Бизнес

Управление персоналом

Раздел: Бизнес, финансы

В соответствии с современными требованиями по приему на работу квалифицированные и опытные соискатели вакансий присылают на фирму информацию о себе в виде деловых писем. Разновидности данных писем — характеристики, резюме, рекомендательные письма, письма-напоминания и благодарности. Б деятельности по управлению персоналом вам потребуются знания основных правил составления деловых писем такого рода.

Рассмотрим основные рекомендации по написанию деловых писем:

—        бумага для делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной;

—        желательно использовать для письма фирменный бланк организации с эмблемой фирмы, ее полным названием, почтовым адресом, телефоном;

—        служебные письма печатаются на лицевой стороне листа, без помарок, страницы нумеруются, кроме первой, арабскими цифрами;

—        ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее двух сантиметров, абзац начинается с красной строки с отступлением пяти интервалов от левого края строки;

—        текст печатается через полтора-два интервала, желательно избегать переноса слов;

—        в правом верхнем углу под адресом организации-отправителя ставится дата, желательно написать ее полностью, например, 22 февраля 1999 года;

—        наименование организации или фамилия и адрес человека, куда отправляется письмо, проставляется на левой стороне листа:    

—        ниже, с края строки или в центре листа пишется вежливое обращение; например: Уважаемый Владимир Васильевич или Уважаемый господин Высоцкий;

—        после обращения следует ставить запятую, но часто ставят восклицательный знак, чтобы следующую фразу начать с красной строки и с заглавной буквы;

—        заканчивается письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение;

—        подпись ставится в правой стороне листа, после заключительной фразы вежливости, например: Искренне Ваш... , С уважением... , фамилия подписывающего печатается под его рукописной подписью;

—        резолюции на всех видах входящей корреспонденции желательно делать карандашом или на отдельных листах;

—        письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, для чего посылаются в больших плотных конвертах;

—        на телеграфный запрос следует дать ответ до истечения трех дней, на письмо —до 10 дней; если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение трех дней следует сообщить, что письмо принято к сведению, и дать окончательный ответ в течение 30 дней.

Рекомендации по содержанию делового письма:

—        точность и ясность изложения мыслей — короткие слова, короткие фразы, короткие абзацы;

—        максимальная доступность текста для понимания — употребление простых фраз, точно и однозначно выражающих суть;

—        краткость — лаконичность, немногословность, отсутствие лишних слов и пустых фраз, хотя короткое письмо составить труднее длинного;

—        грамотность — соблюдение норм грамматики и правописания, а также требований делового этикета;

—        корректность — деловой и вежливый стиль изложения, не исключающий живости и образности языка, оставляющий приятное впечатление о человеке.

Анализ деловых писем кандидатов

Анализируя информацию о кандидатах из их деловых писем,

следует постоянно помнить о правилах купли-продажи. Характери

стики кандидатов, резюме, рекомендательные письма, собеседо

вания и телефонные переговоры — это все их средства продажи.

Ваша задача правильно понять по рекомендациям и характеристи

кам, насколько они соответствуют действительности. Не просмат

ривается ли за формальными фразами рекомендующего скрытый

смысл. Вы не должны чувствовать раздражения и должны прини

мать как должное, если кандидат, рассказывая о себе, старается

подать товар лицом — скрыть свои недостатки и подчеркнуть до

стоинства. Во многих профессиях в настоящее время это умение

является одним из главных достоинств специалиста. Вы можете

оценить первоклассную рекламу товара, но не полностью дове

рять ей.

Анализ писем кандидатов с просьбой о приеме на работу

Основная цель такого письма — заинтересовать организацию собой как специалистом и пробудить желание познакомиться поближе. Если кандидат самостоятельно или с помощью соответствующих специалистов научился писать письма о приеме на работу, то вы прочитаете в нем следующее;

—        точное название вашей фирмы и адрес (ошибки свидетельствуют о невнимательности и низкой заинтересованности);

—        обращение к вам по имени и отчеству и краткое объяснение, почему именно к вам (по рекомендации кого-либо, по объявлению об имеющихся вакансиях, в соответствии с вашей должностью);

—        комплимент вам или фирме, например: "Много слышал о вас хорошего», «Ваш профессионализм и объективность широко известны», «Высокий профессиональный уровень вашей фирмы, заслужен-но обеспечивший ей репутацию новатора в развитии отрасли, побуждает меня просить о возможности применения моих знаний и опыта в вашем творческом коллективе» (если комплимент заслужен, не считайте его лестью);

—        самые необходимые и краткие сведения кандидата о себе, дающие ему право претендовать на данную должность (если указывает второстепенные или стандартные достоинства, например спортивные успехи, увлечения в свободное время, аккуратность, добросовестность и тому подобные качества, то весомых преимуществ, вероятно, не имеет);

—        насколько грамотен и аккуратен кандидат (письмо должно быть напечатано на хорошей бумаге без ошибок и помарок, составлено по всем правилам, содержать всю информацию).

Анализ резюме

В настоящее время сложилась практика представления кандидатом резюме. Резюме-самохарактеристика — одно из самых эффективных средств саморекламы, самомаркетинга на рынке труда. Рассылая свое резюме в соответствующие организации, кандидат резко повышает свои шансы на успех.

Цель резюме — привлечь ваше внимание к себе при первом же заочном знакомстве, произвести благоприятное впечатление и побудить вас пригласить кандидата на личную встречу. Если внимание привлечь не удалось, значит, резюме не сработало, На основании резюме формируется первое и очень устойчивое мнение о человеке, которое, однако, субъективно и зависит от ваших стереотипов восприятия людей. Часто кандидаты приносят резюме сразу на собеседование и просят ознакомиться с ним до разговора. Это позволяет быстро узнать главное о кандидате, сформулировать дополнительные вопросы и сократить ваши записи необходимых данных о нем, что сокращает время и повышает эффективность собеседования.

Жестких требований к резюме не существует. Европейский стиль написания резюме предполагает включение биографических сведений о дате и месте рождения, подданстве, семейном положении, а также данных об образовании, местах работы и занимаемых должностях в прямом хронологическом порядке. Американский стандарт, получивший наибольшее распространение в Москве и, по мнению авторов, более предпочтительный, предполагает обратный хронологический порядок описания образования и опыта работы. Резюме могут быть краткими и подробными, если кандидат претендует на высокие руководящие должности или направляет их в агентства по трудоустройству. Чаще составляют резюме хронологические и реже функциональные. Хронологические резюме содержат описание трудовой деятельности в прямом или обратном хронологическом порядке. Функциональные резюме описывают основные направления деятельности, наиболее важные профессиональные достижения, отвлекая при этом внимание от перерывов в работе, частой смены мест работы или работы не по специальности.

 Специалисты, работающие на рынке труда, считают наиболее универсальной следующую структуру резюме:

Заголовок — вверху по центру — слово «резюме», на следующей строчке — фамилия, имя, отчество кандидата (необходимо отметить, , что слово «резюме» в заголовке пишется не всегда).

Основные личные данные — адрес, телефон, дата и место рождения, семейное положение.

Цель обращения — на какую работу, в какой должности и на каких условиях претендует, с дальнейшим обоснованием своих претензий.

Опыт работы — места и время работы, занимаемые должности,. выполняемые функции и профессиональные достижения (эта часть резюме является главной, однако непропорциональная подробность изложения этих данных нежелательна).

Образование —- даты, учебные заведения, полученная специальность и присвоенная квалификация, а также награды, призы и звания.

Дополнительная информация — данные о дополнительных знаниях и навыках, имеющих отношение кданной работе, важных фактах биографии и личных качествах:

—        владение иностранными языками {«свободно», «в совершенстве» или ---читаю и перевожу со словарем»)]

—        владение навыками работы на компьютере (желательно с указанием применяемых программных средств);

—        наличие водительских прав и опыт вождения;

—        членство в профессиональных объединениях или партиях

—        участие в работе конференций и съездов;

—        сведения об общественной деятельности;

—        сведения о военной службе и воинских званиях;

—        серьезные увлечения на досуге, имеющие отношение к данной работе, и достигнутые успехи;

—        указание готовности к сверхурочной работе, длительным и дальним командировкам, смене места жительства;

—        сведения о рекомендациях;

—        личные характеристики (стандартные, например: «аккуратен», «трудолюбив», «честен»; или более важные, например: «высоко заинтересован», «предан фирме», «энергичен и целеустремлен», «требователен к себе и другим», лидерские качества).

Дата составления резюме — свежая дата повышает достоверность заинтересованности в данной работе, старая дата может свидетельствовать о том, что давно ищет работу в разных местах,

Стиль написания резюме допжен отвечать следующим требованиям:

—        краткость — отсутствие лишних слов, длинных, непонятных сокращений и терминов;

—        конкретность — отсутствие неточной или лишней информации, не имеющей прямого отношения к вакансии;

—        целенаправленность — изложение главных сведений, подтвер-. ждающих право претендовать на данную должность;

 — честность — отсутствие недостоверной информации.

Письмо-отказ надо составить так, чтобы смягчить удар по самолюбию человека. Для этого надо начать и закончить письмо обнадеживающе, позитивно, подчеркнуть достоинства и успехи кандидата, пожелать удачи. Недопустимо как-либо обзывать человека, например: «некомпетентный», «необразованный», «заторможенный», "самоуверенный» и тому подобное, так как этим вы оцениваете человека в целом и как бы навешиваете на него ярлык. Если необходимо указать на недостатки, следует оценить отдельные качества, знания и навыки, а не человека в целом, например: «Ваша профессиональная подготовка не соответствует требуемому уровню», «Наша работа требует свободного владения двумя иностранными языками» и тому подобное. Кандидат должен понять, что у вас была веская объективная причина, не позволяющая взять его на работу, а не просто субъективное мнение, основанное на чувствах и интуиции. Не пишите сухо: «Вы нам не подходите», а укажите, что его шансы на успех были высоки, что он был в числе нескольких финалистов, отобранных из сотен претендентов. Пожелайте кандидату успехов в поисках работы. Однако, если человек вам явно не понравился, не обнадеживайте его возможным сотрудничеством с вашей фирмой, не вносите его в резервные списки, а вежливо распрощайтесь.

Составление письма-отказа

Писать и получать письма-отказы тяжелее, чем письма-приглашения и какие-либо другие деловые письма. Однако составлять их вам и получать их кандидатом будет легче, если вы будете исходить из того, что не отвергаете человека, а отстаиваете интересы дела и своей фирмы. Невежливо откладывать написание письма с отказом только из-за того, что эта задача кажется вам неприятной. Ведь кто-то с нетерпением ждет вашего решения в надежде на положительный ответ. Проявите свою интеллигентность и профессиональную компетентность и быстро сообщите о своем отказе. Вместо того чтобы откладывать это дело, поступите так, как советуют опытные работники кадровых служб: они стараются как можно скорее отправлять письма-отказы, поскольку, как ни неприятно это дело, оно больше не будет висеть на вашей совести.

 Образец письма-отказа

Уважаемый г-н Рейзин Ш.Н.,

всем нам было очень приятно познакомиться с Вами на минувшей неделе. Глубокое впечатление произвели на нас Ваше умение прекрасно ориентироваться в сложных профессиональных проблемах, Ваша образованность, прекрасные деловые и личные качества.

Нам нелегко было отобрать одного кандидата из четверых финалистов, в числе которых были и Вы, но мы все-таки остановились на том, чей опыт работы в реальном бизнесе так важен в будущей работе у нас.

Желаем Вам удачи во всех Ваших делах.

Искренне Ваш, Тарасов Михаил Валерьевич, руководитель АО «Нора».