Бизнес

Основы оптовой торговли

 Практический курс

Раздел: Бизнес, финансы

При планировании закупки по каждому наименованию товара заполняется специальный рабочий лист. Рабочий лист, в котором представлена информация по товарам, полученным от одного поставщика, может использоваться как проект заказа на поставку продукции. Отдельный рабочий лист заполняется по каждому поставщику. Информация с рабочих листов переносится отдельно по каждому поставщику в заказ полностью или с незначительными изменениями.

При планировании закупок по каждому наименованию товара заполняется специальная карточка. В карточке содержится информация о количестве товарных запасов, минимальном и максимальном объёме заказов, характеристике товаров, объёме ближайшей поставки и т. п. Картотека организуется в последовательности, принятой производителем при группировке выпускаемой продукции. При подготовке заказа нужная информация извлекается из карточки и переносится в заказ.

Другим вариантом такой картотеки является рабочий журнал, который ведётся закупочным агентом по каждой единице товара и отдельно по поставщикам. Журнал содержит те же данные и может также использоваться для подготовки заказа.

Заказ продукции осуществляется из различных источников. Учётные документы позволяют определить источник поступления продукции. Для товаров, имеющих двух или нескольких поставщиков, заводятся отдельные карточки, позволяющие сравнивать и анализировать содержащуюся в них информацию. Выбор поставщика является составной частью работы по планированию закупок.

Данные рабочего листа или карточки берутся за основу при подготовке заказа. После завершения работы по формированию заказа следует тщательно проверить каждую внесенную в него позицию.

Подготовка заказа на поставку может осуществляться вручную и автоматически. Ручной метод подготовки заказа трудоёмок и имеет ряд существенных недостатков. Компьютерный метод позволяет избежать кропотливой ручной работы по составлению заказа, значительно экономит затраты труда и времени, обеспечивает скорость и точность подготовки заказа.

Большинство оптовых предприятий используют при составлении заказа унифицированную форму. В ней каждому реквизиту отводится соответствующее место. В форме заказа указывается: наименование и адрес заказчика, адрес отгрузки говара, дата заказа, метод транспортировки, условия оплаты, объём поставки по каждому наименованию товара, характеристика продукции, единица измерения, цена единицы товара, общая стоимость поставки и другие сведения.

Заказ на закупку может быть написан от руки, либо подготовлен при помощи систем передачи данных. В обоих случаях он будет иметь одинаковую юридическую силу. Во избежание различного рода неточностей и недоразумений предпочтительней представлять заказ в печатном виде. На подготовленном заказе обязательно должна стоять подпись лица, ответственного за данную закупку.

Заказ подготавливается в нужном количестве экземпляров. Оригинал пересылается поставщику. К нему может прикладываться копия : аказа, в которой поставщик по требованию оптовика предварительно до отгрузки продукции по каждому наименованию товара указывает действующие цены. Остальные копии заказа распределяются по функциональным подразделениям внутри оптовой фирмы.

Подготовленный заказ нуждается в тщательной проверке.

После того, как заказ подготовлен, агент по закупкам осуществляет его окончательную проверку. В результате проверки устанавливается правильность выбора поставщика, методов отгрузки и доставки товаров, условий поставки. При окончательной проверке необходимо удостовериться в том, что размер закупки не превышает размеров выделенных бюджетных средств. В случае затруднений агент по закупкам может представить проект заказа на рассмотрение администрации для принятия окончательного решения по реализации закупки.

Сформированный заказ на поставку товаров проверяется управляющим отделом закупок либо другим руководящим сотрудником оптовой фирмы. Опытность и квалификация агента, осуществляющего закупку, а также степень доверия к нему со стороны администрации имеют значение для одобрения закупки.

Заказ на закупку представляет собой письменный контракт, в котором оптовая фирма выступает в качестве покупателя, а поставщик — в качестве продавца.

Поскольку заказ на поставку продукции связан со значительными денежными расходами, он имеет юридическую силу только при условии его подписания лицом, уполномоченным осуществлять закупочную деятельность.

После того, как заказ направлен поставщику, агент по закупкам формирует временное дело, в которое заносится вся документация, относящаяся к данному заказу. Все изменения в заказе в процессе его выполнения фиксируются и заносятся в дело. Прием товара от поставщика и размещение его на складе завершают работы с данным заказом.

Дистрибьютор осуществляет контроль за поставками и качеством продукции. Неудовлетворительное выполнение заказа, связанное с повреждением груза при доставке, его потерей или задержкой, ведёт к возбуждению потребителем иска о возмещении убытков, либо к требованию о повторной поставке товара. Выполнение некоторых заказов требует особого внимания дистрибьютора, поскольку связано со специальными условиями или требованиями потребителя. Метод выполнения специфических заказов трудно определить заранее, здесь необходима совместная работа обеих сторон.