Бизнес

Создать свою фирму

ВНУТРЕННЯЯ ЗАЩИТА КОМПАНИИ

ПРОБЛЕМА ТИХОГО БАНКРОТСТВА

На лекциях, которые читают по всей стране члены Добровольного общества управляющих-пенсионеров, приводятся истории хищений в разных компаниях. В некоторых случаях такая «ловкость рук» служащих стоила компаниям до 20% их прибылей, а некоторым открыла прямой путь к банкротству. Американская ассоциация управления подтверждает эту оценку, добавляя, что до 20% всех предприятий терпят крах из-за внутренних хищений. Невосполнимый ущерб бизнесу могут нанести профессиональные воры-взломщики, а также покупатели, поставщики или служащие компании.

Одно важное предостережение, которым часто пренебрегают, заключается в следующем: необходимо связать долговым обязательством работника, имеющего дело с материальными ценностями, на значительную сумму, в особенности если он не находится под постоянным контролем. Существуют компании, которые организуют тайную проверку кассиров, продавцов, разносчиков товара по домам и барменов; однако изощренность некоторых работников, которые распоряжаются деньгами, буквально потрясает. Свидетельством тому могут служить приводимые ниже примеры.

Искушение — это человеческая слабость, которая не вытравливается ни обучением, ни материальными стимулами, ни страхованием. Вот почему необходимо проверить досье работников, которые имеют доступ к наличности компании, прежде чем брать их на работу, приобрести страховку против риска кражи и подписать с ними договорные обязательства.

Лишний кассовый аппарат

Несколько лет назад в Балтиморе бухгалтер владельца таверны обнаружил расхождение между количеством приобретаемого заведением спиртного (и, вероятно, количеством продаваемого спиртного) и валовым доходом таверны. Бухгалтер знал, что наценка на спиртные напитки была значительной. Он также знал, что в среднем в бутылке 30 порций спиртного. Умножив число закупленных бутылок спиртного за минусом количества, имевшегося на складе, на 30 порций, он получил общее количество проданных «порций». Он умножил среднюю цену одной порции на количество порций в бутылке, чтобы получить приблизительно общую картину количества проданного. Затем он добавил данные о продаже пива, безалкогольных напитков и других товаров {в том числе закусок) и получил общий результат, т. е. валовой доход. Эта цифра оказалась значительно выше той, что была отражена в конце месяца на двух кассовых аппаратах, имеющихся в барс.

Владелец решил воспользоваться услугами сыщика, который бы сидел в баре весь вечер, когда самого владельца на рабочем месте не было. Сыщик доложил, сколько было сделано операций на каждом из трех кассовых аппаратов, стоящих на стойке бара. Услышав его слова, владелец сказал ему: «Сколько же вы выпили, пока там находились? Кассовьк аппаратов у меня только два». Сыщик, однако, настаивал, что кассовьк аппаратов было три. И они решили, что он отправится туда еще на один вечер, чтобы снова понаблюдать и проверить свое предыдущее сообщение. И снова он считал, как звякал каждую кассовую операцию звоночек на трех кассовых аппаратах. На этот раз он решил остаться до закрытия бара. Он пожелал бармену спокойной ночи и сел в свою машину, но не уехал, а занял такое место, откуда он мог наблюдать за черным ходом таверны. Через некоторое время свет в таверне погас и появился бармен. В руках у него был кассовый аппарат, который он с трудом втиснул в багажник своей машины. На следующий день бармена поймали на месте преступления и арестовали. Тайна пропавшей выручки была раскрыта, и бизнес был спасен.

В заведениях, где продаются алкогольные напитки, особенно часто происходят хищения. В баре расплачиваются в основном наличными. Клиенты там, как правило, засиживаются подолгу, сближаются с барменом. Он может иногда налить рюмочку-дру-гую бесплатно хорошему дружку, немного перелить от щедрости, угостить вином подороже, а получить как за более дешевое — все это ведет к большим чаевым. Иногда операция проходит мимо кассы, иногда деньги, забытые кем-то на стойке бара, находят свой путь в «карманчик» (тайный ящичек, приделанный к прилавку снизу).

Убежавший бифштекс

Еще один классический пример. В Нью-Йорке, в популярном ресторане, где подают бифштексы, служащие выносили через черный ход и загружали в свои машины так много съестного, что владельцы вскоре столкнулись бы с угрозой банкротства, если бы, в конце концов, они не открыли причины дефицита в ресторане. Ирония судьбы в. данном случае заключалась в том, что все четыре собственника ресторана были партнерами в одной крупной юридической фирме и считались крупными профессионалами в области юриспруденции. Но в ресторанном бизнесе они были наивными овечками, вот дело и кончилось тем, что их немножко «подстригли».

Не пользуйтесь карандашом

А в следующем примере виновниками оказались не служащие, а клиенты. В большом магазине дамской одежды, в котором работало не так уж много персонала, был заведен обычай надписывать цену на товарах высокого спроса карандашом. Это было сделано для удобства, потому что в магазине практиковались скидки с цен. Некоторые сообразительные покупатели увидели здесь возможность сэкономить даже больше денег, чем предусматривало руководство магазина, и либо стирали цены, заменяя их новыми, более низкими, либо просто меняли ценники. В конце концов, управляющие догадались, в чем было дело, и стали пользоваться резиновым штампом для указания цены на изделии.

Кота погубила популярность

Одна продавщица в большом магазине пользовалась необыкновенной популярностью, и к ней часто приходили одни и те же покупатели. Имея так много «своих» покупателей, она получала более высокую выручку, чем ее коллеги. Но счастье ей изменило, когда одна из владелиц магазина сравнила объем продаж, проходивших через ее кассу, с отрывными купонами ценников, которые необходимо было представлять для учета товарных ценностей. Оказалось, что, в то время как эта продавщица зарабатывала по 50 долл. в неделю комиссионных, магазин терял по 500 долл. в неделю, поскольку она неверно отрывала ценники {не от тех товаров). Неудивительно, что она пользовалась такой популярностью!

Кто-то разнюхал, что дело нечисто

В другом магазине сходный случай произошел с менее приметной продавщицей. В магазине шла бойкая торговля, использовалось много документов, и все же прибыль была достаточно скромной. Сравнение стоимости проданной продукции с кассовыми чеками вывело на одну продавщицу, у которой показатели выручки были все время ниже, чем сумма цен, указанных на этикетках продаваемых ею товаров. Она занижала цену на этикетках и клала разницу себе в карман.

Другие примеры

Мошенничество на предприятиях может быть самым разнообразным и включать простое присвоение оставленной покупателем суммы, минуя кассовый аппарат, или такие изощренные формы, как махинации с крупными переводами денег в банк или приписки к счетам богатых вдовушек в надежде, что они не станут внимательно изучать их.

Иногда работник, доставляющий товар на дом, вступает в сговор с работником на складе, они просто недопоставляют товар и делят разницу в оплате между собой, зная, что бухгалтер принимающей стороны не станет пересчитывать доставленный товар.

Управляющий сбытом вступает в сговор с продавцом, последний дает ложные сведения о продажах, получает за них комиссионные и делится ими со своим сообщником.

Иногда ведомости выдачи мелких подотчетных сумм включают заведомо ложные справки о километраже пробега такси или о суммах, подтверждаемых чеками, которые никогда не проверяются. За год или за годы эти суммы могут составить тысячи долларов.

Бывают случаи, когда товары якобы «возвращают» в магазин и за них отдают назад деньги или предоставляют кредит на покупку какой-то другой вещи. Но «подсадной» покупатель вступает в сговор с продавцом, берет новый товар, а магазину ничего не достается: ни старого товара, ни погашения предоставленного кредита.

Ваш служащий, в обязанности которого входит получение сумм погашения кредита, предоставленного покупателю некоторое время назад, просто отмечает суммы как неоплаченные долги и, вступив в сговор с должником, получает с него меньшую сумму и кладет ее в свой карман.

Временным работникам или клеркам платят по ведомости неинкассированной наличности и при этом выдаются квитанции. Потом выясняется, что такой работник никогда не работал даже временно на данном предприятии. Эта сделка фиктивная, но деньги, которые пошли в карман босса, весьма реальные.

Перехитрите мошенников

Обманы, которые совершают служащие, могут быть поистине гениальными. Там, где существует искушение, всегда найдется кто-нибудь, кто постарается поддаться ему, воспользовавшись случаем, Если бы все хитрые методы, как «выдоить» деньги из компании, превратились в производительную энергию, многие мелкие компании стали бы процветающими и богатыми. Поэтому очень важно, чтобы служащие, которые имеют доступ к деньгам и товарам, были связаны каким-то материальным обязательством, но и при этом за ними необходим контроль. Руководство

должно позаботиться о том, чтобы были разработаны надежные

системы, препятствующие разгулу мошенника.

Конечно, это неприятно. Но зачем впадать в отчаяние? Ведь

это всего лишь означает вашу решимость закрепиться в бизнесе, и если у вас есть наемные работники, вы должны быть умнее и

изобретательнее, чем они. Ведь вы и есть умнее их, потому что (;. основали свое дело вы. Вам просто нужно проявить немножко такой же изобретательности, а не быть слишком доверчивым и наивным. Если вы не разработаете надежную систему внутренней защиты, это может плохо кончиться для вашего предприятия. В форме 25 представлен контрольный список, который поможет вам убедиться, что вы защищены от людей, которым вы платите деньги, и от людей, с которыми вы ведете дела.

Форма 25. Внутренняя безопасность компании

1. Проверьте все помещения, чтобы исключить возможность легкого проникновения и беспрепятственного выхода. Поставьте надежные замки, сигнализацию, зеркала, камеры наружного наблюдения и т. п.

2. Ограничьте доступ на склад и другие складские помещения, установив специальный входной код или устройство.

3. Разработайте надежные системы учета материально-технических ценностей и процедуры контроля.

4. Поставьте сейф, закрепленный на полу, для хранения наличности и ценных предметов.

5. Разработайте строгую систему приемки товаров.

6. Тщательно следите за всеми операциями с наличными деньгами и используйте для этого только лиц, имеющих материальную ответственность.

7. Внедрите процедуры поэтапного контроля наличности, начиная от кассового аппарата до банка.

8. Функции работников, оперирующих с наличными средствами, должны быть обособлены, так чтобы вы в случае расхождений результатов могли воспользоваться системой проверки через баланс.

9. Выплата денег должна осуществляться под контролем, точно так же как и прием денежных сумм.

10. Функции снабжения должны проверяться не только на наличие закупленных ценностей, но и для определения правильного выбора цен.

11. Храните все кассовые чеки, ценники, товарные чеки, реквизиты и другую документацию товаров и держите их в пронумерованном порядке, чтобы можно было использовать надежную систему учета проведенных операций.

12. В случае необъяснимого роста расходов, который может указывать на незаконные выплаты, проверьте стоимость полученных товаров.

13. Убедитесь, что вся картонная тара уходит из магазина только в сложенном виде (в виде плоскостей, а не объемов). Периодически проверяйте это после окончания рабочего дня.

14. Сделайте так, чтобы поступающие материально-технические ценности проверялись не кладовщиком или приемщиком, а кем-то другим.

15. Не позволяйте никому из служащих оставлять свою машину около дверей для приема товара.

16. Будьте осмотрительными, раздавая ключи от вашего предприятия, и особенно от черного хода и от двери, через которую вы принимаете груз.

17. Регулярно меняйте замки, если у вас большая текучесть кадров.

18. Периодически проверяйте торговые помещения, особенно места, где работают кассиры, присматривайтесь к группам людей около кассы, проверяйте, не обмениваются ли значимыми сигналами служащие вашего магазина и клиенты, не пользуется ли кто-нибудь из продавцов необычной популярностью, и т. п.

19. Внимательно прислушивайтесь к звукам кассового аппарата, не часто ли там случаются ошибки или делаются лишние операции.

20. Присмотритесь, не передает ли кассир какие-либо предметы . покупателям, не пропустив их через кассу.

21. Наймите неизвестного «покупателя», который время от времени проверял бы процедуру продажи и оформления товара через кассу.

22. Контролируйте выборочно и как можно чаще ваши запасы пищевых продуктов и напитков и сравнивайте их количество с выручкой.

23. Убедитесь, что потребители действительно получили деньги за возвращенный товар путем выборочных проверок.

24. Проверка возврата денег должна производиться лично либо с помощью работника, не участвовавшего прежде в этой операции.

25. Разработайте систему, когда возвращенный товар вновь регистрируется в инвентарном списке и немедленно отправляется на склад.