры.

Откуда такое различие в подходах? Возможно, крупные организации за годы своего развития признали значение дебиторских средств в движении средств и для расходов по процентам, так же как и многих финансовых коэффициентов, важных для аналитиков и кредиторов.

В принципе, будучи (обычно) наибольшим активом компании, счета к получению заслуживают величайшего внимания менеджера в целях поддержания их наименьшего значения и наивысшей скорости движения с коммерческой точки зрения. Поэтому они должны быть объяснены и поняты. И поэтому лее компания должна решить, какие из характеристик надлежит анализировать и включать в отчет.

Мы рассмотрим этот аспект кредитного менеджмента с начала -т. е. с планирования будущей задолженности - и до самого конца — получения информации об имеющейся действительной задолженности и анализа этой информации.

Большинство планов компаний обычно начинается с бюджета отдела сбыта, как правило, на 12 месяцев вперед. Детализированные бюджеты затем обеспечивают поступления в чистый доход. Планирование наличности требует составления бюджета задолженности, и кредитный менеджер является лицом, обладающим наивысшей квалификацией для этого.

Коэффициент DSO является основным инструментом измерения эффективности управления дебиторской задолженностью. Данный коэффициент с известными или предсказуемыми изменениями может быть применен к бюджету продаж и составлению достоверного бюджета дебиторской задолженности, а также промежуточных прогнозов.

Как только принят бюджет дебиторской задолженности, у кредитного менеджера появляется критерий работы. Планируя уровень задолженности, а затем достигая его, кредитный менеджер вносит свой вклад в обеспечение прибыли, "гарантируя" запланированное поступление средств.

В наше время продавец во все большей мере конкурирует с другими претендентами на ограниченную наличность клиента, поэтому исполнение бюджета может варьировать в лучшую или худшую сторону. Система ежемесячной отчетности может дать основания для изменений с целью улучшения маркетинга и менеджмента в целом.

Ежемесячные отчеты должны быть аналитическими, способствующими совершенствованию кредитного менеджмента, указывать на слабости, с которыми нужно бороться, и оказывать влияние на базисные параметры высшего управления. Таким образом, последовательность правильного составления бюджета должна выглядеть так:

1.         Получить бюджет продаж с классификацией дебиторов, желательно помесячной.

2.         Применить период взимания платежей (DSO) с учетом предполагаемых изменений.

3.         Составить бюджет задолженности по месячным итогам, DSO и проценту просроченной задолженности.

4.         Получать ежемесячно фактические результаты и сравнивать с бюджетом.

5.         Объяснить отклонения

6.         Указать меры воздействия на слабые места.

1          Показатели измерений

Большинство компаний, предлагающих товары в кредит, используют нижеследующие показатели.

1.         Дебиторская задолженность, выраженная в днях продаж (DSO).

2.         Процент просроченной задолженности по всем должникам.

3.         Анализ по периодам всей просроченной задолженности.

4.         Спорные долги в DSO и в процентном соотношении к их общей сумме.

5.         Задолженность в процентном отношении к продажам.

6.         Собранные средства относительно всех, подлежащих сбору.

7.         Безнадежные долги и обеспечение сомнительных счетов по отношению к продажам.

8.         Любой из показателей по классам клиентов.

Задолженность в днях продаж

Выражается в днях, неделях или месяцах и иногда называется периодом взимания. Выражает задолженность как эквивалент дней продаж. Не зависит от объема продаж, но зависит от сроков кредита и эффективности взимания.

1. Метод обратного счета

Поскольку задолженность обычно соотносится с последними продажами, коэффициент следует рассчитывать с использованием фактических данных по последним продажам, а не приведенных к году или средних цифр. Это наиболее часто используемый метод в Великобритании и США.

2. Метод средних квартальных значений.

Анализ просрочек по периодам с учетом итоговых значений

Это полезный способ улучшения положения с просрочкой платежей. Итоговую просрочку разносят по периодам: 1-30,31-60,61-90,91— 120, 120 и более дней, затем выражают данные по каждой категории в процентах к итоговой просрочке (см. илл. 14.3).

В идеале, если вообще имеется просрочка, она должна на 100% входить в категорию 1-30. От месяца к месяцу деятельность по взысканию должна преследовать цель увеличивать проценты в левой части за счет правой. При сравнении качества просрочек проценты показывают колебания уровня продаж. Это определяет колебания размера просрочек периода 1-30 дней, влияющего на распределение всех 100%. Некоторые кредитные менеджеры включают в бюджет или ставят целью определенный процент по каждой категории.

Спорные долги

Большинство предприятий страдает от увеличения доли неоплаченных долгов вследствие претензий к проданному товару или несогласия с итогами счетов. Хотя претензии рано или поздно подлежат урегулированию, искажения баланса сохраняются из-за поступления новых жалоб. При составлении бюджетов и планов важно знать величины текущего уровня наличности, не поступившей вследствие неразрешенных споров. Задолженность может быть выражена либо в процентах, либо в днях продаж, например:

Общая задолженность — 1 200 000 долларов или 68 DSO.

Спорная сумма по задолженностям 48 000 долларов (4%, или 2,7 DSO).

Другими словами, до 2,7 DSO (стоимости дневных продаж) может быть добыто из общей задолженности, если будут приняты срочные активные действия по разрешению споров.

Для внутренней работы полезно разбить спорные взыскания на такие же категории, как и просрочки, с тем чтобы споры, имеющие наибольшую давность, получили нужный приоритет, так как они наиболее серьезно влияют на прибыль и увеличивают число неудовлетворенных КЛИеНТОВ

Задолженность в процентном отношении к продажам

Давая пояснения к балансам и представляя отчеты по окончании периода, некоторые компании выражают дебиторскую задолженность в процентах к годовому уровню продаж, например:

Продажи за год         6 165 000 долларов; 

Задолженность         1 200 000 долларов;

Соотношение            19,5%.

Бывает полезно найти величину, обратную этому отношению, или просто разделить задолженность на продажи и выразить итог как период оборота средств (см. илл. 14.4).

Хотя оба показателя пригодны для оценки сравниваемых периодов, они слишком расплывчаты для использования в отделах кредита, где требуется большая точность при переходе от месяца к месяцу. Большинство кредитных менеджеров считают более обоснованным выражать .задолженность числом дней взятого кредита. Однако для финансовых директоров полезно планировать займы с использованием процента бюджетных продаж.

Полученные наличные средства в процентах к планируемым

Это соотношение особенно ценно, если данные могут быть собраны без чрезмерных усилий. Если собираемая наличность может быть рассчитана заранее, т.е. долги, срок которых истекает в этом месяце, и просроченные долги суммируются, для последующих прогнозов полезно рассчитать фактическое взимание долгов как процент от запланированного. Получившийся дефицит (например, 92% долгов взыскано, 8% — нет) становится новым просроченным долгом на следующий период.

Безнадежные долги и резервы для сомнительных счетов

В большинстве случаев прибыль теряется из-за безнадежных долгов. Существует множество методов резервирования текущего дохода для покрытия будущих потерь.

При планировании дебиторской задолженности в целом кредитный менеджер должен принимать в расчет будущие потери, результатом которых явится уменьшение положительного сальдо, вызванного мобилизацией резервов по обеспечению потерь.

Для контрольных органов существует два способа влиять на раз

мер покрытия безнадежных долгов (в дополнение к определению воз

можностей компании); аудит может настоять на адекватном резерве, с

тем чтобы дебиторское сальдо, считающееся возможным для погашения,

совпадало с ним; налоговый инспектор может позволить специальный

резерв, равный налогу, если политика компании требует большего, чем

общие резервы. 

Образцы действий

1.         Резерв на покрытие безнадежных долгов установлен на уровне

1% от остатка дебиторской задолженности на конец года. Фактические

безнадежные долги переводятся из регистра продаж в резерв безнадеж

ного долга.

Полученные в счет безнадежных долгов суммы кредитуют резерв, а не продажи.

2.         Специфические безнадежные долги и сомнительные долги, вы

являемые ежемесячно, остаются в регистре продаж до конца года. Ре

зерв для покрытия создается ежемесячно и накапливается. В конце года

выявленные безнадежные долги списываются за счет резерва; сомнитель

ные, но еще не потерянные долги переводятся на временные промежу

точные счета.

Резерв на покрытие безнадежных долгов в конце года достаточен для покрытия этих счетов.

3.         Перевод всех безнадежных и сомнительных долгов из регистра

продаж на счет безнадежных и сомнительных платежей. Тщательная

оценка возможных резервов покрытия. Поддержание (специфического)

обеспечения сальдо счета безнадежных и сомнительных платежей.

4. Резервируются особо известные безнадежные долги. Образуется дополнительный общий резерв для особо просроченных счетов на процентной основе, например:         Остаток просрочен на 61-90 дней - резерв 10%; !         Остаток просрочен на 91-120 дней - резерв 25%; Г        Остаток просрочен на 121-180 дней - резерв 50%;

Остаток просрочен более чем на 180 дней - резерв 100%.

5.         Безнадежная задолженность за период выражается в процентном отношении к продажам, например 0,8%. Планируется ежемесячный резерв, достаточный для достижения 0,8% стоимости продаж к концу года. Уточняется размер резерва для покрытия чрезвычайных потерь.

6.         Если клиенты распределены по категориям кредитного риска, то изучается образование безнадежной задолженности по каждой категории.

Применяется резервная политика, соответствующая каждой категории на иллюстрации 14.6. Это достаточно точный метод, при котором бюджет продаж распределяется по категориям риска клиентов.

7. Если имеет место страхование кредита, любой из названных методов может быть модифицирован в целях исключения застрахованных позиций из баланса безнадежных или сомнительных долгов.

Коэффициенты дебиторской задолженности по категориям клиентов

При планировании резервов покрытия долга, предоставления кредита, рыночных связей полезно анализировать как прогнозируемую задолженность, так и бюджетную, по категориям. В зависимости от целей анализа принцип распределения по классам может быть географическим, производственным или по категориям кредита.

Например, компания продает товары в своей стране, на экспорт, продает государству и объединениям, имеет региональные организации по внутреннему и экспортному сбыту, а внутренняя торговля ведется с учетом категорий риска.

Использование этих показателей позволяет углубить изучение задолженности, провести сравнения с бюджетом, предыдущим месяцем и соответствующими показателями за прошлый год, указывает области, нуждающиеся в улучшениях. Планы действий и кадровые цели могут основываться на этих сочетаниях.

Примечания

1.         Согласно форме, счета группы С оплачиваются медленнее, чем счета группы В, которые и спою очередь оплачиваются медленнее, чем счета группы А.

2.         Наличествуют региональные различия (заслуживают исследования).

3.         Разброс но категориям показывает, что в разделе "Север" слишком мало "первоклассных" клиентов и слишком много рискованных, требующих больших финансовых ресурсов. "Юг" и "Лондон" имеют лучшие распределения. В любом случае развитие от периода к периоду покажет, существует ли движение к лучшей или худшей категории риска.

Последовательность составления бюджета задолженности

1.         Составить список обязательств за бюджетный период (DSO, просрочки, рыночные отклонения и т.д.).

2.         Оценить уровень DSO на каждый месяц предстоящего года.

3.         С помощью DSO и оценок продаж в непосредственно предшествующий период получить итоговый показатель за каждый месяц.

4.         Оценить уровень просрочек за каждый месяц. Используя средний показатель дневных продаж, рассчитать объем просроченной задолженности и ее процентное отношение ко всей дебиторской задолженности.

5.         Разнести данные, полученные на стадиях 1, 2 и 3, по классам торговли, например внутренняя и экспортная и/или региональная или по функциональным подразделениям.

6. Оценить спорные долги в DSO и процентах по каждому месяцу. .)

7. Рассчитать величину наличных средств на каждый месяц как результат вычитания итоговой задолженности из таковой же за предыдущий месяц и прибавления продаж за этот месяц.

8.         Оценить переводы в отложенные безнадежные долги и бюджетные резервы относительно общей задолженности с целью определения чистой задолженности.

9.         Уточнить бюджет задолженности, если это необходимо, в соответствии с требованиями финансового планирования.

Образец формы бюджета задолженности

1.         Бюджет продаж по категориям клиентов и сведения о продажах

с января по декабрь (или за другой бюджетный период) показаны на ил

люстрации 14.10.

Данные получаются первоначально для целей маркетинга/продаж и могут содержать информацию, не представляющую интереса для бюджета задолженности. Однако кредитный менеджер должен убедиться, что данные, в которых он нуждается, правильно включены в сводку о продажах.

2.         Примером списка оценок бюджета задолженности, составленного

отделом кредита, моясет послужить следующий список:

Оценки кредитного менеджера

(а)        DSO для внутренней торговли на 10% хуже, чем в прошлом го

ду, в связи с удлинением сроков кредита и трудными условиями (дета-

лизированно).

(б)       Бизнес по экспорту в том же состоянии.

(в)       DSO по госзаказу должен улучшиться с введением новой си

стемы обработки документов - предположительно, на 25% ускоряются

платежи.

(г)        Большинство покупателей снизят уровень покупок, но марги

нальная группа (высокий риск) увеличит потребление на 20% - влия

ние на DSO требует дальнейших расчетов после обсуждения с отделом

сбыта.

(д)       Передача функций персонала компьютеру в середине года мо

жет замедлить сбор на 1-3 месяца, пока не произойдет овладевания тех

никой.  Это позволительно отнести на период с июня по сентябрь и

т.д. по данным, которые в настоящее время доступны, затем медленный

рост доходов в последующие месяцы

3. Рабочий документ по бюджету задолженности

Он готовится по категориям клиентов внутри регионов или цент

ров получения прибыли до консолидации общей задолженности. Для

каждого включаемого бюджета

(а)        Последовательность операций, данная выше.

(б)       При использовании DSO применительно к продажам для по

лучения дебиторской задолженности необходимая высокая точность до

стигается, если по опыту известны данные о продажах в течение месяца

(в) Показан простой учет общей дебиторской задолженности в декабре с использованием полученной величины задолженности (т.е. на конец предшествующего года) с добавлением общей суммы продаж за год и за вычетом общей суммы наличности, полученной за год.

4. Консолидированный бюджет задолженности

Частные бюджеты могут быть объединены в окончательной форме, точно так же как и в рабочем документе. Однако не каждая строка может быть просто добавлена, чтобы войти в итог, например строка 2 (DSO) пересчитывается заново по получении данных о дневных продажах при группировке общей задолженности.

Статья 6 (просрочки в фунтах стерлингов) подсчитывается путем группировки частных бюджетов, а строка 5 (просрочки в %) рассчитывается на основании строки 6 в процентном отношении к строке 3.

Статья 4 (просрочки в днях) рассчитывается как процентное отношение статьи 5 к статье 2.

Статьи 9, 8 и 7 (спорные) рассчитываются тем же путем из статей 6, 5 и 4.

Статьи 12,11 и 10 (текущие) рассчитываются аналогично. Для проверки отметим, что:

статьи 4, 7 и 10 = статье 2,

статьи 5, 8 и 11 = 100%,

статьи 6, 9 и 12 = статье 3.

Статья 13 (наличные средства) рассчитывается прибавлением статьи 3 предшествующего месяца к статье 1 расчетного месяца и выведения статьи 3 за данный месяц.

Статья 14 (безнадежные и сомнительные долги) - это оценка итога статьи 3, содержащей потери и сомнительные долги. Может быть в отдельном промежуточном счете.

Статья 15 (резерв) - это распределение по месяцам в соответствии со статьей 14 по принятому методу образования резервов.

Статья 16 (чистая задолженность) — результат вычитания статьи 15 из статьи 3.

Бюджет расходов кредитного отдела

Независимо от того, является ли кредитная функция задачей отдельного подразделения или входит в обязанности бухгалтерии, имеет смысл вести записи по затратам на предоставление кредита и на сбор средств, т. е. управлять активами, известными как счета к получению. Здесь нельзя рекомендовать какие-либо формы, так как они не специфические для кредитного менеджмента, а должны соответствовать стилю компании, общему для всех отделов.

Позиции, которые полезно включить в бюджет кредитного подразделения на основе ежемесячного пополнения данных, таковы:

(а)        Количество занятых частично или полностью - по категориям

наблюдения или без них.

(б)       Издержки на зарплату (и сопутствующие расходы).

(в)       Затраты на компьютерное и другое оборудование, уже установ

ленное.

(г)        Почтовые и телефонные расходы.

(д)       Командировочные и представительские расходы.

(е)        Страховые премии по кредиту, если таковые существуют.

(ж)       Резервы на покрытие безнадежных долгов.

(з)        Расходы по обучению и привлечению персонала.

Общие расходы на кредитное регулирование в конечном счете могут быть соотнесены в стандартной форме с продажами и дебиторской задолженностью, чтобы получить оценку эффективности за разные периоды. Например:

(а)        Продажи в кредит на одного сотрудника.

(б)       Объем задолженности на сотрудника.

 (в) Издержки по подразделению в процентах к продажам.

(г) Издержки по подразделению в процентах к поступлениям.

Измерение фактических издержек в сопоставлении с бюджетными (запланированными) издержками может быть очень показательным.

Отчетность по кредитным операциям

Они должны быть настолько частыми и аналитическими, насколько позволяет время, и составляться только в случае реальной потребности, например:

1.         Точная отчетность о результатах.

2.         Отчеты для принятия мер кредитного менеджера.

3.         Средства отчетности перед высшим руководством.

При наличии качественных бюджетов отчеты должны включать отклонения от бюджетов и, если возможно, анализ отклонений.

Иллюстрация 14.9 показывает простую форму отчета, объединяющую несколько результатов кредитной деятельности и позволяющую провести сравнение с бюджетными величинами, предыдущим месяцем и предыдущим годом. Существует множество форм отчетности, некоторые из них приведены ниже.

Отчеты для внесения в компьютер должны быть возмолено более полными, включать все нужные данные и представлять их в удобной для пользователя форме.

Отчеты, составленные в целях принятия мер, обычно являются исключением и освещают только пункты, представляющие интерес, избегая ненужной детализации, затемняющей "горячие точки".

Отчет, направляемый руководству, содержит отобранную информацию, представляющую интерес для руководства и обычно состоящую из базисных данных и отклонений с необходимыми пояснениями.

Типичные отчеты, составляемые промышленными компаниями, включают:

(а)        Предварительный баланс за период.

(б)       Анализ задолженности.

(в)       Отчет о задолженности с анализом отклонений.

(г)        Отчет о задолженности в днях продаж.

(д)       Анализ спорных долгов.

(е)        Анализ нераспределенных средств.

(ж)       Отчет об отложенных счетах.

(з)        Подтверждение задолженности в общей бухгалтерской книге,

(и) Анализ дебетового авизо.

(к) Анализ наличных средств по классам клиентов, (л) Взимание процентов по просрочкам.

Предварительный баланс за период

Составляется регулярно и легко обновляется введением строки для каждого клиента и задолженности, заносимой по горизонтали.

Отчет может быть структурирован по источникам продаж, географическому положению, типам бухгалтерских книг или строиться на любой согласованной основе, включая общий итог.

Отчет о задолженности

Он должен содержать сравнения основных показателей задолженности с бюджетом и предыдущими периодами

Анализ отклонений, приведенный на иллюстрации ХАЛА, показывает, что перерасход по задолженности в 200 000 фунтов стерлингов фактически вызван превышением уровня бюджетных продаж на 300 000 фунтов стерлингов, но этот перерасход снижается (улучшается) кредитным контролем при фактическом DSO в 84 дня против 90 дней по плану, давая таким образом 100000 фунтов стерлингов дополнительно.

Отчет о DSO

Как показано выше, есть много путей расчета периода взимания или коэффициента DSO. На иллюстрации 14.1 приведен образец расчета. Мри этом следует помнить, что:

1.         Полученное число дней - это эквивалент всех продаж за предшествующие дни, а не фактических показателей неоплаченного сбыта.

2.         Учтенная задолженность и счета к получению, еще не оплаченные, должны быть приписаны к чистой задолженности для получения значимого DSO. Они представляют собой кредит клиентам с риском рекурса.

Анализ спорных долгов

Он может представлять собой и полный список, и извлечения из споров об определенных суммах или сроках в зависимости от пользователя. Целью является отслеживание урегулирования споров.

Форма может быть крайне простой (см. илл. 14.15) и циркулировать между отделом сбыта, контроля качества, дирекцией и т. п.

Анализ удержаний

Если компания применяет удержания по условиям контракта, необходимо вести точный их учет, чтобы добиться платежа в срок, а не относиться к ним как ко второстепенным платежам, корректируемым в будущем, если позволит время.

Обычно достаточно ежемесячного отчета об удержаниях представляющего собой образец формы для анализа.

Отчет по промежуточному счету

Промежуточный счет применяют для сомнительных операций или ошибочных поступлений. Полезно иметь форму отчета для отражения движения счетов из книги продаж к сомнительным счетам с последующим взысканием и списанием из промежуточного счета и сравнения с суммой безнадежных долгов.

Отчет обычно готовится ежеквартально или каждые полгода.

Сверка задолженности по Главной бухгалтерской книге

Существует много способов произвести такое согласование, удовлетворяющее нужды компании и требования аудита. Мы не предлагаем никакой формы, но приводим ниже принципы согласования показателей:

1.         Сверять в конце каждого торгового периода, например ежемесячно.

2.         Не вносить поступления в следующем месяце, пока не сверен пре-лыдущий.

3.         Вести текущий контроль входных данных.

Теоретически сверка проста. В течеюге месяца проверка фактур или платежей производится по индивидуальным счетам клиентов, а проверка итогов (продаж, документов о наличности и т.п.) по Главной бухгалтерской книге. В конце месяца сальдо счетов клиентов должно равняться задолженности по счету в Главной бухгалтерской книге. Фактически возможны незначительные отклонения, требующие поиска ошибок. В частности, могут быть выявлены поправки, которые не были проведены по книге.

По этой причине документ о сверке должен отражать положение каждой сверяемой позиции, дебет и кредит, обычно в хронологическом порядке, чтобы облегчить выявление отличий.

Анализ дебетового авизо

Если бизнес связан с большим числом возвращаемых товаров, проблемами качества или изменениями в ценах, могут возникнуть трудности при работе с дебетовыми авизо клиентов. Отсрочка разбирательств с исправляемыми счетами клиентов может привести к отсрочке получения платежей.

Каждый способ отчетности должен включать распределение неоплаченных дебетовых авизо (т.е. претензий) по периодам и, если возможно, анализ причин. На иллюстрации 14.18 приводится пример такого отчета. Этот отчет может быть размножен для нужд отделов контроля за качеством, обслуживания клиентов и маркетинга.

Анализ поступления наличных средств от клиентов и внутреннего взимания процентов

Целью такого отчета является демонстрация источников ежемесячных и ежегодных поступлений. Это не обязательно совпадет с объемом продаж из-за разницы в сроках платежа по видам сделок, например внутренних и экспортных, или из-за разных результатов сбора долгов в разных региональных отделениях. Анализ отражает изменения DSO в единицах наличности. Он может также выявить обратную связь по начислениям процентов в различных подразделениях, основанную на величине задолженности, превышающей бюджетный или согласованный уровень